Giấy kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate, viết tắt P/C) là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa thực vật không mang sâu bệnh hoặc mầm bệnh gây hại, đáp ứng yêu cầu an toàn của quốc gia nhập khẩu. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết giấy kiểm dịch thực vật là gì, nội dung, mặt hàng cần kiểm dịch, quy trình xin cấp P/C cho hàng xuất nhập khẩu, mẫu giấy, và các lưu ý theo quy định năm 2025, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hiệu quả và tránh rủi ro.
Giấy kiểm dịch thực vật là gì?
Giấy kiểm dịch thực vật (P/C) là chứng từ do cơ quan kiểm dịch thực vật của nước xuất khẩu cấp, xác nhận lô hàng thực vật hoặc sản phẩm thực vật không chứa sâu bệnh, côn trùng, hoặc mầm bệnh gây hại, đáp ứng tiêu chuẩn nhập khẩu của nước nhập khẩu. P/C nhằm ngăn chặn lây lan dịch bệnh giữa các quốc gia, đảm bảo an toàn cho nông nghiệp, môi trường, và sức khỏe con người.
Theo Tổ chức Nông Lương Liên Hợp Quốc (FAO), khoảng 80% giao dịch xuất khẩu nông sản toàn cầu yêu cầu P/C để thông quan. Tại Việt Nam, giấy kiểm dịch thực vật P/C được cấp theo Luật Bảo vệ và Kiểm dịch thực vật số 41/2013/QH13 và các thông tư liên quan (e.g., Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT, sửa đổi bởi Thông tư 15/2021/TT-BNNPTNT). P/C là bắt buộc cho hàng xuất khẩu như nông sản, gỗ, hoặc hàng nhập khẩu thực vật để tránh mầm bệnh xâm nhập.
Ví dụ: Một công ty Việt Nam xuất khẩu gạo sang EU cần xin P/C từ Chi cục Kiểm dịch thực vật để chứng minh gạo không chứa sâu bệnh, đáp ứng quy định nhập khẩu của EU.
Nội dung của giấy kiểm dịch thực vật
Một P/C đạt chuẩn phải bao gồm đầy đủ thông tin theo mẫu quốc tế của Công ước Bảo vệ Thực vật Quốc tế (IPPC), giúp cơ quan hải quan và kiểm dịch nước nhập khẩu dễ dàng xác minh. Nội dung chính bao gồm:
-
Tiêu đề: “Phytosanitary Certificate” kèm mã số giấy duy nhất để tra cứu.
-
Thông tin xuất nhập khẩu:
-
Tên và địa chỉ chi tiết của người xuất khẩu.
-
Tên và địa chỉ của người nhập khẩu hoặc đại lý nhận hàng.
-
-
Thông tin lô hàng:
-
Số lượng và loại bao bì (ví dụ: 500 bao, 50 thùng gỗ).
-
Tên sản phẩm và khối lượng (ví dụ: 20 tấn xoài tươi).
-
Tên khoa học của thực vật (ví dụ: Mangifera indica cho xoài).
-
Nơi sản xuất (ví dụ: Tiền Giang, Việt Nam).
-
Mã lô hàng hoặc ký hiệu nhận diện (nếu áp dụng).
-
-
Thông tin vận chuyển:
-
Loại phương tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải).
-
Cửa khẩu nhập khẩu (ví dụ: Cảng Los Angeles, Mỹ).
-
-
Kết quả kiểm tra:
-
Xác nhận lô hàng không chứa các đối tượng kiểm dịch (ví dụ: không có Phyllosticta citricarpa).
-
Liệt kê cụ thể các sâu bệnh hoặc dịch hại đã kiểm tra và không phát hiện.
-
-
Biện pháp xử lý (nếu có): Mô tả chi tiết như hun trùng bằng Methyl Bromide hoặc xử lý nhiệt.
-
Thông tin cơ quan cấp:
-
Tên cơ quan kiểm dịch (ví dụ: Chi cục Kiểm dịch thực vật Vùng 5, Hà Nội).
