Ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn đơn giản hóa quy trình xuất nhập khẩu mà không cần tự thực hiện các thủ tục phức tạp. Vậy ủy thác xuất nhập khẩu là gì, và mẫu hợp đồng ủy thác tiêu chuẩn mới nhất được soạn thảo như thế nào? Hãy cùng Helen Express khám phá chi tiết qua bài viết này!
Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?
Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức mà một bên (bên ủy thác) giao phó cho một bên khác (bên nhận ủy thác) thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa thay mình, dựa trên hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu. Bên nhận ủy thác, thường là các công ty logistics hoặc forwarder chuyên nghiệp, sẽ đứng tên giao dịch với đối tác nước ngoài, thực hiện thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, và giao hàng theo đúng thỏa thuận.
Theo Điều 5 Luật Quản lý ngoại thương 2017, các thương nhân Việt Nam có quyền tự thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, trừ một số trường hợp đặc thù. Tuy nhiên, ủy thác xuất nhập khẩu vẫn được ưa chuộng do tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm rủi ro cho các bên không có đủ kinh nghiệm hoặc tư cách pháp nhân.
Các loại hình ủy thác xuất nhập khẩu
- Nhập khẩu ủy thác: Bên ủy thác nhờ bên nhận ủy thác đàm phán, ký hợp đồng với nhà xuất khẩu nước ngoài, làm thủ tục nhập khẩu và giao hàng lại cho bên ủy thác.
- Xuất khẩu ủy thác: Bên ủy thác giao cho bên nhận ủy thác thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang thị trường quốc tế theo hợp đồng đã ký với đối tác nước ngoài.
Đối tượng nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
- Cá nhân/hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân: Không đủ điều kiện ký hợp đồng trực tiếp với đối tác nước ngoài hoặc làm thủ tục hải quan.
- Doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập: Thiếu kinh nghiệm về thủ tục hải quan, đàm phán quốc tế, hoặc thanh toán quốc tế.
- Doanh nghiệp nhập/xuất hàng hóa đặc thù: Các mặt hàng yêu cầu giấy phép chuyên ngành hoặc thủ tục phức tạp (ví dụ: thiết bị y tế, hóa chất).
- Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí và thời gian: Muốn tập trung vào sản xuất, kinh doanh thay vì xử lý các khâu logistics phức tạp.
Lợi ích và thách thức của ủy thác xuất nhập khẩu
Lợi ích
- Tối ưu chi phí: Thuê dịch vụ ủy thác tiết kiệm chi phí so với việc tự xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu, bao gồm chi phí nhân sự, đào tạo, và vận hành.
- Tiết kiệm thời gian: Bên nhận ủy thác có kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan, vận chuyển, và đàm phán, giúp thông quan nhanh chóng.
- Giảm rủi ro: Các công ty ủy thác chuyên nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, giảm nguy cơ sai sót về chứng từ hoặc vi phạm quy định hải quan.
- Đảm bảo tính ổn định: Bên nhận ủy thác lưu trữ và quản lý chứng từ, đảm bảo quy trình vận chuyển không bị gián đoạn.
- Nâng cao hiệu quả: Các công ty ủy thác tối ưu hóa quy trình, rút ngắn thời gian giao hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường.
Thách thức
- Phí dịch vụ: Doanh nghiệp phải trả phí ủy thác, thường tính theo tỷ lệ % giá trị lô hàng (CIF/FOB).
- Thiếu quyền chủ động: Doanh nghiệp phụ thuộc vào bên nhận ủy thác, có thể không kiểm soát được toàn bộ quy trình.
- Rủi ro cạnh tranh: Bên nhận ủy thác có thể tiếp cận thông tin đối tác, nhà cung cấp, hoặc giá cả, dẫn đến nguy cơ cạnh tranh trực tiếp.
- Rủi ro pháp lý: Nếu hợp đồng ủy thác không rõ ràng hoặc bên nhận ủy thác không uy tín, có thể xảy ra tranh chấp về chất lượng hàng hóa, chậm giao hàng, hoặc chi phí phát sinh không minh bạch.
- Rủi ro hải quan: Khai báo sai mã HS, hàng hóa không đúng quy cách, hoặc thiếu giấy phép có thể dẫn đến giữ hàng, phạt tiền, hoặc không thông quan được.
Cách giảm thiểu thách thức
- Lựa chọn bên nhận ủy thác uy tín, có kinh nghiệm và được cấp phép hoạt động logistics.
- Soạn thảo hợp đồng ủy thác chi tiết, quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi, phí dịch vụ, và cơ chế giải quyết tranh chấp.
- Kiểm tra kỹ danh mục hàng hóa cấm xuất/nhập hoặc yêu cầu giấy phép trước khi ký hợp đồng.
- Theo dõi sát sao tiến độ và yêu cầu bên nhận ủy thác cung cấp đầy đủ chứng từ.
Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu
Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu bao gồm các bước sau:
-
Kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa:
- Xác minh hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất/nhập hoặc cần giấy phép từ cơ quan quản lý (ví dụ: Bộ Công Thương, Bộ Y tế).
