Để thúc đẩy hoạt động xuất khẩu trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và thông quan hàng hóa nhanh chóng. Năm 2025, với sự chuyển đổi số và cập nhật chính sách hải quan, các yêu cầu về hồ sơ đã có những thay đổi đáng chú ý. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin chi tiết về bộ hồ sơ hải quan cần thiết, các chứng từ bắt buộc, và những lưu ý mới nhất để doanh nghiệp xuất khẩu vận hành theo đúng quy định.
Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu là gì?
Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu là tập hợp các chứng từ, giấy tờ mà doanh nghiệp phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu. Hồ sơ này đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định về thuế, xuất xứ, và quản lý chuyên ngành, đồng thời giúp cơ quan hải quan kiểm soát và thống kê hoạt động thương mại quốc tế.
Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC) và các văn bản pháp luật liên quan, bộ hồ sơ hải quan được xây dựng dựa trên loại hình xuất khẩu, mặt hàng, và yêu cầu quản lý chuyên ngành. Năm 2025, việc áp dụng hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) và Cổng Dịch vụ công Quốc gia tiếp tục được đẩy mạnh, cho phép nộp hồ sơ điện tử trong hầu hết các trường hợp.
Bộ hồ sơ hải quan là chứng từ giấy tờ doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan hải quan để thông quan hàng xuất khẩu
Các chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu
Dựa trên Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC, bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau:
-
Tờ khai hải quan:
-
Doanh nghiệp nộp 02 bản chính tờ khai hải quan xuất khẩu (mẫu HQ/2015/XK) nếu khai báo trên giấy, hoặc khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS.
-
Tờ khai phải ghi rõ thông tin về hàng hóa, mã HS, trị giá, thuế xuất khẩu (nếu có), và các thông tin khác theo quy định.
-
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
-
01 bản chụp, kèm xuất trình bản chính để đối chiếu.
-
Hóa đơn ghi rõ thông tin về người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, và tổng giá trị.
-
Trường hợp hàng hóa không có hóa đơn (như hàng mẫu, hàng tặng), doanh nghiệp nộp chứng từ tương đương hoặc bảng kê chi tiết.
-
-
Hợp đồng thương mại (Sales Contract):
-
01 bản chụp, xuất trình bản chính nếu hải quan yêu cầu.
-
Hợp đồng cần thể hiện rõ các điều khoản về hàng hóa, giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), và phương thức thanh toán.
-
-
Phiếu đóng gói (Packing List):
-
01 bản chụp, kèm bản chính để đối chiếu nếu cần.
-
Phiếu đóng gói cung cấp chi tiết về số lượng kiện, trọng lượng, thể tích, và cách đóng gói hàng hóa.
-
-
Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill):
-
01 bản chụp đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường sắt, hoặc vận tải đa phương thức.
-
Trường hợp xuất khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ hoặc khu phi thuế quan, vận đơn có thể được thay bằng chứng từ vận tải khác.
-
-
Giấy phép xuất khẩu (nếu có):
-
Đối với hàng hóa thuộc danh mục quản lý theo giấy phép (theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp nộp:
-
01 bản chính nếu xuất khẩu một lần.
-
01 bản chính cho lần xuất khẩu đầu tiên nếu xuất khẩu nhiều lần.
-
-
Ví dụ: Giấy phép xuất khẩu khoáng sản, gỗ, hoặc hàng hóa thuộc danh mục hạn chế.
-
-
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có):
-
01 bản chính hoặc bản chụp (tùy quy định pháp luật chuyên ngành).
-
Áp dụng cho các mặt hàng như thực phẩm, nông sản, hóa chất, hoặc thiết bị y tế. Ví dụ: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) cho nông sản.
-
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O):
-
01 bản chính nếu cần hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).
-
Doanh nghiệp xin C/O từ VCCI, Bộ Công Thương, hoặc cơ quan được ủy quyền (lưu ý: Từ 5/5/2025, VCCI chấm dứt cấp một số mẫu C/O như Form A, B, GSTP theo Quyết định 914).
