PO (Purchase Order) hay đơn đặt hàng là một chứng từ phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu. PO giúp cho người mua thể hiện nhu cầu mua hàng của mình và người bán hiểu rõ cần cung ứng đơn hàng như thế nào. Trong bài viết dưới đây, Helen Express sẽ giới thiệu PO là gì, chi tiết thông tin A-Z về Purchase Order và cách phân biệt Purchase Order, Proforma Invoice & Sale Contract. Tìm hiểu ngay!
Khái niệm PO là gì trong xuất nhập khẩu?
.jpg)
PO (Purchase order) hay đơn đặt hàng là một chứng từ phổ biến trong các hoạt động xuất nhập khẩu, phục vụ cho mục đích mua hàng hóa/dịch vụ. PO được người mua gửi đến nhà cung cấp (hoặc trực tiếp người bán), ủy quyền cho họ thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ từ người bán.
Purchase order là chứng từ có giá trị pháp lý, có chữ ký hai bên và được xem là một hợp đồng mua bán (nếu hai bên không có hợp đồng mua bán trước đó).
Lợi ích, mục đích của PO đối với người mua và người bán
PO là chứng từ cực kỳ quan trọng được sử dụng với mục đích là thể hiện chi tiết nhu cầu mua hàng của người mua với người bán, là tài liệu pháp lý để hai bên hiểu rõ về các điều khoản của đơn hàng và tránh tranh chấp sau này. Purchase order có lợi ích lớn đối với cả người mua và người bán:
Đối với người mua, Purchase order giúp thể hiện chính xác nhu cầu mua hàng, đồng thời dễ dàng kiểm tra, theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn. Các thông tin về giá, số lượng, thời gian giao … được người mua lập theo nhu cầu, gửi đến người bán từ đó tìm kiếm được người bán phù hợp, đáp ứng được ngân sách mua hàng của mình. Thêm vào đó, PO cũng sẽ là bản thông tin để người mua đối chiếu khi nhận hàng.
Đối với người bán, PO giúp họ hiểu rõ được yêu cầu của người mua, xác định được liệu mình có khả năng đáp ứng đơn hàng hay không và có muốn thực hiện đơn hàng không. Ngoài ra, PO cũng sẽ là tài liệu pháp lý để bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không nhận hàng hoặc không thanh toán theo thỏa thuận.
Các nội dung cần có trên PO
.jpg)
PO giống như “giỏ hàng” trên các trang thương mại điện tử, gồm đầy đủ các thông tin chi tiết về yêu cầu mua hàng như số lượng, giá, điều kiện giao hàng, thời hạn thanh toán, cam kết hai bên … Về cơ bản các nội dung cần có trên một đơn đặt hàng phổ biến gồm:
- Number and date: Số của PO và ngày phát hành PO.
- Seller/Buyer: Thông tin người mua, người bán gồm tên công ty, số điện thoại/fax/email, địa chỉ.
- Goods description/Commodity/Product: Mô tả yêu cầu về sản phẩm.
- Quantity: Số sản phẩm mỗi mặt hàng sẽ mua.
- Price: Giá mỗi đơn vị sản phẩm.
- Extension: Tổng giá mặt hàng (số lượng mặt hàng đó nhân với giá đơn vị = quantity x price tương ứng).
- Total amount: Tổng giá trị hợp đồng.
- Ngoài ra còn có các thông tin khác như: Điều kiện thanh toán (Payment terms), điều kiện giao hàng (Incoterms), chữ ký và thông tin thêm (thường ở cuối cùng góc bên trái của PO).
Một số loại PO phổ biến hiện nay
Hiện nay có nhiều loại PO được sử dụng cho các mục đích mua hàng khác nhau. Dưới đây là tổng hợp các PO phổ biến:
Standard Purchase Order
Standard Purchase Order là PO tiêu chuẩn, được sử dụng phổ biến nhất. PO Standard chứa đủ các thông tin cơ bản như trên, thể hiện rõ nhu cầu mua hàng của người mua.
