Chi tiết A-Z về hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa và mẫu mới nhất

Hợp đồng xuất nhập khẩu thể hiện thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu về việc mua bán hàng hóa. Trong bài viết dưới đây, cùng Helen Express cập nhật chi tiết, đầy đủ, mới nhất những thông tin về hợp đồng xuất nhập khẩu, bao gồm đặc điểm, các điều khoản chính, mẫu hợp đồng và những lưu ý khi soạn và ký bản hợp đồng này. Khám phá ngay!

Hợp đồng xuất nhập khẩu là gì?

Hợp đồng xuất nhập khẩu là một loại hợp đồng mua bán quốc tế, được ký kết giữa các bên mua và bán từ các quốc gia khác nhau. Hợp đồng là sự thỏa thuận về việc cung cấp hàng hóa, chuyển giao chứng từ liên quan và quyền sở hữu hàng hóa từ bên bán (bên xuất khẩu) sang bên mua (bên nhập khẩu).

Hợp đồng này xác lập trách nhiệm của bên bán trong việc cung cấp hàng hóa đúng chất lượng, số lượng và thời hạn, đồng thời yêu cầu bên mua thanh toán và nhận hàng theo các điều khoản đã thống nhất. Trong thương mại quốc tế, hợp đồng xuất nhập khẩu đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, đồng thời góp phần thúc đẩy giao thương toàn cầu.

Đặc điểm của hợp đồng XNK (khác với hợp đồng mua bán trong nước)

Hợp đồng xuất nhập khẩu có những đặc điểm riêng biệt so với hợp đồng mua bán trong nước, phản ánh tính chất quốc tế của giao dịch. Những đặc điểm chính của bản hợp đồng này bao gồm:

Chủ thể khác quốc gia: Bên mua và bên bán trong hợp đồng xuất nhập khẩu có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau. Quốc tịch không phải là yếu tố quyết định, mà là sự khác biệt về lãnh thổ nơi giao dịch được thực hiện.
Sử dụng ngoại tệ: Đồng tiền thanh toán thường là ngoại tệ đối với ít nhất một bên trong giao dịch, góp phần làm nổi bật tính quốc tế của hợp đồng.
Hàng hóa vượt qua biên giới: Đối tượng của hợp đồng (hàng hóa hoặc dịch vụ) phải được vận chuyển ra khỏi quốc gia của bên bán để đến quốc gia của bên mua.
Nội dung hợp đồng song vụ: Hợp đồng quy định quyền và nghĩa vụ chặt chẽ cho cả hai bên, từ việc giao hàng, thanh toán đến chuyển giao quyền sở hữu.
Áp dụng luật pháp và tập quán quốc tế: Hợp đồng cần phải tuân thủ các luật lệ thương mại quốc tế, tập quán hoặc quy định của cả hai quốc gia.
Giải quyết tranh chấp: Tranh chấp có thể được đưa ra trọng tài hoặc tòa án quốc tế, tùy theo thỏa thuận giữa các bên.

Điều khoản chính trên hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa

Hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa cần bao gồm các điều khoản cố định để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên được quy định rõ ràng, đồng thời tạo điều kiện cho giao dịch diễn ra thuận lợi. Dưới đây là các điều khoản chính thường xuất hiện trong loại hợp đồng này:

