Thủ Tục Gửi Hàng Đi Mỹ Tại Việt Nam

Thủ tục gửi hàng đi Mỹ thông thường gồm 6 bước: kiểm tra mặt hàng, cung cấp thông tin người gửi/người nhận, khai chi tiết hàng hóa và giá trị, chuẩn bị Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List), bổ sung giấy tờ chuyên ngành nếu có, vận chuyển và làm thủ tục nhập khẩu tại Mỹ. Khi hồ sơ đầy đủ và khai báo chính xác, kiện hàng thường thông quan nhanh hơn, giảm rủi ro bị giữ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Nhiều người gửi hàng lần đầu thường chưa rõ cần những giấy tờ gì, khai báo ra sao và trách nhiệm của từng bên. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết các bước thủ tục, chứng từ cơ bản, lưu ý về thuế khi gửi hàng từ Việt Nam sang Mỹ. Tại Helen Express, khách hàng được hỗ trợ đóng gói, khai báo chứng từ, tư vấn thủ tục hải quan trọn gói và giao nhận tận nơi tại Mỹ, giúp hàng hóa được vận chuyển an toàn nhanh chóng.

giay-to-thu-tuc-gui-hang-di-my-chi-tiet-helen-express

Giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Mỹ

Hồ sơ gửi hàng đi Mỹ cần được chuẩn bị theo từng nhóm để tránh thiếu sót. Dưới đây là các nhóm giấy tờ phổ biến:

1. Thông tin định danh người gửi và người nhận

Thông tin người gửi và người nhận phải đầy đủ, chính xác để hàng được thông quan và giao đúng địa chỉ tại Mỹ.

Họ tên người gửi.
Số điện thoại người gửi.
Địa chỉ đầy đủ người gửi tại Việt Nam.
Họ tên người nhận tại Mỹ.
Số điện thoại người nhận.
Địa chỉ đầy đủ người nhận (bắt buộc có ZIP Code).
Apartment/Unit number (nếu có).

2. Chứng từ hải quan cơ bản

Đây là nhóm chứng từ bắt buộc để hải quan xác định hàng hóa, giá trị và điều kiện vận chuyển.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn (Air Waybill đối với đường hàng không hoặc Bill of Lading đối với đường biển).

3. Thông tin khai báo hàng hóa

Thông tin khai báo cần cụ thể và khớp với hàng thực tế để giảm rủi ro bị giữ hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Tên hàng chi tiết (bằng tiếng Anh).
Số lượng từng mặt hàng.
Chất liệu / thành phần (nếu cần).
Giá trị khai báo của từng mặt hàng.
Xuất xứ hàng hóa.
Mục đích gửi (đồ cá nhân, quà tặng, hàng thương mại…).

4. Giấy tờ bổ sung theo loại hàng

Một số mặt hàng hạn chế hoặc chuyên ngành cần thêm chứng từ để đáp ứng yêu cầu của FDA, USDA hoặc cơ quan quản lý liên quan.

Prior Notice (FDA): với thực phẩm thuộc diện áp dụng.
MSDS (Material Safety Data Sheet): với mỹ phẩm, hóa chất, chất lỏng.
Giấy kiểm dịch / giấy phép chuyên ngành: với sản phẩm động thực vật.
Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ): với một số hàng thương mại.
Hồ sơ an ninh nhập khẩu (ISF – Importer Security Filing): với hàng đường biển thuộc diện áp dụng.
Giấy phép xuất khẩu: với một số mặt hàng đặc biệt.

5. Chứng từ đóng gói và bảo hiểm (nếu có)

Nhóm này hỗ trợ kiểm soát hiện trạng hàng hóa, đáp ứng tiêu chuẩn đóng gói và bảo vệ quyền lợi khi có sự cố.

Biên bản kiểm hàng / hình ảnh hiện trạng trước khi gửi.
Chứng từ đóng pallet hoặc kiện gỗ đạt ISPM 15 (nếu dùng gỗ).
Giấy tờ liên quan bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance) khi khách hàng mua thêm.

