Giấy phép xuất khẩu là gì? Mẫu giấy và hướng dẫn thủ tục xin mới nhất 2025

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, xuất khẩu hàng hóa là cơ hội lớn để doanh nghiệp Việt Nam vươn ra thị trường toàn cầu. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, giấy phép xuất khẩu là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt với các mặt hàng chịu sự kiểm soát chặt chẽ. Vậy giấy phép xuất khẩu là gì? Bài viết này sẽ làm rõ khái niệm, vai trò của giấy phép xuất khẩu, quy định thủ tục xin cấp và các lưu ý quan trọng theo quy định pháp luật Việt Nam năm 2025, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất khẩu.

Giấy phép xuất khẩu là gì?

Giấy phép xuất khẩu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp xuất khẩu một lượng hàng hóa cụ thể, thuộc một hoặc một số mặt hàng nhất định, trong một khoảng thời gian xác định ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Giấy phép này đảm bảo hoạt động xuất khẩu tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam và yêu cầu của thị trường nhập khẩu.

Ví dụ: Doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản sang EU cần giấy phép để chứng minh nguồn gốc khai thác hợp pháp, đáp ứng quy định chống khai thác bất hợp pháp (IUU).

Đặc điểm chính:

• Cơ quan cấp: Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Công an, hoặc các cơ quan liên quan, tùy mặt hàng.

• Hiệu lực: Thường có thời hạn từ 6 tháng đến 1 năm, có thể gia hạn.

• Mục đích: Kiểm soát chất lượng, bảo vệ tài nguyên, đảm bảo an ninh quốc gia, và đáp ứng hiệp định thương mại quốc tế.

Vai trò của giấy phép xuất khẩu

Giấy phép xuất khẩu không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò nổi bật mà bạn cần biết:

• Đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động xuất khẩu: Giấy phép giúp bạn tránh các rủi ro pháp lý, chẳng hạn như vi phạm quy định về xuất khẩu hàng hóa cấm. Ví dụ, khi xuất khẩu khoáng sản, giấy phép từ Bộ Tài nguyên và Môi trường là bắt buộc để ngăn chặn khai thác trái phép.
• Đáp ứng yêu cầu của thị trường quốc tế: Nhiều quốc gia, như EU hay Nhật Bản, yêu cầu bạn cung cấp giấy phép xuất khẩu để xác minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa, đặc biệt với các mặt hàng như gỗ, thủy sản, hoặc dược phẩm.
• Bảo vệ tài nguyên và môi trường: Đối với các mặt hàng khan hiếm như gỗ quý hoặc khoáng sản, giấy phép giúp nhà nước kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng khai thác quá mức, bảo vệ tài nguyên quốc gia cho thế hệ tương lai.
• Hỗ trợ quá trình thông quan hàng hóa: Tại các cảng xuất và nhập, cơ quan hải quan thường yêu cầu bạn xuất trình giấy phép xuất khẩu để xác minh tính hợp pháp của lô hàng, giúp quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng hơn.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Việc sở hữu giấy phép xuất khẩu hợp lệ chứng tỏ bạn là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, tuân thủ quy định, từ đó xây dựng lòng tin với đối tác quốc tế và mở rộng cơ hội hợp tác.

Việc sở hữu giấy phép xuất khẩu hợp lệ chứng tỏ bạn là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, tuân thủ quy định

Các loại giấy phép xuất khẩu

Giấy phép xuất khẩu được phân loại theo hai tiêu chí chính:

Theo phương thức cấp phép

1. Giấy phép xuất khẩu tự động:

   • Cấp ngay khi doanh nghiệp nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

   • Áp dụng cho các mặt hàng ít nhạy cảm, như một số sản phẩm nông sản thông thường.

   • Ví dụ: Giấy phép xuất khẩu gạo không thuộc danh mục hạn chế.

2. Giấy phép xuất khẩu không tự động:

   • Cấp sau khi cơ quan nhà nước xem xét hồ sơ và điều kiện xuất khẩu.

   • Áp dụng cho các mặt hàng nhạy cảm như vũ khí, khoáng sản, động vật hoang dã.

   • Ví dụ: Giấy phép xuất khẩu gỗ cần kiểm tra nguồn gốc hợp pháp.

Theo đối tượng cấp phép

1. Giấy phép xuất khẩu cho thương nhân:

   • Cấp cho doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh xuất khẩu.

   • Ví dụ: Công ty xuất khẩu thủy sản được cấp phép bởi Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

2. Giấy phép xuất khẩu cho tổ chức, cá nhân khác:

   • Cấp cho cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân xuất khẩu không vì mục đích thương mại.

