C/O Form E là gì? Cách khai Mẫu form và thủ tục 2025 chi tiết

Trong thương mại quốc tế, C/O Form E đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp Việt Nam khai thác ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu sang Trung Quốc theo Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN - Trung Quốc (ACFTA). Với vai trò là giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ này không chỉ giảm chi phí mà còn tạo lợi thế cạnh tranh cho hàng hóa. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết C/O Form E là gì, cách kê khai mẫu C/O Form E, thủ tục xin cấp, và các lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp tuân thủ quy định mới nhất, tối ưu hóa hiệu quả xuất nhập khẩu.

C/O Form E là gì?

C/O Form E (Certificate of Origin Form E) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được cấp theo Hiệp định ACFTA, xác nhận hàng hóa có xuất xứ từ các nước thành viên ASEAN (như Việt Nam) hoặc Trung Quốc. Chứng từ này giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu đặc biệt, thường giảm xuống 0% hoặc mức thấp hơn nhiều so với thuế suất thông thường (MFN).

Theo Bộ Công Thương, kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang Trung Quốc đạt 61,2 tỷ USD trong năm 2024, với các mặt hàng như nông sản, dệt may, và điện tử hưởng lợi lớn từ C/O Form E (moit.gov.vn). Các mặt hàng phổ biến sử dụng C/O này bao gồm dệt may, nông sản, thủy sản, và linh kiện điện tử.

Vai trò của C/O Form E

• Ưu đãi thuế quan: Giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu, giúp tiết kiệm chi phí và tăng sức cạnh tranh.
• Chứng minh xuất xứ: Xác nhận nguồn gốc hàng hóa, đáp ứng yêu cầu hải quan nước nhập khẩu.
• Hỗ trợ giao dịch quốc tế: Tăng độ tin cậy với đối tác và thuận lợi trong thông quan.

Đặc điểm của mẫu C/O Form E

Mẫu C/O Form E có các đặc điểm nhận diện sau:

• Kích thước và chất liệu: Giấy trắng khổ A4, tuân theo tiêu chuẩn ISO.
• Số lượng bản: Gồm 1 bản gốc (Original) và 2 bản sao (Duplicate, Triplicate).
• Ngôn ngữ: Kê khai bằng tiếng Anh, đánh máy hoặc in bằng máy in (không viết tay, trừ ô 13 trong một số trường hợp).
• Số tham chiếu: Mỗi C/O có số tham chiếu duy nhất (13 ký tự) ở góc trên bên phải.
• Trang bổ sung: Nếu nhiều mặt hàng, các trang sau phải có chữ ký, con dấu, và số tham chiếu giống trang đầu.

Bản gốc được nộp cho hải quan nước nhập khẩu, bản Duplicate lưu tại cơ quan cấp, và bản Triplicate do nhà xuất khẩu giữ.

Mẫu tải C/O Form E mới nhất

Mẫu C/O Form E hiện hành được quy định tại Phụ lục II, Thông tư 12/2019/TT-BCT. Doanh nghiệp tải mẫu TẠI ĐÂY hoặc liên hệ cơ quan cấp. Không có thông tin về thay đổi mẫu trong năm 2025, nhưng nên kiểm tra thường xuyên qua kênh chính thức.

