Booking confirmation là gì? Hướng dẫn cách đọc và quy trình thực hiện

Booking confirmation là một loại chứng từ có vị trí đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu. Vậy cụ thể booking confirmation là gì? Cách đọc như thế nào? Quy trình ra sao? Hay cần lưu ý những gì? Bài viết sau đây Helen Express sẽ giải đáp giúp bạn những thắc mắc này một cách chi tiết nhất. Cùng tìm hiểu nhé!

Booking confirmation là gì?

Booking confirmation là thuật ngữ dùng để chỉ chứng từ xác nhận việc đặt chỗ vận chuyển, thường được phát hành bởi các đơn vị vận tải như hãng tàu hoặc hãng hàng không. Khi bên vận chuyển nhận được yêu cầu đặt lịch từ khách hàng và xác nhận đặt chỗ thành công, họ sẽ cấp booking confirmation. Đây là chứng từ giúp xác minh rằng lô hàng đã được chấp nhận vận chuyển. Tùy thuộc vào các thỏa thuận trong Incoterms giữa người mua và người bán mà xác định được bên có trách nhiệm thuê đơn vị vận tải. Tóm lại, booking confirmation là bước đầu tiên không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa.

Thông tin cơ bản trên booking confirmation & mẫu chi tiết

Khi nhận được booking confirmation, có một số thông tin mà người đọc cần lưu ý để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi. Trước tiên, tên hàng hoặc loại hàng là yếu tố giúp xác định rõ ràng về mặt hàng sẽ được vận chuyển. Thông tin này cần chính xác để tránh nhầm lẫn trong quá trình giao nhận.

Tiếp theo là số lượng hàng hóa, cho biết khối lượng hoặc số lượng cụ thể của lô hàng, giúp đơn vị vận tải chuẩn bị phương tiện phù hợp. Bên cạnh đó, loại container hoặc phương tiện vận chuyển cũng cần được ghi rõ, tùy thuộc vào tính chất hàng hóa cần bảo quản hoặc vận chuyển đặc biệt.

Ngoài ra, thông tin về nơi đi và nơi đến là các điểm mốc, xác định rõ nơi xuất phát và điểm đích của lô hàng. Đây là các yếu tố cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót trong quá trình vận chuyển.

Để hiểu rõ hơn về những thông tin cần có trong booking confirmation, bạn có thể tải bản mẫu tại đây.

Hướng dẫn cách đọc booking confirmation

Để đọc được booking confirmation, bạn cần biết và hiểu được các thuật ngữ trên loại chứng từ này. Dưới đây là 16 mục thông tin và cách đọc chính xác của từng mục:

• Booking No: Mã số xác nhận do hãng vận tải cấp.
• Carrier: Tên hãng vận tải chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ.
• Vessel/Voyage: Tên tàu và số hiệu chuyến tàu.
• Port of receipt (POR): Cảng tiếp nhận hàng hóa.
• Port of loading (POD): Cảng bốc hàng lên tàu.
• Si cut off date: Hạn cuối gửi thông tin lập Bill of Lading cho hãng vận tải.
• Cut off date/time: Thời điểm cuối cho việc bốc hàng lên tàu.
• ETA/ETD Date: Ngày dự kiến tàu đến và rời cảng.
• Connection VSL/VOY: Tàu và chuyến vận tải kết nối khi hàng chuyển tải.
• Final Destination: Cảng đích cuối cùng của lô hàng.
• Shipper: Người gửi hàng, có thể là nhà vận tải hoặc người ủy quyền.
• Service Type/Mode: Loại hình dịch vụ và phương thức giao nhận.
• Commodity: Loại hàng hóa được vận chuyển.
• QTY/Type: Số lượng và loại container.
• Stuffing Place: Địa điểm đóng hàng vào container.
• Payment Term: Phương thức thanh toán cước vận chuyển.

Quy trình lấy booking confirmation

Quy trình lấy booking confirmation không quá phức tạp và thường được hỗ trợ bởi các công ty Forwarder hoặc nhân viên kinh doanh của đơn vị vận tải. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, người gửi hàng cần chú ý đến thông tin cung cấp trong suốt quá trình đặt chỗ. Dưới đây là các bước cơ bản để lấy booking confirmation:

Bước 1: Liên hệ đặt chỗ với đơn vị vận tải

Sau khi thỏa thuận về thời gian và giá cước, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc hãng bay) để đặt chỗ. Trong yêu cầu này (booking request), doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cơ bản như tên hàng, số lượng, loại container, cảng đi và cảng đến.

Bước 2: Xác nhận thông tin và hoàn tất booking

Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ, đơn vị vận tải sẽ xem xét và xác nhận lại thông tin với khách hàng. Hai bên cùng trao đổi và điều chỉnh nếu cần thiết. Khi thông tin đã được xác nhận đầy đủ, đơn vị vận tải sẽ cấp booking confirmation cho doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận container rỗng và chuẩn bị vận chuyển

Sau khi nhận booking confirmation, doanh nghiệp liên hệ với hãng để nhận lệnh cấp container rỗng nhằm đóng hàng và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển.