Tại Helen Express: Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa và người nhận. Helen Express hỗ trợ soạn Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và hoàn thiện các chứng từ liên quan theo đặc điểm từng lô hàng.

Thủ tục gửi hàng đi Mỹ gồm những bước nào?

Quy trình gửi hàng đi Mỹ thường được thực hiện theo các bước dưới đây để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hạn chế rủi ro khi thông quan.

Bước 1: Kiểm tra mặt hàng được phép gửi

Trước khi đóng gói, cần xác định hàng thuộc nhóm thông thường, hạn chế hay cấm để tránh bị từ chối hoặc giữ tại hải quan Mỹ.

Với thực phẩm, mỹ phẩm, pin, thuốc hoặc sản phẩm động thực vật, nên kiểm tra điều kiện nhập khẩu và yêu cầu chứng từ bổ sung ngay từ đầu. Không nên gửi thử với hàng chưa rõ điều kiện.

Bước 2: Cung cấp thông tin người gửi và người nhận

Địa chỉ người nhận tại Mỹ bắt buộc phải có ZIP Code, số điện thoại và apartment/unit number nếu có để hàng được giao đúng và tránh phát sinh phí sửa địa chỉ.

Thông tin cần cung cấp gồm:

Họ tên, địa chỉ, số điện thoại người gửi.
Họ tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại và ZIP Code người nhận.
Yêu cầu về thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng nếu có.

Bước 3: Khai chi tiết hàng hóa và giá trị

Người gửi cần mô tả rõ tên hàng, số lượng, chất liệu, cân nặng, kích thước, giá trị và loại hàng để làm cơ sở khai báo hải quan.

Thông tin về lô hàng cần cụ thể, tránh ghi chung chung. Loại hàng khác nhau như hàng thông thường, điện tử, thực phẩm sẽ có yêu cầu bảo quản và vận chuyển riêng.

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ hải quan cơ bản

Bước này bao gồm soạn Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và các chứng từ vận chuyển tương ứng.

Hồ sơ cần khai báo trung thực, mô tả cụ thể và khớp với hàng thực tế. Đây là nhóm chứng từ bắt buộc để hải quan xác định hàng hóa và giá trị.

Bước 5: Bổ sung giấy tờ chuyên ngành nếu có

Một số mặt hàng cần thêm chứng từ theo quy định của phía Mỹ hoặc cơ quan chuyên ngành tại Việt Nam.

Các giấy tờ có thể phát sinh gồm:

Prior Notice (chứng nhận FDA) với thực phẩm thuộc diện áp dụng.
Giấy kiểm dịch động thực vật với sản phẩm có nguồn gốc động thực vật.
Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ) với một số hàng thương mại hoặc sản phẩm đặc thù.
MSDS với mỹ phẩm, hóa chất, chất lỏng.
Hồ sơ an ninh nhập khẩu (ISF) với hàng đường biển thuộc diện áp dụng.
Giấy phép xuất khẩu đối với một số mặt hàng đặc biệt.

Bước 6: Vận chuyển và làm thủ tục nhập khẩu tại Mỹ

Sau khi hồ sơ hoàn tất, hàng được đưa vào tuyến hàng không hoặc đường biển; phía Mỹ sẽ thực hiện kiểm tra an ninh, hải quan và giao hàng theo điều kiện nhập khẩu.

Người nhận có thể phải xử lý thuế nhập khẩu vào Mỹ hoặc phí phát sinh tùy loại hàng, giá trị và mã HTS. Nếu hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, khả năng bị trả hàng hoặc chậm thông quan sẽ giảm đáng kể.

Theo Helen Express: Khâu quan trọng nhất nên được thực hiện trước khi gửi là kiểm tra loại hàng, thông tin người nhận và chứng từ. Chi phí xử lý sai sót khi hàng đã đến Mỹ thường cao hơn nhiều so với việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

Thông tin cần cung cấp khi gửi hàng đi Mỹ

Khi sử dụng dịch vụ gửi hàng đi Mỹ, khách hàng cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

Thông tin người gửi: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
Thông tin người nhận: Họ tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, ZIP Code.
Thông tin lô hàng: Mô tả chi tiết hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị.
Loại hàng hóa: Hàng thông thường, điện tử, thực phẩm, mỹ phẩm… để xác định yêu cầu bảo quản và vận chuyển.
Yêu cầu giao hàng: Thời gian mong muốn nhận, địa điểm giao và phương thức phù hợp.

Cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu giúp quá trình xuất khẩu và thông quan tại Mỹ diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế chậm trễ do thiếu hồ sơ.

giay to thu tuc gui hang di my

Cách khai báo hàng hóa đúng cách

Khai báo hải quan cần trung thực và khớp với hàng thực tế. Một số lưu ý quan trọng:

Mô tả cụ thể, tránh ghi chung chung như “gift”, “personal items”, “samples”.
Khai giá trị hợp lý, không khai thấp bất hợp lý.
Ghi rõ xuất xứ và mục đích gửi.
Địa chỉ người nhận phải chính xác, đặc biệt là ZIP Code.
Nếu có pin, chất lỏng hoặc hàng hạn chế, cần khai báo rõ.

Khai sai có thể khiến hàng bị giữ, yêu cầu bổ sung hồ sơ, điều chỉnh trị giá hoặc phát sinh phí xử lý tại Mỹ.

Người nhận tại Mỹ có phải đóng thuế không?

Người nhận tại Mỹ có thể phải thanh toán thuế nhập khẩu (Import Duty), thuế hoặc phí xử lý tùy theo mã HTS, xuất xứ, giá trị khai báo và loại hàng.

Từ năm 2026, không nên mặc định kiện dưới 800 USD được miễn thuế theo cơ chế de minimis. Thuế suất thực tế phụ thuộc vào phân loại hàng và chính sách đang áp dụng.

Về quà tặng: CBP vẫn có ngoại lệ với quà tặng thực sự có giá trị thấp gửi cho bạn bè hoặc người thân, với điều kiện không mang mục đích thương mại và đáp ứng quy định hiện hành. Ngoại lệ này không áp dụng cho hàng bán, hàng khuyến mại hoặc kiện khai “gift” nhưng thực chất là hàng kinh doanh.

Thủ tục gửi hàng đi Mỹ đường hàng không và đường biển khác nhau thế nào?

Tiêu chí	Đường hàng không	Đường biển
Thời gian	Nhanh hơn (thường vài ngày đến 2 tuần)	Dài hơn (khoảng 40–50 ngày làm việc)
Hồ sơ	Commercial Invoice, Packing List	Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading; có thể cần ISF
Phù hợp	Kiện nhỏ, hàng cần nhanh	Hàng nặng, nhiều kiện, nội thất
Thủ tục	Tương đối gọn với kiện express	Nhiều công đoạn hơn, đặc biệt với LCL/FCL

Dù đi phương thức nào, việc khai báo trung thực và chuẩn bị chứng từ đầy đủ vẫn là yếu tố quan trọng nhất để hạn chế rủi ro.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục gửi hàng đi Mỹ

Kiểm tra hàng được phép gửi trước khi đóng gói.
Cung cấp ZIP Code chính xác ngay từ đầu.
Không khai giá thấp để giảm thuế.
Mô tả hàng cụ thể bằng tiếng Anh.
Xác định rõ người trả thuế/phí tại Mỹ nếu có.
Giữ lại chứng từ và mã vận đơn để theo dõi.
Với hàng hạn chế, chỉ gửi sau khi đã được xác nhận tiếp nhận.
Chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh bị trả hàng hoặc phát sinh do lỗi thủ tục.

Gửi hàng đi Mỹ trọn gói thủ tục cùng Helen Express

Helen Express là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển và chuyển phát nhanh quốc tế tại Việt Nam, hỗ trợ khách hàng hoàn thiện thủ tục gửi hàng đi Mỹ từ kiểm tra hàng, chứng từ đến giao tận nơi. Thay vì tự xoay xở với nhiều loại giấy tờ và quy định nhập khẩu, khách hàng được tư vấn rõ ràng ngay từ đầu để hạn chế rủi ro bị giữ hàng hoặc phát sinh chi phí.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Helen Express tập trung vào dịch vụ rõ ràng, giá cạnh tranh và quy trình hỗ trợ thống nhất cho từng lô hàng.

