Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu Cần Biết Gì Về Khai Báo Hải Quan? Quy Trình Và Thủ Tục Mới Nhất

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu không ngừng phát triển, xuất nhập khẩu là lĩnh vực mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng đi kèm không ít thách thức. Thực tế, xuất nhập khẩu cũng giống như tham gia một sân chơi quốc tế: nếu không nắm rõ luật, bạn có thể bị “loại ngay từ vòng gửi xe.” Doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa ra thế giới phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục như một “tấm vé thông hành” hợp lệ. Điều này không khác gì khi bạn tham gia một nền tảng giải trí trực tuyến – muốn rút tiền thưởng hay nhận ưu đãi, bạn cần thực hiện đúng quy trình đăng ký và xác minh. Chẳng hạn, với link vào M88 mới nhất, người chơi có thể tận hưởng trải nghiệm suôn sẻ nếu làm đúng các bước yêu cầu. Tương tự, doanh nghiệp xuất nhập khẩu nếu thực hiện khai báo hải quan chính xác ngay từ đầu sẽ tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu rủi ro và tối ưu lợi nhuận. Vậy khai báo hải quan là gì, vì sao nó quan trọng và quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!

1. Khai Báo Hải Quan Là Gì?

Khai báo hải quan là một quy trình bắt buộc tại các cửa khẩu, cảng biển, sân bay nhằm kiểm tra, giám sát và xác nhận tính hợp pháp của hàng hóa, phương tiện vận tải khi xuất nhập khẩu qua biên giới Việt Nam. Đây là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện hoạt động thương mại quốc tế đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo việc lưu thông hàng hóa diễn ra suôn sẻ.

Thông tin khai báo bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như loại hàng hóa, số lượng, giá trị, xuất xứ và mã HS – mã phân loại hàng hóa quốc tế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần cung cấp thông tin về phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng và các chứng từ liên quan như hóa đơn thương mại, hợp đồng, vận đơn hoặc giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu nếu có. Việc khai báo có thể được thực hiện theo phương thức truyền thống bằng hồ sơ giấy hoặc thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thời gian xử lý.

2. Tầm Quan Trọng Của Khai Báo Hải Quan Trong Xuất Nhập Khẩu

Khai báo hải quan không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thương mại quốc tế. Trước hết, đây là cơ sở để nhà nước thu thuế đúng quy định. Cơ quan hải quan dựa vào tờ khai để tính toán các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt đối với các mặt hàng như rượu, thuốc lá, ô tô, hay thuế bảo vệ môi trường đối với sản phẩm có ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường. Việc khai báo chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế hay xử phạt mà còn đảm bảo nguồn thu cho ngân sách nhà nước.

Ngoài ra, khai báo hải quan còn giúp kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, ngăn chặn việc đưa vào lãnh thổ Việt Nam những mặt hàng nguy hiểm hoặc bất hợp pháp như vũ khí, ma túy, hóa chất độc hại. Đồng thời, nó cũng góp phần hạn chế xuất khẩu trái phép những mặt hàng có giá trị lịch sử, văn hóa hoặc tài nguyên thiên nhiên quý hiếm như đồ cổ, tác phẩm nghệ thuật quý, gỗ rừng tự nhiên hay động vật hoang dã chưa qua kiểm định.

Bên cạnh đó, việc khai báo hải quan chính xác còn giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của các hiệp định thương mại tự do (FTA). Nhiều hiệp định đặt ra điều kiện nghiêm ngặt về nguồn gốc xuất xứ hàng hóa để doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan. Nếu khai báo sai thông tin, doanh nghiệp có thể bị từ chối hưởng ưu đãi hoặc thậm chí bị xử phạt vì vi phạm quy định về xuất xứ.

3. Khi Nào Cần Khai Báo Hải Quan?

Khai báo hải quan là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và phương tiện vận tải. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo khi xuất khẩu hàng hóa thương mại từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam. Bên cạnh đó, hàng hóa quá cảnh qua Việt Nam hoặc phương tiện vận tải như máy bay, tàu biển, xe tải khi xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh cũng phải thực hiện thủ tục này.

Ngoài ra, đối với các mặt hàng được vận chuyển thông qua dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh quốc tế, nếu giá trị hàng hóa vượt ngưỡng miễn thuế, doanh nghiệp hoặc cá nhân cũng phải khai báo với cơ quan hải quan. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, hàng hóa cá nhân có giá trị thấp hoặc tài sản di chuyển của cá nhân nhập cư có thể được miễn khai báo.