   • Ví dụ: Tổ chức phi chính phủ xuất khẩu thiết bị y tế để viện trợ.

Danh mục hàng hóa cần giấy phép xuất khẩu năm 2025

Không phải mọi mặt hàng đều cần giấy phép xuất khẩu, nhưng một số nhóm hàng hóa đặc thù bắt buộc phải có giấy phép theo quy định pháp luật Việt Nam. Theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung), Nghị định 69/2018/NĐ-CP, và các văn bản pháp luật liên quan, các mặt hàng cần giấy phép xuất khẩu bao gồm:

1. Hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế:

   • Vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ công nghiệp, tiền chất nổ (Bộ Công an).

   • Hóa chất độc hại, chất cấm (Bộ Công Thương).

   • Gỗ và sản phẩm từ gỗ rừng tự nhiên (Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn).

2. Hàng hóa cần kiểm soát nguồn gốc:

   • Thủy sản (chứng nhận khai thác hợp pháp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn).

   • Khoáng sản (Bộ Tài nguyên và Môi trường).

   • Động vật, thực vật hoang dã nguy cấp, quý hiếm (theo Công ước CITES, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn).

3. Hàng hóa y tế và dược phẩm:

   • Thuốc, vaccine, thiết bị y tế đặc biệt (Bộ Y tế).

4. Hàng hóa văn hóa và di sản:

   • Cổ vật, hiện vật văn hóa (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch).

5. Hàng hóa khác:

   • Phế liệu (Bộ Tài nguyên và Môi trường).

   • Công cụ hỗ trợ (Bộ Công an).

Cập nhật 2025: Theo Quyết định 9312/QĐ-BCA-C06 (Bộ Công an, hiệu lực từ 01/01/2025), các mặt hàng như vũ khí, vật liệu nổ, và công cụ hỗ trợ có quy định mới về điều kiện xuất khẩu, yêu cầu kiểm tra an ninh nghiêm ngặt hơn.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra mã HS của hàng hóa trên Cổng thông tin Bộ Công Thương hoặc các văn bản pháp luật để xác định danh mục cập nhật.

Thủy sản thuộc danh mục cần giấy chứng nhận xuất khẩu

Mẫu giấy phép xuất khẩu

Mẫu giấy phép xuất khẩu phụ thuộc vào cơ quan cấp và loại hàng hóa, nhưng thường chứa các thông tin tiêu chuẩn sau:

• Tiêu đề: “GIẤY PHÉP XUẤT KHẨU”.

• Số giấy phép: Ví dụ: XK2025-001.

• Cơ quan cấp: Ví dụ: Bộ Công Thương.

• Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.

• Mô tả hàng hóa: Tên, số lượng, mã HS, giá trị.

• Nước nhập khẩu: Ví dụ: Nhật Bản.

• Thời hạn hiệu lực: Ví dụ: 31/12/2025.

• Điều kiện xuất khẩu: Ví dụ: Chứng nhận FLEGT, Công ước CITES.

• Chữ ký và dấu: Đại diện cơ quan cấp phép.

Ví dụ mẫu giấy phép xuất khẩu gạo:

Lưu ý: Doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan cấp phép hoặc truy cập cổng thông tin của Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để lấy mẫu chính thức.

Thủ tục xin cấp giấy phép xuất khẩu năm 2025

Quy trình xin cấp giấy phép xuất khẩu bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu (theo mẫu của cơ quan cấp phép).

2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư (bản sao công chứng).

3. Hợp đồng xuất khẩu hoặc thư mời chào hàng từ đối tác nước ngoài (bản sao, đóng dấu doanh nghiệp).

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc chứng từ chứng minh nguồn gốc (bản sao, đóng dấu).

5. Hóa đơn thương mại (nếu có).

6. Chứng từ liên quan đến hàng hóa:

   • Chứng nhận nguồn gốc hợp pháp (FLEGT cho gỗ, IUU cho thủy sản).

   • Giấy kiểm định chất lượng (nếu yêu cầu).

7. Giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại diện).

8. Chứng nhận khác (tùy mặt hàng, như Công ước CITES cho động vật hoang dã).

Ví dụ: Xuất khẩu gỗ cần chứng nhận FLEGT; xuất khẩu vũ khí cần giấy phép an ninh từ Bộ Công an.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nơi nộp:

  • Trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp phép (Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, v.v.).

  • Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc cổng thông tin của cơ quan liên quan.

• Phí: Từ 500.000 đến 2.000.000 VND, tùy mặt hàng.

Bước 3: Tiếp nhận và xem xét hồ sơ

• Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong 1-3 ngày làm việc.

• Nếu thiếu, doanh nghiệp được yêu cầu bổ sung trong 3-5 ngày.

