Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì? Mẫu giấy và Thủ tục 2025

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra thị trường quốc tế đang ngày càng phổ biến. Để đảm bảo sản phẩm của bạn được lưu hành hợp pháp tại các quốc gia nhập khẩu, giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là một tài liệu không thể thiếu. Vậy giấy chứng nhận lưu hành tự do là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về khái niệm, vai trò, mẫu giấy chứng nhận lưu hành tự do, thủ tục xin cấp CFS theo quy định mới nhất năm 2025, và những lưu ý quan trọng khi thực hiện tại Việt Nam. Hãy cùng tìm hiểu để tối ưu hóa quy trình xuất khẩu của doanh nghiệp bạn!

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì?

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), tên tiếng Anh là Certificate of Free Sale, là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho doanh nghiệp xuất khẩu. Tài liệu này chứng minh rằng sản phẩm hoặc hàng hóa được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại thị trường nước xuất khẩu, chẳng hạn như Việt Nam. Nói cách khác, CFS là “giấy thông hành” giúp bạn khẳng định chất lượng và tính hợp pháp của sản phẩm khi xuất khẩu sang các thị trường như EU, Nhật Bản, hoặc Trung Quốc.

Ví dụ thực tế: Nếu bạn muốn xuất khẩu thực phẩm chức năng sang Hàn Quốc, đối tác hoặc cơ quan hải quan Hàn Quốc có thể yêu cầu bạn cung cấp CFS do Bộ Y tế Việt Nam cấp để chứng minh sản phẩm đã được phép lưu hành tại Việt Nam.

Đặc điểm chính:

• Cơ quan cấp: Tùy thuộc vào loại hàng hóa, CFS có thể do Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, hoặc các cơ quan liên quan cấp.

• Hiệu lực: CFS thường có hiệu lực trong 2 năm kể từ ngày cấp, theo quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP.

• Tên gọi khác: Tùy sản phẩm, CFS còn được gọi là CPP (Certificate of Pharmaceutical Product) hoặc FSC (Free Sale Certificate).

CFS là “giấy thông hành” giúp bạn khẳng định chất lượng và tính hợp pháp của sản phẩm khi xuất khẩu

Vai trò của giấy chứng nhận lưu hành tự do

CFS không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp xuất khẩu. Dưới đây là những vai trò quan trọng mà bạn cần biết:

1. Đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu:

   • Nhiều quốc gia, như EU, Hàn Quốc, hoặc Nhật Bản, yêu cầu CFS để xác minh sản phẩm của bạn đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và được phép lưu hành tại nước xuất khẩu. Điều này giúp giảm rủi ro khi thông quan tại hải quan.

2. Tăng độ tin cậy và uy tín:

   • Sở hữu CFS cho thấy sản phẩm của bạn đã vượt qua các kiểm tra chất lượng tại Việt Nam, từ đó tăng niềm tin của đối tác và khách hàng quốc tế. Ví dụ, CFS cho thủy sản giúp chứng minh tuân thủ quy định chống khai thác bất hợp pháp (IUU).

3. Hỗ trợ thủ tục thông quan:

   • CFS là một trong những chứng từ quan trọng trong hồ sơ hải quan, giúp bạn tránh tình trạng hàng hóa bị lưu kho, tiết kiệm thời gian và chi phí.

4. Cơ sở để xin cấp các giấy phép khác:

   • Đối với một số sản phẩm nhập khẩu như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, hoặc phụ gia thực phẩm, CFS là tài liệu bắt buộc để xin giấy phép công bố sản phẩm tại Việt Nam.

5. Tăng lợi thế cạnh tranh:

   • Sản phẩm có CFS thường được đánh giá cao hơn trên thị trường quốc tế, giúp bạn nổi bật so với các đối thủ không có chứng nhận tương tự.

Các loại giấy chứng nhận lưu hành tự do

CFS được phân loại dựa trên tính chất và mục đích sử dụng, giúp bạn dễ dàng xác định loại phù hợp với nhu cầu xuất khẩu:

1. CFS mang tính đặc thù:

   • Áp dụng cho các sản phẩm thuộc lĩnh vực cụ thể, như thực phẩm chức năng, dược phẩm, hoặc thiết bị y tế. Ví dụ, CFS cho thuốc do Bộ Y tế cấp, thường kèm theo thông tin chi tiết về thành phần và tiêu chuẩn sản xuất.

2. CFS thông thường:

   • Áp dụng cho các sản phẩm công nghiệp tiêu dùng, nông sản, hoặc thủy sản. Loại này có nội dung tổng quát, chứng nhận sản phẩm được lưu hành tự do tại Việt Nam mà không cần thông tin chuyên sâu.

Lưu ý: Một số nước nhập khẩu, như EU, có thể yêu cầu CFS theo mẫu riêng. Trong trường hợp này, cơ quan cấp CFS tại Việt Nam sẽ điều chỉnh nội dung theo mẫu được yêu cầu.