-
Cần đảm bảo chuẩn bị chứng từ cần thiết cho hàng xuất khẩu
Các chứng từ bổ sung tùy trường hợp
Tùy vào mặt hàng và loại hình xuất khẩu, doanh nghiệp có thể cần bổ sung các chứng từ sau:
-
Bảng kê lâm sản: 01 bản chính đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu, theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
-
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Nếu hợp đồng yêu cầu (ví dụ: điều kiện CIF), nộp 01 bản chụp.
-
Hợp đồng ủy thác xuất khẩu: 01 bản chụp nếu xuất khẩu qua trung gian.
-
Danh mục máy móc, thiết bị: 01 bản chụp và xuất trình bản chính đối với máy liên hợp, tổ hợp máy thuộc Chương 84, 85, 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu Việt Nam.
-
Hồ sơ tự công bố hoặc kiểm tra chất lượng: Đối với thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc hàng hóa thuộc diện quản lý an toàn thực phẩm.
Quy trình nộp bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu năm 2025
-
Chuẩn bị hồ sơ:
-
Doanh nghiệp kiểm tra chính sách mặt hàng (theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP) để xác định hàng hóa có thuộc diện cấm, hạn chế, hoặc cần giấy phép không.
-
Tải phần mềm hải quan điện tử (Ecus Thái Sơn) để khai báo, miễn phí 20 lần đầu.
-
-
Khai báo hải quan:
-
Nộp hồ sơ qua hệ thống VNACCS hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
-
Hải quan phân luồng: Xanh (miễn kiểm tra), Vàng (kiểm tra hồ sơ), Đỏ (kiểm tra thực tế).
-
-
Nộp thuế (nếu có):
-
Một số mặt hàng như khoáng sản, gỗ chịu thuế xuất khẩu. Doanh nghiệp nộp thuế qua ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
-
-
Thông quan:
-
Sau khi kiểm tra, hải quan xác nhận thông quan và trả tờ khai cho doanh nghiệp.
-
Thời gian kiểm tra hồ sơ không quá 02 giờ làm việc theo Công văn 19046/BTC-TCHQ.
-
-
Lưu trữ hồ sơ:
-
Doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ (bản chính hoặc bản điện tử) ít nhất 5 năm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.
-
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan năm 2025
-
Chuyển đổi số hải quan:
-
Năm 2025, 80% thông tin doanh nghiệp được yêu cầu cung cấp qua phương thức điện tử, theo mục tiêu của Chi cục Hải quan khu vực III. Doanh nghiệp cần kết nối với hệ thống VNACCS/VCIS và CRMS để cập nhật thông tin.
-
Chứng từ điện tử được ưu tiên, giảm yêu cầu nộp bản giấy.
-
-
Kiểm tra mã HS và thuế:
-
Xác định đúng mã HS để tránh bị phạt hoặc làm lại hồ sơ. Tham khảo Biểu thuế xuất nhập khẩu 2025 hoặc liên hệ cơ quan hải quan để xác định trước mã số.
-
Một số mặt hàng chịu thuế chống bán phá giá (như thép mạ, tối đa 37,13% với hàng xuất sang Trung Quốc).
-
-
Chứng từ kiểm tra chuyên ngành:
-
Chuẩn bị sớm giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành để tránh chậm trễ. Ví dụ: Giấy kiểm dịch thực vật cho chanh leo xuất sang Trung Quốc theo Nghị định thư mới.
-
-
Tránh gian lận xuất xứ:
-
Từ 2025, hải quan tăng cường kiểm tra xuất xứ hàng hóa (C/O) để chống gian lận, theo Công văn 4976. Doanh nghiệp cần đảm bảo C/O hợp lệ, tránh bị tạm dừng cấp C/O đến 9 tháng.
-
Năm 2025 nhiều chứng từ được xử lý điện tử giúp giảm thời gian
Việc chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng mà còn tối ưu hóa chi phí và nâng cao uy tín với đối tác quốc tế. Với những cập nhật mới trong năm 2025, từ chuyển đổi số đến kiểm soát xuất xứ, doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt chính sách và phối hợp với các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ. Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ và tận dụng công nghệ để đưa hàng hóa Việt Nam vươn xa trên thị trường toàn cầu!
Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!
Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
- Website: https://helenexpress.com/
- Hotline: 0938 320 357