• Cơ quan xem xét điều kiện xuất khẩu (nguồn gốc, an ninh, chất lượng) trong 5-15 ngày làm việc, tùy mặt hàng.

Bước 4: Cấp giấy phép hoặc từ chối

• Thời hạn xử lý: Tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Nếu hợp lệ, cấp giấy phép xuất khẩu (bản giấy hoặc điện tử).

• Nếu từ chối, thông báo lý do bằng văn bản.

Bước 5: Nhận kết quả

• Doanh nghiệp nhận giấy phép tại cơ quan cấp hoặc qua cổng dịch vụ công.

• Lưu giấy phép để xuất trình cho hải quan và đối tác.

Cập nhật 2025: Quy trình trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia được khuyến khích, giúp rút ngắn thời gian xử lý (5-10 ngày cho các mặt hàng thông thường).

Cách tra cứu giấy phép xuất khẩu

Doanh nghiệp có thể tra cứu giấy phép xuất khẩu bằng hai cách chính:

Cách 1: Tra cứu trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

1. Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn).

2. Chọn mục Tra cứu > Tra cứu giấy phép xuất khẩu.

3. Nhập mã số giấy phép xuất khẩu hoặc số tờ khai hải quan.

4. Nhấn Tìm kiếm.

5. Kết quả hiển thị:

   • Mã số giấy phép.

   • Tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính.

   • Trị giá hàng hóa.

   • Ngày cấp và ngày hết hạn.

Cách 2: Tra cứu trên trang thông tin của cơ quan cấp phép

1. Truy cập website của cơ quan cấp phép (ví dụ: Bộ Công Thương - https://moit.gov.vn, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - https://mard.gov.vn).

2. Tìm mục Tra cứu giấy phép xuất khẩu.

3. Nhập mã số giấy phép hoặc số tờ khai hải quan.

4. Nhấn Tìm kiếm.

5. Kết quả tương tự như Cách 1.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp cơ quan cấp phép để được hỗ trợ nếu gặp khó khăn trong tra cứu.

Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép xuất khẩu

Để quá trình xin cấp giấy phép xuất khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệm cần lưu ý những điểm sau:

• Xác định chính xác mặt hàng và cơ quan cấp phép: Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra mã HS của hàng hóa và danh mục hàng hóa cần giấy phép trên Cổng thông tin Bộ Công Thương hoặc các văn bản pháp luật. Ví dụ, gỗ thuộc thẩm quyền của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, còn vũ khí do Bộ Công an quản lý.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Hãy đảm bảo mọi chứng từ, như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hợp đồng, hoặc chứng nhận FLEGT, IUU, đều được công chứng đúng quy định. Thiếu các giấy tờ này có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối.
• Cập nhật quy định mới năm 2025: Một số mặt hàng, như vũ khí và vật liệu nổ, sẽ chịu quy định mới từ ngày 01/01/2025, với yêu cầu kiểm tra an ninh nghiêm ngặt hơn. Bạn nên theo dõi các văn bản pháp luật mới nhất để tránh sai sót.
• Tận dụng Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Nộp hồ sơ trực tuyến không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cho phép theo dõi tiến độ xử lý một cách minh bạch. Đây là xu hướng được khuyến khích trong năm 2025.
• Kiểm tra thời hạn giấy phép: Giấy phép thường có hiệu lực từ 6 đến 12 tháng. Nếu dự kiến xuất khẩu kéo dài, bạn nên xin gia hạn trước khi giấy phép hết hạn để tránh gián đoạn.
• Tìm kiếm hỗ trợ từ chuyên gia: Nếu bạn chưa quen với quy trình, hãy cân nhắc làm việc với các dịch vụ logistics uy tín hoặc chuyên gia xuất nhập khẩu để được hướng dẫn chi tiết, giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Chuẩn bị kỹ cho thông quan: Giấy phép xuất khẩu cần được nộp cùng bộ chứng từ khác (hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O) tại cơ quan hải quan. Hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo mọi giấy tờ khớp với nhau.

Giấy phép xuất khẩu là chìa khóa mở ra cơ hội đưa hàng hóa Việt Nam ra thị trường quốc tế một cách hợp pháp và chuyên nghiệp. Việc nắm rõ khái niệm, các loại giấy phép, danh mục hàng hóa, mẫu giấy, thủ tục xin cấp, cũng như cách tra cứu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, và tăng uy tín với đối tác. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng, liên hệ cơ quan cấp phép, và thực hiện theo các bước để có thể có được giấy phép theo đúng quy định. Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM

• Website: https://helenexpress.com/

• Hotline: 0938 320 357

• Email: info@helenexpress.com