Điểm nổi bật khi gửi hàng đi Mỹ tại Helen Express

Hỗ trợ trọn gói thủ tục: Kiểm tra mặt hàng trước khi nhận, hoàn thiện Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và các chứng từ liên quan.
Đóng gói và bảo vệ hàng hóa: Hỗ trợ đóng gói cẩn thận theo đặc tính từng loại hàng, hạn chế rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Nhiều phương án vận chuyển linh hoạt: Có gói nhanh, gói tiết kiệm đường hàng không và phương án đường biển cho hàng nặng, nhiều kiện hoặc không cần giao gấp.
Giá cước cạnh tranh: Áp dụng mức giá đại lý rẻ hơn 30-50% so với gửi trực tiếp tại hãng, tối ưu hơn khi gửi số lượng lớn. Bảng giá linh hoạt theo trọng lượng, tuyến và yêu cầu thực tế.
Thời gian vận chuyển rõ ràng: Gói nhanh đường hàng không thường khoảng 4-7 ngày, gói tiết kiệm khoảng 10–14 ngày, đường biển khoảng 40–50 ngày làm việc tùy lô hàng. Ngoài ra có các gói hỏa tốc giúp nhận hàng nhanh chóng chỉ 3-5 ngày khi cần gửi gấp. (Tìm hiểu chi tiết: gửi hàng đi Mỹ mất bao lâu)
Giao nhận tận nơi (Door-to-Door): Nhận hàng tại Việt Nam và giao đến địa chỉ người nhận tại Mỹ, kể cả một số khu vực vùng sâu vùng xa theo điều kiện dịch vụ.
Bảo hiểm hàng hóa: Hỗ trợ bảo hiểm lên đến 100% giá trị theo điều kiện áp dụng, giá trị khai báo, chứng từ và tiêu chuẩn đóng gói.
Theo dõi hành trình và hỗ trợ: Hàng được theo dõi qua mã vận đơn có thể tracking 24/7, khách hàng được hỗ trợ trong quá trình gửi và khi cần xử lý phát sinh.

helen express don vi gui hang di my chuyen nghiep

Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin hàng hóa, người nhận kèm ZIP Code và thời gian mong muốn nhận hàng. Các bước còn lại được Helen Express hỗ trợ theo quy trình thống nhất, giúp thủ tục gửi hàng đi Mỹ đơn giản và minh bạch hơn. Liên hệ Hotline Helen Express: 0938 320 357 để được hỗ trợ tư vấn và báo giá gửi hàng ưu đãi (Xem thêm: Bảng Giá Gửi hàng đi Mỹ | Helen Express).

Quy trình gửi hàng đi Mỹ của Helen Express

Sau khi tiếp nhận thông tin và yêu cầu từ khách hàng, Helen Express sẽ thực hiện các bước sau để gửi hàng đi Mỹ:

Bước 1. Kiểm tra kỹ thông tin, lắng nghe nhu cầu khách hàng để đảm bảo mang đến trải nghiệm tốt nhất.
Bước 2. Tính toán chi phí cụ thể, minh bạch giúp khách hàng lựa chọn phương án phù hợp.
Bước 3. Nhiệt tình tiếp nhận đơn đặt hàng, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.
Bước 4. Đóng gói cẩn thận, bảo vệ hàng hóa an toàn suốt hành trình.
Bước 5. Vận chuyển nhanh chóng, an toàn bằng phương thức tối ưu.
Bước 6. Theo dõi liên tục, cung cấp thông tin kịp thời cho khách yên tâm.
Bước 7. Hỗ trợ làm thủ tục nhanh gọn, giao hàng tận tay khách hàng.
Bước 8. Hoàn thành dịch vụ, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Gửi hàng đi Mỹ thủ tục như thế nào?

