Khác với các loại hàng hóa thông thường, gửi hàng đông lạnh đi Hà Lan phải chuẩn chỉnh từng kỹ thuật đóng gói lẫn thủ tục pháp lý. Chỉ cần một sự cố nhỏ về nhiệt độ hoặc sai lệch một lỗi chính tả trên giấy chứng nhận kiểm dịch là toàn bộ lô hàng có thể bị hủy bỏ ngay tại cửa khẩu.
Với hơn 9 năm kinh nghiệm gửi hàng đi Hà Lan và là đại lý cấp 1 của các hãng vận chuyển quốc tế lớn, Helen Express viết bài chia sẻ này để mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện, thực tế nhất, giúp lô hàng đông lạnh của bạn sang Hà Lan luôn giữ trọn chất lượng và thông quan suôn sẻ.
Những nội dung chính
-
Gửi hàng đông lạnh đi Hà Lan chủ yếu di chuyển bằng container lạnh đường biển (cho hàng lớn) hoặc thiết bị giữ lạnh chuyên dụng đường bay (cho hàng mẫu).
-
Duy trì chuỗi lạnh liên tục (Cold Chain) ở nhiệt độ tiêu chuẩn từ −18°C là điều kiện tiên quyết để bảo quản sản phẩm.
-
Mọi sản phẩm đông lạnh có nguồn gốc động vật bắt buộc phải có Giấy chứng nhận sức khỏe (Health Certificate) và đi qua trạm kiểm soát biên giới BCP được EU phê duyệt.
-
Quy định hành lý cá nhân giới hạn nghiêm ngặt tối đa 20kg đối với thủy hải sản và 125g đối với mặt hàng xa xỉ như cá tầm (Caviar).
-
Các lô hàng thương mại bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ khai báo an ninh ICS2 và thông báo trước (Pre-notification) với cơ quan NVWA Hà Lan.
Các phương thức gửi hàng đông lạnh đi Hà Lan hiện nay
Tùy thuộc vào khối lượng, mục đích (tiêu dùng, làm mẫu hay kinh doanh) và ngân sách, hàng đông lạnh gửi đi Hà Lan sẽ được điều phối theo hai phương thức vận tải chuyên dụng: đường hàng không và đường biển.
Để bạn dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp nhất với ngân sách và đặc thù của sản phẩm, Helen Express đã hệ thống hóa các chỉ số kỹ thuật qua bảng đối chiếu thực tế dưới đây:
| Tiêu chí so sánh | Đường hàng không chuyên dụng (Air Freight) | Đường biển bằng Container lạnh (Reefer Container) |
| Khối lượng phù hợp | Kiện hàng nhỏ, hàng mẫu từ 5kg – dưới 100kg | Lô hàng thương mại lớn từ vài tấn trở lên |
| Thiết bị bảo quản | Thùng bảo ôn cách nhiệt + đá khô/đá gel chuyên dụng | Thuê vỏ container lạnh chuyên đóng điện 24/7 (20ft RF/40ft RF) |
| Thời gian toàn trình | Rất nhanh, từ 3 – 5 ngày làm việc (Bay thẳng) | Kéo dài từ 35 – 45 ngày lênh đênh trên biển |
| Kiểm soát rủi ro | Rất cao, rút ngắn tối đa thời gian hàng nằm trên đường | Phụ thuộc vào tính ổn định của nguồn điện bãi cảng và tàu |
| Chi phí vận hành | Cao, tính theo từng kilogram hàng hóa | "Siêu tiết kiệm", tối ưu chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm |
Vậy nếu bạn là doanh nghiệp cần gửi hàng mẫu gấp cho đối tác thử nghiệm phom dáng, chất lượng trước khi ký hợp đồng thì đường hàng không là giải pháp không thể thay thế để bảo toàn chuỗi lạnh trong thời gian ngắn. Ngược lại, đối với các đơn hàng thương mại xuất khẩu chính ngạch số lượng lớn, việc sử dụng container lạnh đường biển sẽ là "vũ khí" tối thượng giúp bạn tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh. Dù đi bằng con đường nào, điều kiện tiên quyết để hàng không bị hỏng hóc là khâu đóng gói phải đảm bảo giữ nhiệt độ tiêu chuẩn xuyên suốt hành trình.
Cách giữ lạnh cho sản phẩm đông lạnh gửi đi Hà Lan
Để hàng đông lạnh cập bến an toàn, toàn bộ quy trình từ đóng gói tại kho đến vận chuyển phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc "chuỗi lạnh liên tục" (Cold Chain) không được đứt đoạn.