-
Chữ ký và con dấu của cán bộ có thẩm quyền.
-
Ngày cấp giấy.
-
Để phù hợp với giao dịch quốc tế, P/C thường được lập bằng tiếng Anh hoặc song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh), đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu cho các bên liên quan.
Những loại hàng hóa cần giấy kiểm dịch thực vật
Không phải mọi mặt hàng đều cần P/C, nhưng các sản phẩm có nguồn gốc thực vật hoặc tiềm ẩn nguy cơ mang sâu bệnh bắt buộc phải kiểm dịch, theo Thông tư 30/2014/TT-BNNPTNT và Thông tư 11/2021/TT-BNNPTNT. Dưới đây là các nhóm hàng hóa chính:
-
Sản phẩm gốc thực vật:
-
Nông sản như gạo, ngô, lúa mì, đậu tương.
-
Rau củ quả tươi như thanh long, vải, chôm chôm.
-
Hoa tươi, cây cảnh, cây giống hoặc cây trồng trong chậu.
-
Gỗ nguyên liệu, ván ép (trừ gỗ đã qua xử lý công nghiệp).
-
-
Sản phẩm khô từ thực vật:
-
Hạt các loại như cà phê, tiêu, hạt điều, hướng dương.
-
Thảo mộc khô như trà, lá thuốc, gia vị.
-
Hoa khô hoặc vật liệu trang trí từ thực vật.
-
-
Thức ăn chăn nuôi: Nguyên liệu thực vật như cám gạo, bã mía, khô dầu.
-
Vật liệu khác:
-
Bao bì từ thực vật như bao đay, sọt tre, pallet gỗ chưa xử lý.
-
Đất hoặc giá thể đi kèm cây trồng có nguy cơ mang sâu bệnh.
-
Để xác định mặt hàng có cần P/C hay không, doanh nghiệp có thể tra cứu theo hai cách:
-
Cách 1: Xem 7 danh mục thực vật bắt buộc kiểm dịch tại Phụ lục I, Thông tư 30/2014/TT-BNNPTNT.
-
Cách 2: Tra mã HS của hàng hóa tại Mục 9, Thông tư 11/2021/TT-BNNPTNT, để biết yêu cầu kiểm dịch cụ thể.
Doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp với Chi cục Kiểm dịch thực vật hoặc truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn/) để đảm bảo thông tin chính xác, tránh sai sót trong quá trình thông quan.
Kiểm tra loại hàng hóa cần giấy kiểm dịch thực vật
Quy trình xin cấp giấy kiểm dịch thực vật
Quy trình xin P/C được quy định chi tiết tại Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT (sửa đổi bởi Thông tư 15/2021/TT-BNNPTNT), với các bước khác nhau cho hàng xuất khẩu/tái xuất và hàng nhập khẩu/quá cảnh. Dưới đây là hướng dẫn từng bước, giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả.
Quy trình cho hàng xuất khẩu và tái xuất
-
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ:
-
Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu tại Phụ lục IV, Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT.
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) nêu rõ thông tin hàng hóa.
-
Phiếu đóng gói (Packing List) chi tiết số lượng và loại bao bì.
-
Vận đơn (Bill of Lading) nếu đã có.
-
P/C của nước xuất khẩu (đối với hàng tái xuất, nộp bản sao hoặc bản điện tử, nhưng bản chính phải nộp trước khi cấp P/C Việt Nam).
-
Giấy phép nhập khẩu của nước nhập khẩu (nếu được yêu cầu).
-
-
Nộp hồ sơ đăng ký:
-
Đăng ký trực tuyến qua Cổng Thông Tin Một Cửa Quốc Gia (https://vnsw.gov.vn/).
-
In giấy đăng ký và nộp trực tiếp tại Chi cục Kiểm dịch thực vật gần nhất (ví dụ: Vùng 2 tại TP.HCM cho hàng xuất qua cảng Cát Lái).