- Nếu cần giấy phép, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải nộp đơn xin phê duyệt trước khi vận chuyển.
-
Ký hợp đồng ủy thác:
- Hai bên thỏa thuận các điều khoản: thông tin lô hàng, phí ủy thác, phương thức thanh toán, trách nhiệm, và thời hạn thực hiện.
- Bên ủy thác cung cấp thông tin về đối tác nước ngoài, hóa đơn thương mại, và các chứng từ liên quan.
-
Chuẩn bị chứng từ:
- Bên nhận ủy thác chuẩn bị bộ chứng từ (Invoice, Packing List, C/O, vận đơn, giấy phép nếu có) để làm thủ tục hải quan.
- Đảm bảo thông tin hàng hóa khớp với hợp đồng và quy định pháp luật.
-
Thực hiện thủ tục hải quan:
- Bên nhận ủy thác khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS, sử dụng mã loại hình phù hợp (ví dụ: H11 cho nhập phi mậu dịch, A11 cho nhập kinh doanh).
- Nộp thuế xuất/nhập khẩu, thuế GTGT theo quy định (từ 18/2/2025, hàng nhập qua chuyển phát nhanh bất kể giá trị đều chịu thuế theo Quyết định 01/2025/QĐ-TTg).
-
Thanh toán và giao hàng:
- Bên nhận ủy thác thanh toán cho đối tác nước ngoài (nếu nhập khẩu) hoặc nhận tiền từ đối tác (nếu xuất khẩu).
- Giao hàng cho bên ủy thác (nhập khẩu) hoặc đảm bảo hàng đến đối tác nước ngoài (xuất khẩu).
- Cung cấp hóa đơn VAT và chứng từ liên quan cho bên ủy thác.
-
Lưu trữ chứng từ:
- Bên nhận ủy thác lưu giữ bộ chứng từ để đảm bảo tuân thủ quy định và hỗ trợ kiểm tra sau thông quan.
Mẫu hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu tiêu chuẩn mới nhất
Dưới đây là mẫu hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu tiêu chuẩn, được soạn thảo dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, và Luật Quản lý ngoại thương 2017, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam hiện hành. Kèm theo link tải cho từng loại ủy thác.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hải Phòng, ngày ... tháng ... năm 2025
HỢP ĐỒNG ỦY THÁC XUẤT NHẬP KHẨU
Số: [Số hợp đồng]/HĐUTXNK
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005;
- Luật Quản lý ngoại thương số 05/2017/QH14 ngày 12/6/2017;
- Nhu cầu và năng lực của các bên.
Chúng tôi gồm:
1. Bên ủy thác:
- Tên: [Tên cá nhân/doanh nghiệp]
- Địa chỉ: [Địa chỉ trụ sở/địa chỉ thường trú]
- Mã số thuế: [Mã số thuế, nếu có]
- Số CMND/CCCD (nếu là cá nhân): [Số CMND/CCCD], cấp ngày ... tại ...
- Điện thoại: [Số điện thoại]
- Đại diện: [Họ tên], Chức vụ: [Chức vụ, nếu có]
2. Bên nhận ủy thác:
- Tên doanh nghiệp: [Tên công ty, ví dụ: CÔNG TY TNHH HELEN EXPRESS]
- Địa chỉ: [Địa chỉ trụ sở]
- Mã số thuế: [Mã số thuế]
- Điện thoại: [Số điện thoại], Fax: [Số Fax, nếu có]
- Tài khoản ngân hàng: [Thông tin tài khoản]
- Đại diện: [Họ tên], Chức vụ: [Chức vụ]
Sau khi bàn bạc, các bên thống nhất ký kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu với các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
-
Bên ủy thác ủy thác cho Bên nhận ủy thác thực hiện [xuất khẩu/nhập khẩu] lô hàng với thông tin:
- Tên hàng hóa: [Mô tả chi tiết hàng hóa]
- Số lượng: [Số lượng]
- Trị giá: [Giá trị, ví dụ: USD/VND, theo giá FOB/CIF]
- Đối tác nước ngoài: [Tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ]
- Phương thức giao nhận: [Ví dụ: nguyên container, nguyên chì niêm phong]
- Cảng xuất/nhập: [Tên cảng]
-
Bên nhận ủy thác cam kết thực hiện:
- Đàm phán, ký hợp đồng với đối tác nước ngoài (nếu nhập khẩu).
- Làm thủ tục hải quan, nộp thuế, và đảm bảo thông quan theo quy định.
- Thanh toán cho đối tác nước ngoài (nếu nhập khẩu) hoặc nhận tiền từ đối tác (nếu xuất khẩu).
- Giao hàng cho bên ủy thác (nếu nhập khẩu) hoặc đảm bảo hàng đến đối tác nước ngoài (nếu xuất khẩu).
Điều 2: Quyền sở hữu hàng hóa
Hàng hóa ủy thác [xuất/nhập khẩu] thuộc quyền sở hữu của Bên ủy thác ngay sau khi đối tác nước ngoài chuyển giao quyền sở hữu. Bên nhận ủy thác không có quyền sở hữu hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào.
Điều 3: Phí ủy thác
- Phí ủy thác: [Số %] giá trị [FOB/CIF] của lô hàng, hoặc [số tiền cố định].