Nhiệt độ yêu cầu để duy trì đối với hầu hết thực phẩm đông lạnh tiêu chuẩn (như cá, tôm, mực, trái cây sấy lạnh) phải luôn duy trì dưới 0°C, thường là từ −18°C trở xuống. Việc đóng gói đòi hỏi các kỹ thuật và vật liệu chuyên dụng sau:
-
Vật liệu giữ lạnh chuyên sâu: Sử dụng đá khô hoặc các túi gel đá xếp xung quanh sản phẩm. Lưu ý quan trọng: Đá khô (CO2 đóng băng) được Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) xếp vào nhóm Hàng nguy hiểm (Dangerous Goods - Class 9) do đặc tính thăng hoa sinh ra khí CO2 dễ gây ngộp trong không gian kín. Do đó, việc gửi hàng có đá khô bằng đường bay đòi hỏi đơn vị vận chuyển phải có chứng chỉ xử lý và dán nhãn cảnh báo đúng quy định.
-
Thùng bảo ôn chuyên dụng: Hàng hóa bắt buộc phải đóng trong các thùng xốp cách nhiệt cao cấp hoặc thùng bảo ôn có vách dày.
-
Thiết kế chống rò rỉ: Thực phẩm phải được hút chân không trong các túi nilon dày, sau đó lót thêm màng PE chống thấm ở đáy thùng. Bất kỳ sự rò rỉ nước nào ra ngoài vỏ thùng đều khiến hãng bay hoặc cảng biển từ chối tiếp nhận ngay lập tức tại đầu xuất.
Yêu cầu về các mặt hàng đông lạnh gửi đi Hà Lan
Châu Âu kiểm soát hàng đông lạnh dựa trên nguồn gốc cấu thành sản phẩm. Mỗi nhóm hàng đều có một "hàng rào" chứng nhận dịch tễ riêng biệt.
Nếu bạn có ý định gửi thực phẩm có nguồn gốc động vật hay rau củ / trái cây đông lạnh, bạn cần lưu ý:
Thực phẩm có nguồn gốc động vật (Thịt, sữa, trứng, hải sản)
Đây là nhóm hàng bị kiểm soát gắt gao nhất. Tất cả các lô hàng thịt, sữa, phô mai, trứng hoặc thủy hải sản đông lạnh bắt buộc phải có Giấy chứng nhận sức khỏe (Health Certificate) do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp (tại Việt Nam là Cục Thú y hoặc NAFIQAD). Ngoài ra, cơ sở sản xuất tại Việt Nam phải nằm trong danh sách các doanh nghiệp được EU cấp mã code xuất khẩu chính thức.
Sản phẩm rau củ, trái cây đông lạnh
Đối với nông sản, trái cây sấy lạnh hoặc cấp đông, hải quan yêu cầu phải có Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) để chứng minh sản phẩm đã được xử lý và không mang theo ký sinh trùng, nấm bệnh hay dư lượng thuốc bảo vệ thực vật vượt ngưỡng vào Hà Lan.
Thủ tục hải quan để gửi hàng đông lạnh đi Hà Lan
Thủ tục thông quan hàng đông lạnh đòi hỏi việc truyền dữ liệu điện tử chính xác tuyệt đối trước khi hàng hạ cánh và phải qua sự kiểm duyệt của hải quan Hà Lan.
Để một bưu kiện đông lạnh được thông qua cửa khẩu, quy trình pháp lý bắt buộc phải tuân thủ:
-
Khai báo hệ thống an ninh ICS2: Toàn bộ thông tin lô hàng kèm mã HS Code chính xác phải được truyền điện tử lên hệ thống kiểm soát nhập khẩu ICS2 của EU trước khi xếp hàng lên phương tiện vận chuyển.
-
Đăng ký trước tại Border Control Post (BCP): Người nhập khẩu phải thực hiện thông báo trước (Pre-notification) thông qua hệ thống TRACES của EU để các bác sĩ thú y tại BCP chuẩn bị lịch kiểm tra. Lô hàng sẽ chịu sự kiểm tra nghiêm ngặt của Cơ quan An toàn Thực phẩm và Tiêu dùng Hà Lan (NVWA) kết hợp cùng Cơ quan Hải quan (Douane).