-
-
Kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ:
-
Cơ quan kiểm dịch xem xét hồ sơ ngay trong ngày nhận, đảm bảo đầy đủ và đúng quy định.
-
-
Kiểm tra lô hàng thực tế:
-
Kiểm tra tổng quan: Kiểm tra bao bì, phương tiện vận chuyển, và thu thập côn trùng bám ngoài để phát hiện nguy cơ sâu bệnh.
-
Kiểm tra chi tiết: Lấy mẫu theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 01-141:2013/BNNPTNT, phân tích trong phòng thí nghiệm để xác định sự hiện diện của sâu bệnh hoặc mầm bệnh.
-
Địa điểm kiểm tra có thể tại nhà máy, kho nội địa, hoặc cảng xuất, tùy quyết định của cơ quan kiểm dịch.
-
Nếu phát hiện sâu bệnh, cơ quan sẽ yêu cầu xử lý như hun trùng, tái chế, hoặc tiêu hủy lô hàng.
-
-
Soạn thảo P/C:
-
Doanh nghiệp nhập thông tin P/C trên hệ thống PQS, bao gồm bản nháp chứng thư và vận đơn (nếu có).
-
-
Nộp hồ sơ hoàn chỉnh:
-
Mang bản nháp P/C, vận đơn, và các chứng từ liên quan đến phòng tiếp nhận của Chi cục Kiểm dịch thực vật.
-
-
Nhận P/C chính thức:
-
Nếu hồ sơ và mẫu đạt yêu cầu, P/C được cấp trong vòng 24 giờ. Trong trường hợp cần thêm thời gian (ví dụ: phân tích mẫu phức tạp), cơ quan sẽ thông báo lý do bằng văn bản.
-
Phí kiểm dịch dao động từ 800.000 đến 2.000.000 VND/lô cho các lô hàng thương mại thông thường (như nông sản, gỗ), theo Thông tư 33/2021/TT-BTC. Phí có thể thấp hơn (dưới 300.000 VND) hoặc miễn phí cho lô nhỏ dùng nghiên cứu (ví dụ: hạt giống <1 kg).
-
Quy trình cho hàng nhập khẩu và quá cảnh
-
Chuẩn bị hồ sơ cần thiết:
-
Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật (mẫu Phụ lục IV).
-
P/C gốc từ nước xuất khẩu, xác nhận hàng hóa không chứa sâu bệnh.
-
Vận đơn (Bill of Lading) và tờ khai hải quan.
-
Giấy phép nhập khẩu (nếu nước xuất khẩu yêu cầu).
-
Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
-
-
Nộp hồ sơ đăng ký:
-
Đăng ký trên hệ thống PQS và Cổng một cửa quốc gia, điền mã hồ sơ vào tờ khai hải quan.
-
Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Kiểm dịch thực vật tại cửa khẩu nhập (ví dụ: Vùng 1 tại Hải Phòng).
-
-
Kiểm tra hồ sơ:
-
Cơ quan đối chiếu P/C gốc từ nước xuất khẩu với các chứng từ khác để đảm bảo tính hợp lệ.
-
-
Kiểm tra lô hàng:
-
Lấy mẫu tại cảng nhập hoặc kho bảo quản, phân tích theo Quy chuẩn QCVN 01-141:2013/BNNPTNT.
-
Nếu phát hiện sâu bệnh, lô hàng có thể bị trả lại, tiêu hủy, hoặc xử lý theo quy định.
-
-
Nhận P/C nhập khẩu/quá cảnh:
-
Nếu đạt yêu cầu, P/C được cấp trong 24 giờ, cho phép hàng thông quan hoặc vận chuyển nội địa.
-
Hàng nhập khẩu như cây giống có thể yêu cầu theo dõi kiểm dịch sau nhập (ví dụ: 6–12 tháng).
-
Lưu ý: Doanh nghiệp cần hỏi trước về phương thức lấy mẫu (tại Chi cục, nhà máy, hay cảng) để chuẩn bị phù hợp, tránh chậm trễ.
