Chuyển Hoàn Là Gì? Giải Pháp Hạn Chế Tình Trạng Hàng Chuyển Hoàn

Khi mua sắm trực tuyến, việc chuyển hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình giao dịch. Tuy nhiên, đôi khi việc chuyển hoàn xảy ra, khiến khách hàng và cả shop đều gặp phải những khó khăn. Vậy hàng chuyển hoàn là gì? làm cách nào để hạn chế tình trạng này để tăng cường trải nghiệm mua sắm cho khách hàng và giữ vững uy tín của các đơn vị kinh doanh? Trong bài viết này, Helen Express sẽ giới thiệu chi tiết đến bạn mọi thông tin về chuyển hàng hoàn. Cùng theo dõi nhé!

Chuyển hoàn là gì?

Hiểu một cách đơn giản, chuyển hoàn là quá trình trả lại hàng hóa cho người gửi vì không thể chuyển phát cho người nhận và được yêu cầu bởi người gửi. Trong trường hợp này, người gửi phải thanh toán toàn bộ cước phí dịch vụ hai chiều cũng như các chi phí chuyển phát nhanh phát sinh khác, trừ khi có thỏa thuận khác với đơn vị vận chuyển.

Đây là một vấn đề mà nhiều shop mới nên lưu ý và tìm hiểu kỹ để hạn chế các rủi ro khi kinh doanh. Không chỉ dẫn đến tốn kém chi phí chuyển phát nhanh nước ngoài hay nội địa, mà còn có nguy cơ làm hỏng hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm do thời gian vận chuyển kéo dài.

Vì vậy, để tránh những vấn đề tương tự trong quá trình kinh doanh, việc nắm rõ ý nghĩa của chuyển hoàn và tìm hiểu kỹ các quy định liên quan là rất quan trọng. Chúng sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí không cần thiết. Đồng thời, việc chăm sóc hàng hóa và quá trình vận chuyển sẽ trở nên hiệu quả hơn, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và uy tín của shop ngày càng được củng cố.

Vì sao các đơn hàng bị chuyển hoàn?

Sau khi hiểu được khái niệm cơ bản về chuyển hoàn, yếu tố quan trọng tiếp theo là tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến vấn đề chuyển hoàn. Các lý do chính gồm:

Không liên lạc được với người mua nhiều lần

Trước khi giao hàng, nhân viên giao hàng thường sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian và địa điểm giao hàng. Nếu đơn vị vận chuyển không liên lạc được với người mua nhiều lần, họ sẽ xác nhận chuyển hoàn để gửi lại hàng cho người gửi hoặc thực hiện phương án xử lý phù hợp.

Người nhận không có nhà hoặc đi vắng

Nếu người nhận không có nhà hoặc đi vắng trong thời gian đơn vị vận chuyển giữ hàng, phương án xử lý sẽ là chuyển hoàn.

Người mua hẹn phát lại lần sau quá nhiều lần

Đơn vị vận chuyển chỉ nhận giao hàng trong khoảng 3-4 lần, nếu người mua hẹn phát lại quá nhiều lần, phía đơn vị vận chuyển sẽ không hỗ trợ và liên hệ lại với người gửi để thực hiện chuyển hoàn.

Người mua từ chối nhận hàng khi hàng hóa không đúng như mô tả

Trường hợp này thường xảy ra đối với các shop online sử dụng dịch vụ ship COD hoặc các tỉnh thành khác. Khách hàng mua sản phẩm thông qua những thông tin mà người bán cung cấp mà không trực tiếp được lựa chọn cho đến khi nhận hàng. Đôi khi khách hàng kỳ vọng quá lớn về sản phẩm hoặc người bán không cung cấp đúng chủng loại đã cam kết dẫn đến việc người mua từ chối nhận hàng.

Thông tin người nhận không chính xác

Trong quá trình cung cấp thông tin người gửi cho đơn vị vận chuyển, có thể xảy ra sai sót từ phía người bán hoặc khách hàng dẫn đến địa chỉ hoặc các thông tin liên quan không chính xác. Thông thường, các đơn vị sẽ hỗ trợ điều chỉnh đối với khu vực quận, huyện. Ngoài ra, nếu người mua yêu cầu thay đổi thông tin nhận hàng, các shop sẽ phải chuyển hoàn, hủy đơn hoặc yêu cầu phát lại tùy theo thỏa thuận giữa các bên.

Chính sách thanh toán khi nhận hàng

Vấn đề hoàn hàng phụ thuộc rất nhiều vào hành vi thanh toán của người mua. Hình thức thanh toán CoD đang được sử dụng rất phổ biến tại Việt Nam, tuy nhiên, nó cũng mang lại nhiều rủi ro cho người bán. Khi có đơn hàng CoD, người bán phải trả trước phí vận chuyển và thu hộ cho đơn vị vận chuyển. Trong khi đó, khách hàng lại không bị ràng buộc về các khoản thanh toán trước, dẫn đến tỉ lệ hủy đơn hàng hoặc hoàn hàng với các đơn hàng CoD rất cao.