Hướng dẫn kê khai mẫu C/O Form E

Kê khai mẫu C/O Form E phải tuân theo quy định tại Phụ lục II, Thông tư 12/2019/TT-BCT, bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung phải khớp với tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục, hóa đơn thương mại, vận đơn, và biên bản kiểm tra xuất xứ (nếu có). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Ô trên cùng bên phải “Reference No.”: Ghi số tham chiếu (do cơ quan cấp ghi), gồm 13 ký tự, chia làm 5 nhóm:
   • Nhóm 1: Tên viết tắt nước xuất khẩu “VN” (2 ký tự).
   • Nhóm 2: Tên viết tắt nước nhập khẩu (2 ký tự):
     • CN: Trung Quốc
     • TH: Thái Lan
     • BN: Brunei
     • LA: Lào
     • KH: Campuchia
     • ID: Indonesia
     • MY: Malaysia
     • MM: Myanmar
     • PH: Philippines
     • SG: Singapore
   • Nhóm 3: Năm cấp C/O (2 ký tự, VD: “19” cho 2019).
   • Nhóm 4: Mã cơ quan cấp C/O (2 ký tự, theo Phụ lục IV, Thông tư 12/2019/TT-BCT, cập nhật tại ecosys.gov.vn).
   • Nhóm 5: Số thứ tự C/O (5 ký tự).
   • Ký hiệu: Dấu “-” giữa nhóm 1 và 2, dấu “/” giữa nhóm 3, 4, 5. Ví dụ: Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu TP.HCM cấp C/O số 00008 năm 2019 cho hàng xuất sang Trung Quốc, ghi “VN-CN 19/02/00008”.
2. Ô số 1: Ghi tên giao dịch, địa chỉ, quốc gia của nhà xuất khẩu (VD: Việt Nam).
3. Ô số 2: Ghi tên, địa chỉ, quốc gia của người nhận hàng (hoặc “TO ORDER” nếu chưa xác định).
4. Ô số 3: Ghi ngày khởi hành, phương tiện vận tải (VD: “By air” hoặc tên tàu và cảng bốc dỡ hàng).
5. Ô số 4: Để trống.
6. Ô số 5: Ghi số thứ tự các mặt hàng.
7. Ô số 6: Ghi ký hiệu, số kiện hàng.
8. Ô số 7: Ghi số kiện, loại kiện, mô tả hàng hóa (bao gồm số lượng, mã HS cấp độ 6 số).
9. Ô số 8: Ghi tiêu chí xuất xứ:
   • Hàng hóa có xuất xứ thuần túy hoặc sản xuất toàn bộ (khoản 1, Điều 5, Thông tư 12/2019/TT-BCT): “WO”.
   • Hàng hóa sản xuất từ nguyên liệu có xuất xứ từ một hoặc nhiều nước thành viên (khoản 2, Điều 5): “PE”.
   • Hàng hóa sản xuất từ nguyên liệu không có xuất xứ (khoản 1, Điều 7):
     • Hàm lượng giá trị khu vực: Ghi “RVC” và tỷ lệ (VD: “RVC 50%”).
     • Chuyển đổi mã HS cấp 4 số: “CTH”.
   • Hàng hóa đáp ứng Quy tắc cụ thể mặt hàng (Phụ lục I): “PSR”.
10. Ô số 9: Ghi trọng lượng cả bao bì, trọng lượng tịnh, hoặc đơn vị đo lường khác, và giá trị FOB (chỉ ghi nếu áp dụng RVC).
11. Ô số 10: Ghi số và ngày hóa đơn thương mại cho lô hàng nhập khẩu.
12. Ô số 11:
    • Dòng 1: Ghi tên nước xuất xứ (nơi diễn ra công đoạn sản xuất cuối cùng).
    • Dòng 2: Ghi tên nước nhập khẩu.
    • Dòng 3: Ghi địa điểm, ngày đề nghị cấp, họ tên, chữ ký người đề nghị.
13. Ô số 12: Cơ quan cấp ghi địa điểm, ngày cấp, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền, và con dấu.
14. Ô số 13:
    • Đánh dấu “√” (điện tử, đánh máy, hoặc đóng dấu):
      • “Issued Retroactively” nếu cấp sau (đóng dấu “ISSUED RETROACTIVELY” nếu không đánh dấu điện tử).
      • “Exhibition” nếu hàng tham gia triển lãm và bán (ghi tên, địa chỉ triển lãm ở ô 2).
      • “Movement Certificate” cho C/O giáp lưng (ghi tên cơ quan cấp C/O gốc, ngày cấp, số tham chiếu ở ô 7; giá trị ô 9 là giá hóa đơn từ nước trung gian, chỉ ghi nếu dùng RVC).
      • “Third Party Invoicing” nếu hóa đơn do bên thứ ba phát hành (ghi tên, nước công ty ở ô 7; số hóa đơn ở ô 10).