Blanket Purchase Order
Blanket Purchase Order là đơn đặt hàng người mua gửi đến người bán trong đó thể hiện rằng người mua sẽ mua hàng từ người bán trong một khoảng thời gian nhất định. Các thông tin trên PO Blanket thường chỉ có số lượng, giá cả và một số điều kiện chung.
Contract Purchase Order
Contract Purchase Order là đơn đặt hàng dài hạn, người mua sẽ mua hàng từ người bán trong dài hạn. Trong đó các điều kiện chi tiết sẽ không thay đổi như thời gian giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán …
Planned Purchase Order
Planned Purchase Order là PO được lập để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai của người mua (dựa trên kế hoạch sản xuất,...). PO Planned thường chỉ xác định ước tính về số lượng và thời gian mua hàng, không xác định thời gian giao hàng cụ thể.
Service Purchase Order
Service Purchase Order là PO được sử dụng để mua dịch vụ thay vì mua hàng hóa, nguyên vật liệu. PO Service chứa các thông tin cơ bản về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp, giá và các điều khoản khác.
Quy trình sử dụng PO
.jpg)
Tùy vào từng hoạt động mua bán, mặt hàng và lĩnh vực khác nhau thì quy trình sử dụng PO có thể có sự khác biệt. Tuy nhiên một quy trình sử dụng PO cơ bản thường diễn ra theo 7 bước như sau:
- Bước 1: Bên mua hàng hình thành nhu cầu mua hàng để phục vụ kinh doanh (mua nguyên vật liệu mới để sản xuất, mở rộng kinh doanh, mua thay thế nguồn hàng hiện tại …).
- Bước 2: Bên mua hàng tìm kiếm người bán, xuất PO và gửi cho bên bán (hoặc ủy quyền cho nhà cung cấp để thực hiện điều này) để bắt đầu mua hàng.
- Bước 3: Bên bán nhận PO, khai thác thông tin và phản hồi lại với người mua rằng mình có thể đáp ứng được đơn hàng hay không. Nếu không thì PO sẽ bị hủy, nếu có thì sẽ thực hiện bước tiếp theo.
- Bước 4: Bên bán chuẩn bị đơn hàng theo các thông tin trên PO, đảm bảo cung ứng đúng và đủ sản phẩm theo yêu cầu của bên mua.
- Bước 5: Giao hàng cho bên mua, bên bán có thể giao trực tiếp hoặc hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp để giao hàng.
- Bước 6: Bên bán lập hóa đơn cho đơn đặt hàng của bên mua (sử dụng PO để đối chiếu các thông tin đã thỏa thuận).
- Bước 7: Bên mua nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán theo các điều khoản đã cam kết trong đơn đặt hàng cho bên bán.
Phân biệt 3 chứng từ dễ nhầm lẫn: Purchase Order, Proforma Invoice & Sale Contract
.jpg)
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, có hai loại chứng từ phổ biến khác mà dễ gây nhầm lẫn với Purchase Order là Proforma Invoice & Sale Contract. Cùng Helen Express phân biệt chi tiết 3 chứng từ này trong bảng dưới đây:
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Qua bài viết trên, Helen Express đã giải đáp PO là gì, cung cấp chi tiết A-Z các thông tin về PO để người làm xuất nhập khẩu nắm được. PO có nhiều lợi ích với cả người mua và người bán, giúp thể hiện rõ nhu cầu mua hàng của người mua, người bán có thông tin để xác định khả năng cung ứng và đáp ứng yêu cầu từ người mua. Ngoài ra, PO còn là chứng từ pháp lý để hai bên thực hiện theo cam kết và xử lý khi có tranh chấp. Bên cạnh đó bạn hãy phân biệt rõ và tránh nhầm lẫn giữa Purchase Order, Proforma Invoice & Sale Contract nhé!
Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
- Website: https://helenexpress.com/
- Hotline: 0938 320 357
- Email: info@helenexpress.com