4. Ai Cần Thực Hiện Khai Báo Hải Quan?

Tại Việt Nam, trách nhiệm thực hiện khai báo hải quan thuộc về nhiều đối tượng khác nhau. Đầu tiên là chủ hàng xuất nhập khẩu – những cá nhân hoặc tổ chức sở hữu hàng hóa và trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại. Họ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ giấy tờ, chứng từ liên quan để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Bên cạnh đó, chủ phương tiện vận tải hoặc người điều khiển phương tiện cũng phải thực hiện khai báo khi phương tiện của họ xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh qua Việt Nam. Điều này áp dụng cho các tài xế xe tải, thuyền trưởng tàu biển hay phi công máy bay. Trong quá trình khai báo, họ phải cung cấp thông tin về hành trình, hàng hóa và hành khách đi kèm theo quy định của cơ quan hải quan.

Ngoài chủ hàng và chủ phương tiện, người được ủy quyền cũng có thể thực hiện khai báo hải quan thay mặt doanh nghiệp. Đây có thể là nhân viên xuất nhập khẩu trong công ty hoặc một bên thứ ba được ủy quyền hợp pháp để thay mặt chủ hàng xử lý các thủ tục cần thiết. Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu thường xuyên, việc sử dụng dịch vụ của đại lý hải quan là một lựa chọn phổ biến. Các đại lý này là tổ chức chuyên nghiệp, được cấp phép thực hiện khai báo hải quan thay cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng.

Ngoài ra, các công ty cung cấp dịch vụ bưu chính và chuyển phát nhanh quốc tế như DHL, FedEx, UPS hay EMS cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. Họ không chỉ vận chuyển hàng hóa mà còn đảm nhận việc khai báo hải quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu, giúp khách hàng đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng hạn và không gặp phải các trở ngại pháp lý.

5. Quy Trình Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Khai báo hải quan điện tử là một bước tiến quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng và thuận tiện hơn. Quy trình này được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS/VCIS và bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Cung cấp thông tin xuất khẩu (EDA) hoặc nhập khẩu (IDA)

Trước khi đăng ký tờ khai hải quan, người khai phải cung cấp thông tin liên quan đến lô hàng xuất khẩu theo mã EDA hoặc lô hàng nhập khẩu theo mã IDA. Các dữ liệu này được gửi đến hệ thống để tiếp nhận và gán số, đồng thời lưu trữ trên nền tảng điện tử. Việc nhập thông tin cần đảm bảo chính xác nhằm tránh sai sót trong quá trình xử lý về sau.

Bước 2: Đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu

Sau khi hoàn tất bước cung cấp thông tin, người khai tiến hành đăng ký tờ khai bằng cách truy cập vào hệ thống và kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trên màn hình đăng ký tờ khai EDC (đối với hàng xuất khẩu) hoặc IDC (đối với hàng nhập khẩu). Nếu thông tin đã chính xác, người khai chính thức nộp tờ khai vào hệ thống. Trong trường hợp có sai sót, hệ thống cho phép sửa đổi thông qua các mã hiệu EDB (hàng xuất khẩu) hoặc IDB (hàng nhập khẩu) trước khi hoàn tất đăng ký.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

Sau khi tờ khai được gửi đi, hệ thống tự động kiểm tra các điều kiện cần thiết để xác nhận tính hợp lệ của tờ khai. Giai đoạn này đảm bảo rằng thông tin cung cấp đầy đủ, đúng quy định và không có lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến quá trình thông quan. Nếu có vấn đề phát sinh, hệ thống sẽ gửi thông báo để người khai điều chỉnh kịp thời.

Bước 4: Phân luồng hàng hóa, kiểm tra và thông quan

Khi tờ khai được chấp nhận, hệ thống sẽ tự động phân loại hàng hóa theo ba luồng chính:

• Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay mà không cần kiểm tra thực tế.

• Luồng vàng: Cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy tờ trước khi thông quan.

• Luồng đỏ: Hàng hóa phải kiểm tra thực tế, có thể bao gồm cả kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực địa tại kho hàng hoặc cửa khẩu.

Tùy vào từng luồng phân loại, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước kiểm tra theo hướng dẫn của cơ quan hải quan để hoàn tất quá trình thông quan.

Bước 5: Khai sửa đổi, bổ sung trong quá trình thông quan

Trong một số trường hợp, nếu có sai sót hoặc cần thay đổi thông tin trong tờ khai sau khi đã được đăng ký, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục khai sửa đổi, bổ sung theo quy định. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa sau khi đã được hệ thống chấp nhận thường gặp nhiều khó khăn và cần có sự phê duyệt của cơ quan hải quan. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng ngay từ đầu để tránh mất thời gian và gặp rủi ro trong quá trình xử lý.

Ưu Điểm Của Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Việc áp dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình làm việc:

• Rút ngắn thời gian làm thủ tục: Nhờ hệ thống tự động xử lý dữ liệu, phân luồng tờ khai và phản hồi kết quả gần như ngay lập tức, doanh nghiệp có thể hoàn tất khai báo chỉ trong vài phút thay vì mất hàng giờ hoặc thậm chí nhiều ngày như trước đây.