Thông thường bạn cần kiểm tra mặt hàng, cung cấp thông tin người gửi/người nhận, khai chi tiết hàng và giá trị, chuẩn bị Commercial Invoice hoặc chứng từ tương ứng, bổ sung giấy tờ chuyên ngành nếu có, sau đó bàn giao cho đơn vị vận chuyển làm thủ tục và giao hàng tại Mỹ.

Gửi hàng đi Mỹ cần những giấy tờ gì?

Cần thông tin người gửi - người nhận (có ZIP Code), mô tả hàng, giá trị khai báo, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List). Một số hàng cần thêm giấy tờ chuyên ngành.

Có bắt buộc phải có hóa đơn thương mại không?

Có. Commercial Invoice là chứng từ quan trọng để hải quan xác định thông tin hàng hóa và giá trị. Helen Express hỗ trợ soạn thảo dựa trên thông tin khách hàng cung cấp.

Người nhận có phải đóng thuế không?

Có thể phải đóng tùy theo loại hàng, mã HTS, xuất xứ và giá trị. Từ 2026, không nên mặc định kiện dưới 800 USD được miễn thuế.

Helen Express có hỗ trợ làm thủ tục không?

Có. Helen Express hỗ trợ kiểm tra hàng, hoàn thiện chứng từ, tư vấn phương án vận chuyển và giao Door-to-Door theo phạm vi báo giá.

Hàng kinh doanh gửi đi Mỹ cần thêm gì?

Tùy sản phẩm và giá trị lô hàng, có thể cần Commercial Invoice chi tiết, mã HTS, thông tin xuất xứ và các chứng từ chuyên ngành. Yêu cầu nhập khẩu cụ thể phụ thuộc mã phân loại và loại hàng.

Gửi thực phẩm đi Mỹ có cần FDA không?

Thực phẩm có thể thuộc phạm vi quản lý của FDA và nhiều trường hợp cần Prior Notice. Không nên hiểu là mọi thực phẩm đều phải có một loại “chứng nhận FDA”, yêu cầu cụ thể phụ thuộc sản phẩm và trường hợp nhập khẩu.

Kết luận

Thủ tục gửi hàng đi Mỹ không phức tạp nếu chuẩn bị đúng thông tin và chứng từ ngay từ đầu. Điểm quan trọng nhất là kiểm tra hàng được phép gửi, khai báo trung thực và cung cấp địa chỉ nhận kèm ZIP Code chính xác. Với những thông tin hữu ích trên đây của Helen Express, hy vọng bạn đã nắm rõ hơn về thủ tục gửi hàng đi Mỹ một cách đầy đủ.

Helen Express hỗ trợ trọn gói từ kiểm tra hàng, đóng gói, hoàn thiện hồ sơ đến vận chuyển và giao tận nơi tại Mỹ. Liên hệ Helen Express để được tư vấn thủ tục và nhận báo giá phù hợp với lô hàng của bạn.

CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN HELEN EXPRESS

Địa chỉ: 33/9 Quách Văn Tuấn, Phường Bảy Hiền, TP.HCM.
Hotline: 0938.320.357
Website: helenexpress.com

Tài liệu tham khảo

Disclaimer: Nội dung mang tính tham khảo theo quy định chung và điều kiện dịch vụ tại thời điểm cập nhật. Thủ tục, thuế, phí và khả năng tiếp nhận hàng có thể thay đổi theo loại hàng, giá trị, xuất xứ, quy định của CBP/FDA/USDA và chính sách hãng vận chuyển. Helen Express chỉ xác nhận hồ sơ và điều kiện dịch vụ sau khi kiểm tra thông tin lô hàng cụ thể.

Hồ Thu Hòa

Tôi là Hồ Thu Hòa – cố vấn chuyên môn tại Helen Express. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng, tôi tư vấn chiến lược cho các doanh nghiệp về quản lý chuỗi cung ứng, vận tải, kho bãi, hải quan. Với kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn sâu rộng, tôi sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics, nâng cao năng lực cạnh tranh.