-
Hạn mức hành lý cá nhân: Nếu một cá nhân mang theo thực phẩm đông lạnh trong hành lý ký gửi khi bay sang Hà Lan, luật pháp quy định hạn mức tối đa là 20 kg cho mục đích tiêu dùng cá nhân, với điều kiện sản phẩm thuộc nhóm thủy hải sản và đáp ứng đủ các tiêu chuẩn vệ sinh cơ bản. Các loại thịt tươi, thịt đông lạnh từ động vật trên cạn (heo, bò, gà) hoàn toàn bị cấm mang theo dưới dạng hành lý.
Thuế VAT, thuế nhập khẩu và các khoản phụ phí tại Hà Lan
Tương tự như hàng hóa thông thường, hàng đông lạnh đi Hà Lan chịu sự điều tiết của biểu thuế chung châu Âu và các khoản phụ phí phát sinh của container lạnh.
-
Thuế VAT (BTW): Tại Hà Lan, mức thuế VAT phổ thông là 21%. Tuy nhiên, đối với các mặt hàng thực phẩm, nông hải sản thiết yếu, cơ quan thuế Hà Lan (Belastingdienst) áp dụng mức VAT ưu đãi là 9%.
-
Thuế nhập khẩu: Được tra cứu theo biểu thuế TARIC. Doanh nghiệp cần tận dụng Chứng nhận xuất xứ (C/O Form EUR.1) để được hưởng mức thuế 0% theo hiệp định EVFTA. Đối với các bưu kiện nhỏ gom hàng, có thể phát sinh thêm khoản phụ phí cố định (EU 3 EUR Duty).
-
Local Charges đặc thù của hàng đông lạnh: Do container lạnh bắt buộc phải cắm điện 24/7 để duy trì nhiệt độ tại bãi cảng, nên ngoài các phí thông thường như THC (Phí bốc dỡ), DOC (Phí chứng từ), Seal fee (Phí kẹp chì), Telex Release (Điện giao hàng), bạn sẽ phải chi trả thêm Phí cắm điện (Plugging/Electricity charge) tại cảng Việt Nam và cảng Rotterdam.
Quy định về cân nặng và hạn mức của hàng đông lạnh vào Hà Lan
Đối với các cá nhân mang theo hàng đông lạnh dưới dạng hành lý hoặc bưu kiện phi thương mại, EU đưa ra những con số giới hạn định lượng rất cụ thể nhằm ngăn chặn việc kinh doanh ngầm không qua kiểm dịch:
| Nhóm mặt hàng đông lạnh | Hạn mức quy định | Lưu ý chứng từ pháp lý |
| Thủy hải sản (Cá, tôm, mực, ngao...) | Tối đa 20 kg / người | Chỉ áp dụng cho mục đích tiêu dùng cá nhân. |
| Trứng cá tầm xa xỉ (Caviar) | Tối đa 125 g / người | Bao bì bắt buộc phải dán nhãn niêm phong CITES hợp lệ. |
| Sản phẩm động vật trên cạn (Thịt heo, bò, gà) | 0 kg (Cấm tuyệt đối) | Bị tịch thu và tiêu hủy ngay lập tức tại cửa khẩu sân bay. |
Quy định khắt khe đối với hàng thương mại thực phẩm đông lạnh
Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu hàng đông lạnh dưới dạng hàng thương mại, quy trình kiểm soát được nâng lên mức tối cao, hoàn toàn không có chỗ cho sự sai sót hay thử nghiệm may rủi.
Hải quan và cơ quan NVWA Hà Lan quy định các điều kiện bắt buộc sau cho một lô hàng thương mại:
-
Mã cơ sở sản xuất đạt chuẩn EU: Nhà máy chế biến tại Việt Nam phải có tên trong danh sách được Ủy ban Châu Âu cấp phép xuất khẩu sang EU.
-
Pre-notification (Thông báo trước): Người nhập khẩu tại Hà Lan bắt buộc phải khai báo trước thông tin lô hàng lên hệ thống TRACES ít nhất 24 giờ trước khi tàu cập cảng hoặc máy bay hạ cánh.
-
Kiểm tra thực tế (Inspection) của NVWA: Khi hàng đến BCP, nhân viên NVWA sẽ tiến hành kiểm tra ba bước: Kiểm tra chứng từ (Documentary check), Kiểm tra độ đồng nhất (Identity check) và Kiểm tra vật lý (Physical check - lấy mẫu thử nghiệm chất cấm, kháng sinh trong phòng thí nghiệm) trước khi Douane đóng dấu thông quan chính thức.