• Tạo sự thuận tiện tối đa cho doanh nghiệp: Trước đây, doanh nghiệp phải đến trực tiếp cơ quan hải quan để làm thủ tục thì nay, với hệ thống điện tử, chỉ cần một máy tính kết nối internet, người khai có thể thực hiện mọi thao tác từ bất cứ đâu. Hệ thống hoạt động 24/7, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý công việc ngay cả ngoài giờ hành chính.

• Tiết kiệm chi phí và nhân lực: Việc giảm thiểu các thủ tục giấy tờ và tối ưu hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đi lại, giảm khối lượng công việc cho nhân sự xuất nhập khẩu, đồng thời giúp cơ quan hải quan tập trung nguồn lực vào các khâu kiểm tra quan trọng hơn.

Hạn Chế Của Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Bên cạnh những lợi ích vượt trội, hệ thống khai báo hải quan điện tử cũng tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Lỗi phần mềm và hệ thống: Do phụ thuộc vào nền tảng công nghệ, hệ thống có thể gặp sự cố kỹ thuật như lỗi kết nối, quá tải hoặc bảo trì đột xuất, gây gián đoạn trong quá trình khai báo. Điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng hóa của doanh nghiệp.

• Rủi ro liên quan đến phần cứng và bảo mật: Việc sử dụng phần mềm khai báo đòi hỏi doanh nghiệp phải có thiết bị và kết nối internet ổn định. Nếu gặp sự cố về phần cứng như hỏng máy tính hoặc lỗi đường truyền, quá trình khai báo có thể bị gián đoạn. Ngoài ra, vấn đề bảo mật thông tin cũng là một rủi ro cần lưu ý, đặc biệt với các doanh nghiệp chưa có hệ thống bảo vệ dữ liệu chặt chẽ.

• Khó khăn trong việc điều chỉnh thông tin sau khi nộp tờ khai: Nếu doanh nghiệp nhập sai thông tin trong tờ khai, việc sửa đổi có thể gặp nhiều trở ngại do phải thực hiện theo đúng quy trình của cơ quan hải quan. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chỉ có thể sửa lỗi vào giai đoạn cuối, gây mất thời gian và có thể làm trì hoãn quá trình xuất nhập khẩu.

• Nguy cơ gian lận thuế: Mặc dù hệ thống điện tử giúp tăng tính minh bạch, vẫn có những trường hợp doanh nghiệp lợi dụng các lỗ hổng kỹ thuật để khai báo sai, trốn tránh nghĩa vụ thuế hoặc kê khai không trung thực nhằm hưởng lợi từ chính sách ưu đãi thuế quan. Điều này đặt ra thách thức lớn cho cơ quan hải quan trong việc giám sát và quản lý hiệu quả.

6. Các Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan và Cách Xử Lý

Khai báo hải quan là bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, nhưng không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách xử lý để tránh mất thời gian và công sức:

• Sai nhóm, mã loại hình: Người mới thường mắc lỗi này vì chưa nắm rõ quy định. Đây là thông tin không thể sửa sau khi khai báo, nên nếu chọn sai, khả năng cao là phải làm lại từ đầu.Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần hiểu rõ mục đích xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để chọn đúng mã loại hình ngay từ đầu.

• Nhầm mã phương thức vận chuyển: Một lỗi phổ biến ngay cả với người có kinh nghiệm, thường xảy ra khi sao chép tờ khai cũ nhưng quên cập nhật thông tin vận chuyển. Nếu nhập sai, tờ khai có thể bị hủy, gây chậm trễ hàng hóa. Vì vậy, luôn kiểm tra lại chứng từ vận chuyển, đối chiếu với thông tin trên tờ khai trước khi gửi đi.

• Khai nhầm tên người xuất nhập khẩu: Trong giao dịch thương mại quốc tế, đôi khi có bên thứ ba tham gia vào quá trình vận chuyển, khiến người khai dễ nhầm lẫn. Hãy xác định theo hợp đồng mua bán, bên có quyền bán hàng là người xuất khẩu thực sự, không phải đơn vị giao hàng thay.

• Sai số lượng kiện hàng: Do cách đóng gói khác nhau, dễ có nhầm lẫn giữa số kiện hàng tổng thể và số đơn vị bên trong. Vậy nên hãy khai báo số kiện hàng tổng thay vì ghi chi tiết từng sản phẩm bên trong.

• Nhập sai mã sản phẩm: Nếu mã nguyên liệu bị khai sai, số liệu giữa kho hàng và báo cáo hải quan sẽ không khớp, có thể dẫn đến sai sót trong quyết toán cuối năm. Cần kiểm tra kỹ mã sản phẩm trước khi khai báo, đối chiếu với kho hàng và bộ phận kế toán để đảm bảo chính xác.

Lời kết

Khai báo hải quan là một thủ tục thiết yếu giúp đảm bảo hàng hóa lưu thông hợp pháp, tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quá trình xuất nhập khẩu. Việc nắm vững quy trình khai báo không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời tận dụng được các ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại quốc tế.