Các thông tin cần lưu ý về booking confirmation

Booking confirmation chứa nhiều thông tin mà người gửi hàng cần lưu ý để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những yếu tố cần chú ý khi xem xét booking confirmation.

Các loại Cut-off trên booking confirmation

Cut-off, hay còn gọi là thời hạn chót, là những mốc thời gian mà người gửi hàng (shipper) cần tuân thủ để hoàn thành các thủ tục trước khi lô hàng được vận chuyển. Mỗi loại Cut-off đại diện cho một công đoạn nhất định trong quá trình xuất khẩu, và nếu không hoàn thành đúng hạn, lô hàng có thể bị trễ hoặc hủy bỏ. Dưới đây là một số loại Cut-off thường thấy trên booking confirmation:

• Cut-off S/I (Shipping Instruction): Đây là thời hạn cuối cùng để shipper gửi hướng dẫn vận chuyển cho hãng tàu. Thông tin này bao gồm chi tiết về lô hàng, điểm đến, và các yêu cầu liên quan để hãng tàu phát hành Bill of Lading (vận đơn). Nếu không gửi kịp, lô hàng có thể bị trễ tàu.
• Cut-off VGM (Verified Gross Mass): Shipper phải nộp phiếu cân container, ghi rõ trọng lượng container sau khi đóng hàng, cho hãng tàu trước thời hạn này. Việc gửi phiếu VGM là bắt buộc để đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Nếu không nộp đúng hạn, lô hàng có thể không được phép lên tàu.
• Cut-off draft Bill of Lading: Đây là thời hạn mà người gửi hàng phải xác nhận bản nháp vận đơn (draft Bill of Lading) với hãng tàu. Nếu không xác nhận kịp, hãng tàu sẽ dựa trên thông tin có sẵn để phát hành vận đơn chính thức, gây khó khăn cho việc sửa đổi sau này.
• Cut-off CY (Container Yard): Đây là thời hạn cuối cùng để shipper đưa container đã đóng hàng đến bãi container (CY) theo quy định và hoàn tất các thủ tục hải quan. Nếu không kịp hoàn thành trước thời hạn này, lô hàng sẽ không được phép xuất khẩu và bị rớt tàu.

Gửi booking confirmation cho các bên liên quan

Sau khi nhận booking confirmation, người gửi hàng cần nhanh chóng gửi thông tin này cho các bộ phận liên quan. Kho hàng cần chuẩn bị sẵn sàng hàng hóa và phương tiện để đóng hàng, nhà xe sẽ kéo container rỗng về kho để bắt đầu quy trình đóng hàng. Bộ phận khai hải quan sử dụng booking confirmation để lên tờ khai hải quan, còn bộ phận chứng từ sẽ dựa trên đó để lập Bill of Lading (vận đơn đường biển). Việc chia sẻ thông tin kịp thời giữa các bên là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi.

Booking Note và Booking Confirmation khác nhau như thế nào?

Booking note và booking confirmation đều liên quan đến quy trình đặt chỗ vận tải hàng hóa, nhưng chúng có một số sự khác biệt về nội dung và mục đích sử dụng, cụ thể như:

Về booking note (giấy đặt chỗ):

• Đây là yêu cầu đặt chỗ của người gửi hàng (shipper) gửi tới hãng vận chuyển (hãng tàu, hãng bay).
• Nội dung chủ yếu là các thông tin về hàng hóa và các yêu cầu vận chuyển, như số lượng, loại hàng, loại container, điểm đi và điểm đến, thời gian dự kiến.
• Booking Note thể hiện mong muốn của người gửi hàng và chưa phải là cam kết chắc chắn từ hãng vận chuyển.
• Thông thường, booking note là bước đầu tiên trong quá trình đàm phán đặt chỗ.

Về booking confirmation (xác nhận đặt chỗ):

• Đây là văn bản được hãng vận chuyển phát hành để xác nhận rằng yêu cầu đặt chỗ của người gửi hàng đã được chấp nhận.
• Booking confirmation cung cấp các chi tiết cụ thể về lịch trình, thời gian cắt bãi (cut-off), điều kiện vận chuyển, và các thông tin khác liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.
• Chứng từ này là cam kết chính thức giữa người gửi hàng và hãng vận chuyển, đảm bảo rằng chỗ đã được đặt cho lô hàng.

Như vậy, có thể thấy rằng booking note là yêu cầu đặt chỗ từ phía người gửi hàng, còn booking confirmation là sự xác nhận từ phía hãng vận chuyển rằng chỗ đã được đặt thành công. Bên cạnh đó, booking confirmation mang tính chính thức, chắc chắn và là cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình vận chuyển.

Qua bài viết, Helen Express đã chia sẻ với bạn những thông tin cần biết về booking confirmation như khái niệm, thông tin cơ bản, cách đọc, quy trình lấy những thông tin cần lưu ý về booking confirmation. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi “Booking confirmation là gì?” để phục vụ công việc của mình. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
• Website: https://helenexpress.com/
• Hotline: 0938 320 357
• Email: info@helenexpress.com