Helen Express – Đơn vị vận chuyển hàng đông lạnh đi Hà Lan chuyên nghiệp
Việc duy trì chuỗi lạnh ổn định −18°C suốt 40 ngày trên biển hay việc xử lý thủ tục dán nhãn hàng nguy hiểm Class 9 cho đá khô đường bay là những kỹ thuật logistics cấp độ khó. Đó là lý do vì sao bạn nên lựa chọn sự đồng hành của một chuyên gia chuyên tuyến như Helen Express:
-
Làm chủ kỹ thuật đóng gói: Chúng tôi cung cấp giải pháp đóng gói bảo ôn đạt chuẩn an toàn bay và an toàn hàng hải. Toàn bộ quy trình từ hút chân không, lót màng PE chống rò rỉ, tính toán lượng đá gel/đá khô phù hợp đều được chuyên viên thực hiện chuẩn xác.
-
Xử lý hồ sơ kiểm dịch chuyên sâu: Helen Express hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, áp mã HS Code chuẩn biểu thuế TARIC, hỗ trợ khai báo an ninh ICS2 và phối hợp làm việc với các cơ quan chức năng để hoàn thiện Giấy chứng nhận sức khỏe (Health Certificate), chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi EVFTA.
-
Giám sát nhiệt độ 24/7: Đối với hàng container lạnh, chúng tôi sử dụng các thiết bị ghi nhận nhiệt độ tự động (Data Logger) đặt bên trong container để theo dõi sát sao biểu đồ nhiệt, đảm bảo chuỗi lạnh không bị ngắt quãng trong suốt hành trình vượt đại dương.
Câu hỏi thường gặp khi gửi hàng đông lạnh đi Hà Lan (FAQs)
Sử dụng đá khô để giữ lạnh khi gửi hàng máy bay có bị tính thêm phí không?
Có. Vì đá khô thăng hoa thành khí CO2 nên được xếp vào danh mục hàng nguy hiểm nhóm 9 theo quy định của IATA. Các hãng hàng không sẽ áp dụng thêm phụ phí xử lý hàng nguy hiểm (Dangerous Goods Handling Fee) và yêu cầu kiện hàng phải được dán nhãn cảnh báo đúng quy cách kỹ thuật.
Nếu container lạnh bị cúp điện tại cảng Rotterdam dẫn đến hỏng hàng thì ai chịu trách nhiệm?
Khi container đã được hạ bãi tại cảng, đơn vị quản lý bãi cảng (Terminal) có trách nhiệm cắm điện và giám sát hệ thống lạnh. Nếu xảy ra sự cố mất điện do lỗi kỹ thuật của cảng làm hư hỏng sản phẩm, biên bản giám định tổn thất sẽ được lập để làm căn cứ đòi bồi thường. Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi tối đa, Helen Express luôn khuyến khích khách hàng mua Bảo hiểm hàng hóa đường biển toàn diện.
Tại sao hàng thủy sản đông lạnh của tôi có đầy đủ giấy tờ vẫn bị NVWA giữ lại kiểm tra lâu hơn dự kiến?
Cơ quan NVWA có quy trình kiểm tra ngẫu nhiên (Random physical check) dựa trên hệ thống quản lý rủi ro. Nếu lô hàng của bạn rơi vào luồng kiểm tra này, các nhân viên dịch tễ sẽ lấy mẫu hàng mang về phòng thí nghiệm để phân tích vi sinh hoặc dư lượng kháng sinh. Quá trình này có thể mất từ 3 - 5 ngày làm việc và chủ hàng phải trả chi phí lưu kho lạnh trong thời gian chờ kết quả.
Cá nhân có được gửi tôm khô, mực khô đóng gói đông lạnh sang Hà Lan không?
Được phép, nếu các mặt hàng thủy sản này đã được làm khô, xử lý chín hoặc cấp đông đóng gói có nhãn mác thương mại rõ ràng và trọng lượng tổng dưới 20kg. Bạn hoàn toàn không cần xin giấy phép kiểm dịch phức tạp như hàng thương mại khi đi diện hành lý cá nhân này.
Kết luận
Gửi hàng đông lạnh đi Hà Lan là gửi tài sản có giá trị cao và là uy tín thương mại của doanh nghiệp trên trường quốc tế với những thủ tục khắt khe. Hãy để Helen Express thay bạn kiểm soát các rủi ro kỹ thuật và pháp lý, mang lại sự an tâm tuyệt đối trên từng chặng hành trình.
Giữ trọn chuỗi lạnh – Thông quan vững chắc cùng Helen Express!
Thông tin liên hệ:
-
Hotline hỗ trợ: 0938 320 357 – 0932 86 5859
-
Văn phòng chính: 33/9 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM.
-
Email: info@helenexpress.com
-
Website: helenexpress.com