Một số nước như EU yêu cầu mẫu CFS riêng

Danh mục hàng hóa cần giấy chứng nhận lưu hành tự do

Không phải mọi sản phẩm đều cần CFS, nhưng một số nhóm hàng hóa bắt buộc phải có CFS theo yêu cầu của nước nhập khẩu hoặc quy định pháp luật Việt Nam. Dưới đây là danh mục chính bạn nên lưu ý:

1. Thực phẩm và sản phẩm liên quan:

   • Thực phẩm chức năng, thực phẩm bổ sung, phụ gia thực phẩm, nước uống đóng chai.

   • Ví dụ: CFS do Bộ Y tế cấp cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe xuất khẩu sang Hàn Quốc.

2. Dược phẩm và thiết bị y tế:

   • Thuốc, vaccine, thiết bị y tế (như máy đo huyết áp, khẩu trang y tế).

   • Ví dụ: CFS cho thiết bị y tế cần ghi rõ mối quan hệ giữa nhà sản xuất và chủ sở hữu.

3. Nông sản, thủy sản, lâm sản:

   • Thủy sản (tôm, cá), nông sản (gạo, cà phê), gỗ và sản phẩm từ gỗ.

   • Ví dụ: CFS cho thủy sản do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cấp, kèm chứng nhận IUU.

4. Hóa chất và sản phẩm công nghiệp:

   • Hóa chất gia dụng, chế phẩm diệt côn trùng, máy móc có yêu cầu an toàn lao động.

   • Ví dụ: CFS cho hóa chất do Bộ Công Thương cấp.

5. Sản phẩm khác:

   • Mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, hoặc sản phẩm thuộc danh mục bắt buộc theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Cập nhật 2025: Từ ngày 01/01/2025, các sản phẩm như thực phẩm chức năng và thiết bị y tế sẽ yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt hơn về tiêu chuẩn công bố, theo Thông tư 52/2015/TT-BYT và Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Bạn nên kiểm tra mã HS (Harmonized System) của hàng hóa trên Cổng thông tin Bộ Công Thương để xác định yêu cầu cụ thể.

Mẫu giấy chứng nhận lưu hành tự do mới nhất 2025

Mẫu giấy chứng nhận lưu hành tự do được quy định bởi các cơ quan cấp phép, như Bộ Y tế, Bộ Công Thương, hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, và phải chứa các thông tin cơ bản để đảm bảo tính minh bạch. Dưới đây là cấu trúc phổ biến của mẫu CFS:

• Tiêu đề: “GIẤY CHỨNG NHẬN LƯU HÀNH TỰ DO” (Certificate of Free Sale).

• Số chứng nhận: Ví dụ: CFS2025-001, dùng để tra cứu.

• Cơ quan cấp: Ví dụ: Bộ Y tế, Cục An toàn thực phẩm.

• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.

• Mô tả sản phẩm: Tên sản phẩm, mã HS, loại hoặc nhóm sản phẩm, thành phần (nếu có).

• Nước nhập khẩu: Ví dụ: Hàn Quốc, EU.

• Tuyên bố lưu hành: Xác nhận sản phẩm được sản xuất và lưu hành tự do tại Việt Nam, kèm câu “Freely sold in domestic and overseas markets”.

• Thời hạn hiệu lực: Ví dụ: Đến 31/12/2027 (hiệu lực 2 năm).

• Chữ ký và con dấu: Do đại diện cơ quan cấp phép ký và đóng dấu.

Ví dụ mẫu giấy chứng nhận lưu hành tự do cho trang thiết bị y tế:

Lưu ý: Một số nước, như EU, yêu cầu CFS phải có thông tin về nhà sản xuất và chủ sở hữu sản phẩm, đặc biệt với thiết bị y tế. Bạn nên tải mẫu CFS chính thức từ website của Bộ Y tế (https://vfa.gov.vn) hoặc Bộ Công Thương (https://moit.gov.vn) để đảm bảo đúng chuẩn.

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do năm 2025

Để xin cấp CFS, bạn cần thực hiện quy trình rõ ràng và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước chi tiết theo quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP và Thông tư 12/2018/TT-BCT:

Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân (nếu xin CFS lần đầu)

Nếu đây là lần đầu tiên xin CFS, bạn cần đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan cấp phép. Hồ sơ bao gồm:

• Đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp CFS và con dấu của doanh nghiệp (theo mẫu quy định).

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).

• Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (bản sao công chứng).

• Danh mục cơ sở sản xuất của doanh nghiệp, nếu có (theo mẫu).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp CFS

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

1. Đơn đề nghị cấp CFS (theo mẫu), nêu rõ:

   • Tên hàng hóa, mã HS.

   • Số chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm hoặc số đăng ký.

   • Thành phần hàm lượng (nếu có).

   • Nước nhập khẩu.

   • Đơn được viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh.

2. Bản sao công chứng của bản tiêu chuẩn công bố áp dụng cho sản phẩm, kèm cách thể hiện (trên nhãn, bao bì, hoặc tài liệu kèm theo).

3. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (đối với thực phẩm, nếu có).

4. Giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm (đối với thực phẩm chức năng).

5. Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm trong 12 tháng (do phòng kiểm nghiệm được công nhận ISO 17025 cấp).

6. Các giấy tờ bổ sung theo yêu cầu của cơ quan cấp, như hợp đồng xuất khẩu hoặc giấy chứng nhận ISO.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Nơi nộp:

  • Trực tiếp tại cơ quan cấp phép, như Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu (Bộ Công Thương).

  • Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng của cơ quan liên quan.

• Phí xử lý: Dao động từ 500.000 đến 2.000.000 VND, tùy mặt hàng và quy định.

Bước 4: Xem xét và cấp CFS

• Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ trong 1-3 ngày làm việc.

• Nếu hồ sơ thiếu, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung trong 3-5 ngày.

• Thời gian xử lý: 5-10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Với sản phẩm phức tạp (như dược phẩm), thời gian có thể lên đến 15 ngày.

• Nếu đạt yêu cầu, bạn sẽ nhận CFS dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử.

Bước 5: Nhận kết quả

• Bạn có thể nhận CFS trực tiếp hoặc tải từ cổng dịch vụ công.

• Kiểm tra kỹ thông tin trên CFS, đặc biệt là tên sản phẩm, nước nhập khẩu, và thời hạn hiệu lực.

Cập nhật 2025: Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia được khuyến khích, giúp bạn theo dõi tiến độ dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

Cách tra cứu giấy chứng nhận lưu hành tự do

Để kiểm tra trạng thái hoặc thông tin CFS, bạn có thể thực hiện các cách sau:

1. Tra cứu trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia:

   • Truy cập https://dichvucong.gov.vn

   • Vào mục Tra cứu, chọn Tra cứu giấy chứng nhận lưu hành tự do.

   • Nhập số chứng nhận CFS hoặc mã số thuế doanh nghiệp.

   • Kết quả hiển thị thông tin như số chứng nhận, tên sản phẩm, ngày cấp, và thời hạn.

2. Tra cứu trên website cơ quan cấp:

   • Truy cập website của Bộ Y tế (https://vfa.gov.vn), Bộ Công Thương (https://moit.gov.vn), hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (https://mard.gov.vn).

   • Tìm mục Tra cứu CFS, nhập số chứng nhận hoặc mã HS.

   • Kết quả tương tự như trên Cổng Dịch vụ công.

Lời khuyên: Nếu gặp khó khăn, bạn nên liên hệ hotline của cơ quan cấp (ví dụ: Cục An toàn thực phẩm - 024 3846 4489) để được hỗ trợ nhanh chóng.

Những lưu ý quan trọng khi xin cấp CFS

Để đảm bảo quá trình xin cấp CFS diễn ra thuận lợi, bạn cần lưu ý:

1. Xác định đúng cơ quan cấp:

   • Kiểm tra mặt hàng thuộc thẩm quyền của Bộ nào (Y tế, Công Thương, Nông nghiệp) dựa trên mã HS hoặc danh mục tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Sai cơ quan có thể làm mất thời gian.

2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ:

   • Đảm bảo mọi giấy tờ (tiêu chuẩn công bố, phiếu kiểm nghiệm) được công chứng và còn hiệu lực. Thiếu giấy tờ có thể dẫn đến từ chối hồ sơ.

3. Cập nhật quy định 2025:

   • Các sản phẩm như thực phẩm chức năng hoặc thiết bị y tế sẽ có yêu cầu kiểm tra tiêu chuẩn chặt chẽ hơn từ 01/01/2025. Theo dõi văn bản pháp luật mới nhất trên cổng thông tin của Bộ Y tế hoặc Công Thương.

4. Kiểm tra yêu cầu của nước nhập khẩu:

   • Một số quốc gia yêu cầu CFS theo mẫu riêng hoặc cần hợp pháp hóa lãnh sự. Ví dụ, CFS cho thiết bị y tế xuất sang EU phải ghi rõ mối quan hệ giữa nhà sản xuất và chủ sở hữu.

5. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ:

   • Nếu chưa quen quy trình, bạn có thể thuê các đơn vị logistics hoặc pháp lý uy tín để hoàn thiện hồ sơ và nộp thay, tiết kiệm thời gian.

6. Lưu trữ CFS cẩn thận:

   • CFS nhập khẩu phải được lưu trữ tối thiểu 3 năm kể từ ngày nhập khẩu, theo quy định tại Quyết định 10/2010/QĐ-TTg.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là tài liệu thiết yếu giúp bạn xuất khẩu sản phẩm hợp pháp và xây dựng uy tín với đối tác quốc tế. Nắm rõ mẫu giấy chứng nhận lưu hành tự do, thủ tục xin cấp theo quy định 2025, và các lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo quá trình thông quan nhanh chóng. Hãy chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và liên hệ cơ quan cấp phép ngay để tối ưu hóa quy trình xuất khẩu của bạn. Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM

• Website: https://helenexpress.com/

• Hotline: 0938 320 357

• Email: info@helenexpress.com