Mẫu giấy kiểm dịch thực vật mới nhất
Dưới đây là mẫu P/C chuẩn, tuân thủ quy định IPPC và Việt Nam, thường dùng cho xuất nhập khẩu:
Mẫu này được nhập vào hệ thống PQS hoặc in bản cứng, kèm chữ ký và con dấu của Chi cục Kiểm dịch thực vật, đảm bảo giá trị pháp lý quốc tế.
Lưu ý khi xin giấy kiểm dịch thực vật
Để quá trình xin P/C diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
-
Địa chỉ các Chi cục Kiểm dịch thực vật:
-
Việt Nam hiện có 9 Chi cục Kiểm dịch thực vật trực thuộc Cục Bảo vệ thực vật, thuận tiện cho doanh nghiệp liên hệ:
-
Vùng 1: Số 2 Trần Quang Khải, Hải Phòng.
-
Vùng 2: 28 Mạc Đĩnh Chi, Quận 1, TP.HCM.
-
Vùng 3: 146 Hoàng Diệu, Đà Nẵng.
-
Vùng 4: 66 Lê Hồng Phong, Quy Nhơn, Bình Định.
-
Vùng 5: 149 Hồ Đắc Di, Đống Đa, Hà Nội.
-
Vùng 6: 28 Trần Phú, Vinh, Nghệ An.
-
Vùng 7: 98B Ngô Quyền, Lạng Sơn.
-
Vùng 8: 007 Nguyễn Huệ, Lào Cai.
-
Vùng 9: 386B Cách Mạng Tháng 8, Cần Thơ.
-
-
-
Thời gian theo dõi kiểm dịch sau nhập khẩu:
-
Chồi, hom, cành ghép: 1–2 năm.
-
Cây trồng: 6–12 tháng.
-
Củ giống: 1 chu kỳ sinh trưởng.
-
Sinh vật có ích: Ít nhất 1 thế hệ.
-
-
Chi phí kiểm dịch:
-
Phí dao động từ 800.000 đến 2.000.000 VND/lô cho các lô hàng thương mại thông thường (như nông sản, gỗ), theo Thông tư 33/2021/TT-BTC. Phí có thể thấp hơn (dưới 300.000 VND) hoặc miễn phí cho lô nhỏ dùng nghiên cứu (ví dụ: hạt giống <1 kg). Doanh nghiệp nên kiểm tra phí cập nhật tại Chi cục hoặc Cổng một cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn/).
-
-
Hình thức nộp hồ sơ linh hoạt:
-
Nộp trực tiếp tại Chi cục Kiểm dịch thực vật.
-
Nộp trực tuyến qua Cổng một cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn/), tiết kiệm thời gian.
-
-
Hậu quả nếu thiếu P/C:
-
Lô hàng có thể bị giữ tại hải quan, trả lại nước xuất khẩu, hoặc tiêu hủy, gây thiệt hại lớn.
-
Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc bồi thường hợp đồng do vi phạm quy định.
-
-
Phối hợp chặt chẽ với đối tác:
-
Xác minh yêu cầu kiểm dịch của nước nhập khẩu (ví dụ: Mỹ yêu cầu không có Xanthomonas citri cho trái cây họ cam).
-
Chuẩn bị mẫu hàng và chứng từ chính xác để tránh phải sửa đổi, làm chậm tiến độ thông quan.
-
-
Kiểm tra trước khi nộp:
-
Đảm bảo thông tin trên P/C khớp với vận đơn, hóa đơn, và phiếu đóng gói để tránh sai sót khi hải quan kiểm tra.
-
Giấy kiểm dịch thực vật là chìa khóa để đảm bảo hàng hóa thực vật xuất nhập khẩu tuân thủ quy định quốc tế, bảo vệ nông nghiệp và môi trường. Bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về P/C, từ khái niệm, thủ tục, đến mẫu giấy theo quy định 2025, giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả. Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!
Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
-
Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
-
Website: https://helenexpress.com/
-
Hotline: 0938 320 357
-
Email: info@helenexpress.com
