Ký gửi hàng hóa là gì? Chi tiết cách làm mẫu phiếu gửi hàng hóa 

Mẫu phiếu gửi hàng là một trong những điều được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Việc nắm rõ các thông tin, điều khoản trong quá trình thực hiện ký gửi hàng hóa sẽ giúp cho việc gửi hàng đi nước ngoài và nội địa trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bài viết dưới đây Helen Express sẽ giới thiệu đến các bạn mẫu giấy ký gửi chi tiết và chuẩn nhất, mời các bạn tham khảo!

Mẫu phiếu gửi hàng là gì? Khái niệm ký gửi hàng hóa

Trước khi tìm hiểu mẫu phiếu gửi hàng hóa chuẩn và chi tiết, chúng ta cần hiểu quy trình ký gửi hàng hóa là như thế nào. Ký gửi hàng hóa là việc người gửi đăng ký dịch vụ giao hàng  cho người nhận thông qua trung gian đăng ký (các công ty kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hoặc công ty gửi hàng trong nước) của người vận chuyển chuyên nghiệp.

Khi muốn gửi hàng hóa đi, việc thực hiện hợp đồng ký gửi hàng hóa giữa bên gửi và đơn vị vận chuyển là bắt buộc. Mẫu hợp đồng này là kết quả của việc thỏa thuận giữa hai bên và được lập thành văn bản. Trong đó, bên gửi hàng hoặc chủ sở hữu của hàng hóa sẽ chuyển giao quyền quyết định về việc gửi hàng cho bên nhận ký gửi hàng.

Hướng dẫn cách làm mẫu giấy ký gửi hàng hóa chuẩn

Hợp đồng ký gửi hay mẫu giấy ký gửi hàng hóa là một dịch vụ thương mại giữa bên gửi và bên nhận ký gửi hàng. Qua việc ký kết hợp đồng này, bên gửi hàng sẽ được đảm bảo an toàn và nhanh chóng khi gửi hàng hóa đến nơi, đồng thời đơn vị ký gửi sẽ nhận được khoản thù lao tương xứng với thỏa thuận.

Đối với việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa, khách hàng cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Hợp đồng và việc ký gửi hàng hóa không được vi phạm pháp luật và không được gửi các loại hàng hóa cấm.
• Hai bên ký kết hợp đồng phải đồng ý với nhau để tránh các tranh cãi sau này.
• Bên gửi hàng phải đảm bảo an toàn và thời gian giao nhận hàng hóa cho người ký gửi.

Cách lập mẫu phiếu giao hàng bán hàng mới nhất 2023

Để xây dựng  mẫu phiếu giao hàng đầy đủ và chuẩn chỉnh, cần lưu ý những điều sau:

1. Thông tin vận chuyển

Phần thông tin này cần ghi rõ các thông tin sau:

• Tên của đơn vị vận chuyển
• Trụ sở chính của đơn vị
• Đường dây nóng để liên hệ
• Địa chỉ email và fax để liên hệ
• Logo của đơn vị vận chuyển

2. Thời gian xuất phiếu

Đây là nội dung quan trọng cần ghi đầy đủ và chính xác. Thời gian xuất phiếu có thể là căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp trong một số trường hợp ngoài ý muốn.

3. Thông tin khách hàng và người nhận

Phần này cần ghi rõ các thông tin sau:

• Tên khách hàng, người mua hàng
• Tên người nhận hàng
• Địa chỉ giao hàng
• Số điện thoại để liên hệ khi giao hàng
• Giải thích các vấn đề liên quan đến việc giao dịch hoặc thu tiền hàng hóa

Cần xác nhận đúng thông tin khách hàng trước khi giao hàng để tránh trường hợp thông tin không chính xác gây chậm trễ trong quá trình giao hàng.

4. Danh sách hàng hóa

Phần này cần ghi rõ các thông tin sau:

• Tên sản phẩm
• Thông tin chi tiết về sản phẩm
• Số lượng sản phẩm
• Hiện trạng của sản phẩm
• Giá thành của sản phẩm (viết bằng chữ và số)

Trong quá trình lên danh sách sản phẩm cần có sự linh hoạt trong việc kiểm kê kỹ lưỡng sản phẩm để tránh những trường hợp bất ngờ xảy ra.

5. Chữ ký xác nhận

Phần này cần ghi rõ cả họ tên và có thể sử dụng cả hình thức đóng dấu để nâng cao giá trị của phiếu giao hàng.

Mẫu phiếu giao hàng nhanh được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất

Tải về mẫu phiếu giao hàng được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất tại đây

Hợp đồng ký gửi hàng hóa và các mẫu phiếu gửi hàng

Để thực hiện việc ký gửi và nhận ký gửi hàng hóa, cả hai bên đại diện cần nắm rõ thủ tục và các mẫu phiếu ký gửi hàng hóa cần thiết. Bên cạnh đó, một mẫu hợp đồng cần được lập để đảm bảo việc ký gửi diễn ra đúng theo những gì đã thỏa thuận.

Mẫu đơn hợp đồng cơ bản bao gồm thông tin của hai bên đại diện và các quy định chung cần thực hiện. Cụ thể, nó bao gồm các điều khoản sau:

• Đối tượng hợp đồng
• Quy cách giao nhận hàng
• Phương thức thanh toán
• Quy định treo bảng hiệu tên chủ hàng
• Quy định về bảo hành và sửa chữa hàng hóa
• Quy định về chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp.

Những điều khoản này là cơ bản và bắt buộc phải được thực hiện đúng theo yêu cầu của mẫu hợp đồng.

Thủ tục và mẫu phiếu ký gửi hàng hóa

Để gửi hàng xuống đại lý, các mẫu phiếu ký gửi cần thiết bao gồm:

• Bản cam kết ký gửi đại lý: Bản này cần ghi rõ thông tin về mặt hàng, giá bán và hàng khuyến mãi đi kèm (nếu có), cùng với tiền hoa hồng mà đại lý được hưởng khi bán được hàng (nếu có).
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Được phát hành bởi Bộ Tài chính hoặc Tổng cục Thuế kèm theo lệnh điều động nội bộ.

Để hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp cần căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Trên đây là những chi tiết về mẫu phiếu gửi hàng và những thông tin cần thiết trong hợp đồng ký gửi hàng hóa. Hy vọng rằng những thông tin mà Helen Express đã chia sẻ sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quy trình ký gửi và vận chuyển hàng hóa của mình. Để đảm bảo an toàn và đáp ứng được yêu cầu vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, khách hàng nên lựa chọn các đơn vị vận chuyển hàng hóa đáng tin cậy và có uy tín trên thị trường.