Điều khoản	Nội dung
Số hợp đồng & ngày ký (Contract No.)	Ghi rõ mã số hợp đồng, thường do bên bán đặt để nhận diện dễ dàng, và ngày ký kết hợp đồng. Ngày ký có thể khác với ngày hợp đồng có hiệu lực nếu được các bên thỏa thuận trước.
Tên & thông tin các bên (Seller/Buyer)	Đầy đủ thông tin của bên bán và bên mua, gồm: tên công ty, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, email liên hệ, tên người đại diện pháp lý, mã số thuế (nếu có). Đây là thông tin cần thiết để xác định tư cách pháp nhân và địa chỉ pháp lý của hai bên.
Hàng hóa (Commodity)	Mô tả chi tiết hàng hóa bao gồm: tên gọi sản phẩm, mã sản phẩm, kích thước, màu sắc, tiêu chuẩn chất lượng (ISO, quốc gia), số lượng (đơn vị đo cụ thể), và giá cả. Nếu có mẫu hàng, phải chỉ rõ mẫu làm chuẩn và các yêu cầu cụ thể khác liên quan đến sản phẩm.
Điều kiện giao hàng (Shipment)	Quy định thời gian giao hàng (cụ thể ngày, tháng), phương thức vận chuyển (đường biển, đường bộ, đường hàng không), cảng đi và cảng đến. Nếu có giao hàng từng phần hoặc chuyển tải, cần ghi rõ các điều kiện kèm theo.
Thanh toán (Payment)	Nêu rõ thời hạn thanh toán (trước hay sau khi giao hàng), phương thức thanh toán (như L/C – tín dụng thư, T/T – chuyển khoản), loại tiền thanh toán, và thông tin tài khoản ngân hàng của bên bán. Quy định rõ phí ngân hàng bên nào chịu (trong hoặc ngoài nước).
Chứng từ (Documents)	Yêu cầu cụ thể các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), chứng từ kiểm dịch (nếu có). Quy định rõ số lượng bản gốc và bản sao cần giao nộp.
Bao bì & ký mã hiệu (Packing/Marking)	Quy định cách thức đóng gói (bằng hộp, thùng, hoặc container) để bảo vệ hàng hóa trong vận chuyển. Ký mã hiệu trên kiện hàng cần bao gồm thông tin như: tên hàng, tên người nhận, số hợp đồng, cảng đến, các cảnh báo đặc biệt (như hàng dễ vỡ, tránh để ngang).
Bảo hành (Warranty)	Nêu rõ phạm vi bảo hành, thời gian bảo hành (ví dụ: 12 tháng), và cách thức thực hiện (sửa chữa, thay thế sản phẩm). Điều khoản này thường áp dụng đối với máy móc, thiết bị, hoặc các mặt hàng có giá trị cao cần đảm bảo chất lượng lâu dài.
Bất khả kháng (Force Majeure)	Quy định các trường hợp miễn trách nhiệm nếu không thực hiện được hợp đồng do thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh, hoặc các sự kiện bất khả kháng khác. Yêu cầu các bên thông báo bằng văn bản và cung cấp chứng từ chứng minh sự kiện bất khả kháng.
Giải quyết tranh chấp (Arbitration)	Quy định địa điểm trọng tài (ví dụ: Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam – VIAC), luật áp dụng (luật Việt Nam hoặc luật quốc tế), và phương thức xử lý (giải quyết thân thiện trước, sau đó mới đưa ra trọng tài hoặc tòa án nếu không đạt thỏa thuận).
Phạt vi phạm (Penalty)	Chi tiết các trường hợp vi phạm hợp đồng như: giao hàng chậm, giao hàng sai, hoặc không thanh toán đúng hạn. Ghi rõ mức phạt cụ thể (ví dụ: 5% giá trị hợp đồng) và cách thức bồi thường thiệt hại nếu có.

Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu mới nhất kèm link tải PDF

Mẫu hợp đồng dưới đây được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành, đảm bảo đầy đủ các điều khoản cần thiết như:

Thông tin bên bán và bên mua.
Danh mục hàng hóa, giá cả, số lượng, chất lượng.
Điều khoản giao hàng, thanh toán, bảo hiểm.
Phương thức giải quyết tranh chấp, điều khoản bất khả kháng.
Các quy định bổ sung liên quan khác.

Bạn có thể tải mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu file PDF/DOCX mới nhất tại đây.

Lưu ý: Hãy kiểm tra và điều chỉnh nội dung hợp đồng để phù hợp với từng giao dịch cụ thể, đảm bảo đúng pháp luật và lợi ích cho cả hai bên.

Cần lưu ý gì khi soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu

*Lưu ý khi soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu*

Để tránh rủi ro pháp lý không đáng có, khi soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý các điều sau:

Thống nhất toàn bộ các điều khoản trước khi ký kết để tránh bất lợi khi phải thay đổi hoặc bổ sung sau này.
Đảm bảo hợp đồng bao quát mọi vấn đề cần thiết, tránh phụ thuộc vào tập quán quốc tế để giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Không đưa các điều khoản trái với luật pháp hiện hành của nước người mua, người bán hoặc luật được lựa chọn trong hợp đồng.
Trình bày nội dung hợp đồng rõ ràng, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Văn bản hợp đồng nên được bên kia kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo đối chiếu đầy đủ với các thỏa thuận đã đạt được, tránh thiếu sót hoặc điểm bổ sung không được thỏa thuận trước.
Người ký kết hợp đồng phải có thẩm quyền đầy đủ, được đại diện cho bên ký hợp đồng theo đúng quy định pháp luật.
Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng cần phù hợp, nên chọn ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo để tránh nhầm lẫn.

Như vậy, việc nắm rõ các đặc điểm, điều khoản, và quy trình ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ giúp bên xuất khẩu và bên nhập khẩu đảm bảo quyền lợi của mình, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao dịch quốc tế. Một hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ là nền tảng vững chắc cho sự hợp tác bền vững và hiệu quả. Để tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích khác, hãy truy cập website https://helenexpress.com/ của Helen Express nhé!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
Website: https://helenexpress.com/
Hotline: 0938 320 357
Email: info@helenexpress.com

Võ Thành Tú

Tôi tên là Võ Thành Tú (Thành Tú Võ), hiện tôi đã có 5 năm kinh nghiệm với vị trí nhân viên kinh doanh tại Helen Express. Tôi tốt nghiệp Đại học Hàng hải Việt Nam chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Với kiến thức chuyên môn về logistics và kinh nghiệm thực tế, tôi có thể đưa ra các giải pháp tối ưu cho khách hàng về thời gian vận chuyển, chi phí, thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa,…. Tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng để đề xuất dịch vụ phù hợp và hiệu quả nhất.