Hàng chuyển hoàn khi nào sẽ nhận được?

Chuyển hoàn là quá trình đưa hàng hoá từ người nhận trở lại người gửi do một số lý do như hàng hóa bị sai sót, không đúng yêu cầu hoặc không thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, thời gian để nhận lại hàng chuyển hoàn sẽ khác nhau tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển. 

Đối với những doanh nghiệp uy tín và nhanh chóng, thời gian xử lý chuyển hoàn và gửi lại hàng cho người bán sẽ nhanh chóng hơn. Thông thường, mức thời gian để gửi lại hàng hoàn sẽ khoảng từ 7-10 ngày tùy theo từng trường hợp. Tuy nhiên, người bán cần lưu ý đối với các trường hợp hàng hóa bị mất, hư hỏng hoặc tổn thất, sẽ đối mặt với các vấn đề phức tạp và thời gian để giải quyết cũng sẽ lâu hơn.

Chi phí chuyển hoàn là gì? Ai là người chịu phí vận chuyển

Phí chuyển hoàn sẽ phụ thuộc vào từng đơn vị vận chuyển và loại hàng hóa. Để hạn chế rủi ro, người bán nên chọn đơn vị vận chuyển có chính sách hỗ trợ phí cho những đơn hàng chuyển hoàn và nên thỏa thuận kỹ với đơn vị đó trước khi quyết định sử dụng dịch vụ của họ. 

Để biết chi phí chuyển hoàn cụ thể, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển để được tư vấn chi tiết và nhanh nhất. Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển cũng có thể cung cấp thông tin về chi phí chuyển hoàn trên trang web hoặc ứng dụng của họ để người bán có thể tra cứu trực tuyến.

Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn hàng hóa

Để hạn chế tối đa tình trạng hàng bị trả lại, các shop cần lưu ý những vấn đề sau:

1. Kiểm tra hàng hóa kỹ càng và đóng gói cẩn thận: trước khi gửi hàng cho bên vận chuyển, bạn nên kiểm tra kỹ về chất lượng sản phẩm để đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn cần đóng gói thật cẩn thận để đảm bảo chất lượng hàng hóa và giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
2. Xác nhận đơn hàng trước với khách: nếu được, bạn nên gọi xác nhận lại thông tin trước khi gửi hàng để đảm bảo tính chính xác và tăng tỷ lệ khách hàng nhận hàng khi đơn hàng đến.
3. Giao hàng nhanh nhất có thể: đa phần khách hàng đều muốn nhận hàng nhanh chóng và chậm giao hàng có thể ảnh hưởng đến tâm lý mua hàng của khách hàng. Vì vậy, bạn nên giao hàng càng nhanh càng tốt và chọn đơn vị vận chuyển uy tín, cam kết thời gian giao hàng để giảm tỷ lệ đơn hàng hoàn lại.

Giải pháp chuyển hoàn tối ưu nhất cho nhà bán hàng

Mặc dù những phương án chuyển hoàn có thể hiệu quả trong một số trường hợp, tuy nhiên chúng cũng có một số hạn chế cần được xem xét. Một trong những nhược điểm lớn của việc chuyển hoàn là đòi hỏi người bán phải tốn nhiều thời gian và công sức thủ công. Để đảm bảo nhận được kiện hàng ngay trong lần giao đầu tiên, chúng ta có thể áp dụng một số biện pháp sau:

1. Lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín: Hợp tác với các hãng vận chuyển lớn và đáng tin cậy như VNPost, Viettel Post, J&T Express, Helen Express giúp đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và chính xác.
2. Tối ưu hóa thông tin đặt hàng: Đảm bảo rằng thông tin của khách hàng, số điện thoại và đơn hàng được nhập liệu tự động một cách chính xác, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn do nhập liệu không chính xác.
3. Sử dụng tính năng danh sách đen: Tích hợp tính năng danh sách đen giúp loại bỏ những khách hàng đã hủy đơn hàng hoặc đã hết hàng trước đó, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình vận chuyển.

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết này của Helen Express đã giúp bạn hiểu hơn về chuyển hoàn là gì? Trong lĩnh vực thương mại điện tử, chuyển hoàn là một vấn đề không thể tránh được, nhưng các shop có thể hạn chế tình trạng này thông qua các biện pháp cụ thể. Cung cấp thông tin sản phẩm chính xác, thực hiện đánh giá chất lượng sản phẩm, cung cấp chính sách hoàn trả linh hoạt, tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chuyển hoàn và xây dựng lòng tin với khách hàng.