- Đồng tiền thanh toán: VNĐ/USD, theo tỷ giá bán của [Ngân hàng ...] tại thời điểm thanh toán.
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản của Bên nhận ủy thác.
- Thời hạn thanh toán: Trong vòng [số ngày, ví dụ: 3 ngày] kể từ khi hoàn tất thủ tục hải quan và phát hành hóa đơn tài chính.
- Lãi suất chậm trả: [Số %/tháng] nếu Bên ủy thác thanh toán trễ hạn.
Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của các bên
-
Bên ủy thác:
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, đối tác nước ngoài, và chứng từ liên quan.
- Thanh toán phí ủy thác và các chi phí phát sinh (thuế, phí vận chuyển) đúng hạn.
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa.
-
Bên nhận ủy thác:
- Thực hiện đúng các thủ tục xuất/nhập khẩu theo quy định pháp luật.
- Lưu trữ và cung cấp chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, C/O, vận đơn).
- Đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và chất lượng theo hợp đồng.
- Báo cáo tiến độ thực hiện cho Bên ủy thác.
Điều 5: Bất khả kháng
- Các sự kiện bất khả kháng (chiến tranh, thiên tai, đình công, bạo động) cho phép các bên tạm hoãn thực hiện nghĩa vụ hợp đồng.
- Bên gặp bất khả kháng phải thông báo cho bên còn lại trong vòng 24 giờ và phối hợp giải quyết.
Điều 6: Giải quyết tranh chấp
- Mọi tranh chấp được giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải.
- Nếu không đạt thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án Kinh tế - Tòa án Nhân dân [thành phố/tỉnh].
- Bên thua kiện chịu mọi chi phí phát sinh (lệ phí tòa án, chi phí kiểm tra).
Điều 7: Chấm dứt hợp đồng
- Hợp đồng chấm dứt khi:
- Các bên hoàn thành nghĩa vụ.
- Một bên vi phạm nghiêm trọng, dẫn đến yêu cầu chấm dứt từ bên còn lại.
- Xảy ra bất khả kháng kéo dài, được xác nhận bằng văn bản.
- Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng.
- Thanh lý hợp đồng: Lập biên bản thanh lý khi hợp đồng chấm dứt.
Điều 8: Hiệu lực hợp đồng
- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày .../.../2025 đến ngày .../.../2025, trừ khi chấm dứt sớm theo Điều 7.
- Các sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải được lập thành văn bản, có chữ ký của cả hai bên.
Điều 9: Điều khoản cuối cùng
- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
- Các phụ lục (nếu có) là phần không tách rời của hợp đồng.
- Hợp đồng gửi qua email/fax có giá trị như bản gốc.
ĐẠI DIỆN BÊN ỦY THÁC
[Họ tên, chức vụ, ký tên, đóng dấu]
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN ỦY THÁC
[Họ tên, chức vụ, ký tên, đóng dấu]
Link tải
- Mẫu hợp đồng ủy thác Xuất khẩu: mau-hop-dong-uy-thac-xuat-khau_Helen-Express
- Mẫu hợp đồng ủy thác Nhập khẩu: mau-hop-dong-uy-thac-nhap-khau_Helen-Express
Câu hỏi thường gặp
Cá nhân có thể tự nhập khẩu mà không cần ủy thác không?
Cá nhân không có tư cách pháp nhân nên không thể tự ký hợp đồng với đối tác nước ngoài hoặc làm thủ tục hải quan. Họ cần ký hợp đồng ủy thác với một công ty logistics để thực hiện nhập khẩu.
Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu?
Có, doanh nghiệp nhỏ thường thiếu kinh nghiệm về thủ tục hải quan và đàm phán quốc tế. Dịch vụ ủy thác giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, và giảm rủi ro, đặc biệt cho các lô hàng đầu tiên.
Thuế xuất nhập khẩu trong ủy thác được xử lý thế nào?
Bên nhận ủy thác nộp thuế xuất/nhập khẩu và VAT thay cho bên ủy thác. Từ 18/2/2025, theo Quyết định 01/2025/QĐ-TTg, tất cả hàng nhập qua chuyển phát nhanh đều chịu thuế nhập khẩu và VAT, bất kể giá trị.
Kết luận
Ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí, và giảm rủi ro trong hoạt động ngoại thương. Việc sử dụng mẫu hợp đồng ủy thác tiêu chuẩn, kết hợp với lựa chọn đối tác uy tín, sẽ đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và tuân thủ quy định pháp luật. Helen Express hy vọng bài viết này đã cung cấp thông tin hữu ích để bạn tự tin hơn khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu và phát triển giao thương quốc tế.
Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!
Helen Express là đơn vị hàng đầu trong Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada, và nhiều quốc gia. Với dịch vụ “Door to Door”, Helen Express đảm bảo “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.” Liên hệ Helen Express để gửi hàng đi nước ngoài nhanh rẻ uy tín.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
-
Địa chỉ: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
-
Website: https://helenexpress.com/
-
Hotline: 0938 320 357
-
Email: info@helenexpress.com