Lưu ý: Đối chiếu kỹ thông tin hóa đơn, vận đơn, và mã HS trước khi nộp để tránh từ chối.

Quy trình xin cấp C/O Form E chi tiết mới nhất 2025

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để xin cấp C/O Form E, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau:

• Đơn đề nghị cấp C/O: Khai hoàn chỉnh, hợp lệ (mẫu trên hệ thống e-CO).
• Mẫu C/O Form E: Khai đầy đủ, gồm 1 bản gốc và 3 bản sao.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu: Bản sao đã hoàn thành thủ tục hải quan, có chữ ký người có thẩm quyền và dấu “sao y bản chính”.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và danh mục đóng gói (Packing List): 1 bản sao.
• Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản sao có dấu đỏ của doanh nghiệp và dấu “sao y bản chính”.
• Bảng giải trình quy trình sản xuất: Yêu cầu đối với doanh nghiệp lần đầu xin C/O hoặc mặt hàng mới, nêu rõ các bước sản xuất ra sản phẩm cuối cùng.
• Chứng từ bổ sung (nếu được yêu cầu): Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn VAT mua bán nguyên liệu trong nước, mẫu nguyên liệu/sản phẩm xuất khẩu, hoặc các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp tham gia hệ thống e-CO (ecosys.gov.vn), các chứng từ được ký điện tử và truyền tự động tới tổ chức cấp C/O. Hồ sơ giấy đầy đủ vẫn phải nộp để kiểm tra tính hợp lệ.

Các bước xin cấp

1. Đăng ký tài khoản: Doanh nghiệp lần đầu sử dụng hệ thống e-CO cần đăng ký tài khoản mới tại ecosys.gov.vn.
2. Khai báo hồ sơ: Truy cập hệ thống e-CO, hoàn thiện thông tin hồ sơ theo hướng dẫn, tải lên các chứng từ cần thiết (tờ khai hải quan, vận đơn, hóa đơn thương mại, bảng kê hàm lượng, v.v.).
3. Ký điện tử và gửi hồ sơ: Ký điện tử hồ sơ trên e-CO và gửi online tới tổ chức cấp C/O.
4. Nộp hồ sơ giấy: In đơn xin C/O đã được cấp số từ hệ thống, nộp cùng bộ hồ sơ giấy tại cơ quan cấp hoặc gửi qua bưu điện.
5. Chờ phê duyệt: Tổ chức cấp C/O kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ online và hồ sơ giấy.
6. Nhận C/O: Sau khi duyệt, nhận bản gốc và bản sao C/O qua e-CO, trực tiếp tại cơ quan cấp, hoặc qua bưu điện.

Phương thức nộp hồ sơ:

• Online: Nộp qua hệ thống e-CO tại ecosys.gov.vn để theo dõi quy trình xử lý.
• Offline: Nộp trực tiếp tại cơ quan cấp C/O hoặc Ban Quản lý Khu Công nghiệp/Khu Chế xuất (KCX-KCN) được ủy quyền, hoặc kết hợp online và offline tùy trường hợp.

Cơ quan cấp C/O Form E

• Các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương.
• Các Ban Quản lý Khu Công nghiệp và Khu Chế xuất được Bộ Công Thương ủy quyền.

Thời gian xử lý

• Nhận hồ sơ: Sáng 7h30–11h00, chiều 13h30–16h00.
• Trả kết quả: Sáng 8h00–11h30, chiều 14h00–16h30.

Lệ phí

Khoảng 60.000 VNĐ/bộ.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh sai sót, sử dụng hệ thống e-CO để giảm thời gian xử lý và theo dõi tiến độ.

Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp C/O mẫu E của Việt Nam

(Ban hành kèm Thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/7/2019 của Bộ Công Thương)

Quy tắc xuất xứ trong ACFTA

Hàng hóa cần đáp ứng một trong các tiêu chí sau để được cấp C/O Form E:

• Xuất xứ thuần túy (WO): Sản xuất hoàn toàn tại Việt Nam hoặc Trung Quốc (VD: nông sản, khoáng sản khai thác tự nhiên).
• Hàm lượng giá trị khu vực (RVC): Tối thiểu 40% giá trị FOB từ ASEAN hoặc Trung Quốc.
• Chuyển đổi mã HS (CTC): Nguyên liệu không xuất xứ thay đổi mã HS ở cấp độ 4 số.
• Quy tắc cụ thể mặt hàng: Áp dụng công đoạn gia công hoặc tiêu chí riêng theo Phụ lục II, Thông tư 12/2019/TT-BCT.
• Cộng gộp: Nguyên liệu từ ASEAN hoặc Trung Quốc được tính vào xuất xứ.

Lưu ý: Doanh nghiệp lưu trữ chứng từ chứng minh xuất xứ (hóa đơn nguyên liệu, hợp đồng, bảng kê sản xuất) tối thiểu 3 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan. Sử dụng phần mềm quản lý để lưu trữ chứng từ điện tử, giúp dễ dàng truy xuất khi hải quan yêu cầu.

Những lỗi thường gặp khi kê khai C/O Form E

• Số liệu không khớp với hóa đơn, vận đơn, hoặc tờ khai hải quan (VD: số hóa đơn, giá trị FOB).
• Thiếu dấu “√” ở ô 13 (VD: “Third Country Invoicing” hoặc “Issued Retroactively”).
• C/O ủy quyền (VD: công ty dịch vụ đứng tên thay nhà sản xuất Trung Quốc) bị hải quan Việt Nam từ chối.
• Mô tả hàng hóa thiếu chi tiết hoặc sai mã HS.
• Tẩy xóa, viết tay sai quy định.

Biện pháp khắc phục

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp, sử dụng checklist.
• Tham gia khóa đào tạo về C/O để nắm quy định.
• Tham vấn cơ quan cấp hoặc chuyên gia khi gặp trường hợp phức tạp.
• Sử dụng e-CO để kiểm tra lỗi tự động.

Nếu C/O bị từ chối, yêu cầu cơ quan hải quan ghi lý do tại ô 4 để làm cơ sở xin cấp lại hoặc giải trình.

Các trường hợp đặc biệt

C/O Form E ủy quyền

• Ở Trung Quốc, một số nhà sản xuất không có chức năng xuất khẩu, ủy quyền cho công ty dịch vụ đứng tên trên ô 1. Tuy nhiên, hải quan Việt Nam thường coi C/O này không hợp lệ (theo Công văn 5467/TCHQ-GSQL).
• Giải pháp: Yêu cầu nhà sản xuất cung cấp C/O do chính họ xin hoặc kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhập.

C/O Form E bên thứ ba (Third Party Invoicing)

• Hóa đơn do công ty ở nước thứ ba (trong hoặc ngoài ACFTA) phát hành được chấp nhận nếu đánh dấu “Third Country Invoicing” ở ô 13 và ghi thông tin công ty ở ô 7.
• Nhà xuất khẩu và nhập khẩu phải thuộc nước thành viên ACFTA.

C/O cấp sau (Issued Retroactively)

• C/O có thể cấp sau 3 ngày kể từ ngày xuất khẩu, đánh dấu “Issued Retroactively” ở ô 13.
• Nộp trong vòng 30 ngày để hoàn thuế nếu đã nộp thuế MFN.

Doanh nghiệp cần chú ý lưu bản sao C/O gốc để làm thủ tục cấp lại hoặc giải trình khi cần.

C/O Form E là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp Việt Nam giảm thuế nhập khẩu và nâng cao vị thế trên thị trường Trung Quốc trong khuôn khổ ACFTA. Để tận dụng tối đa lợi ích, doanh nghiệp cần thành thạo cách kê khai mẫu C/O Form E, chuẩn bị hồ sơ chính xác, tuân thủ quy tắc xuất xứ cùng với lưu trữ chứng từ cẩn thận sẽ giúp tránh rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể tự tin mở rộng giao thương với thị trường tiềm năng này.

Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM

• Website: https://helenexpress.com/

• Hotline: 0938 320 357

• Email: info@helenexpress.com