Manifest là gì? Hướng dẫn khai Manifest chi tiết từng bước

Khai manifest là nghiệp vụ đặc thù khi vận chuyển hàng hóa trong ngành xuất nhập khẩu. Để hiểu rõ manifest là gì, cũng như làm sao để khai manifest hiệu quả, chỉnh sửa manifest khi cần, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây. Helen Express sẽ giải đáp chi tiết đồng thời cung cấp thêm những lỗi thường gặp và lưu ý cần nhớ khi khai manifest để không gặp gián đoạn khi thực hiện nghiệp vụ này!

Manifest là gì? Tại sao cần khai Manifest?

Manifest là một bản kê khai hải quan, chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, hành khách và người điều khiển phương tiện vận chuyển như tàu, máy bay. Đây là tài liệu bắt buộc để cơ quan hải quan kiểm tra và quản lý quá trình nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa.

Việc khai Manifest rất quan trọng vì nó giúp hải quan xác minh tính hợp pháp của hàng hóa và các thông tin liên quan đến thuế (thông tin được khai báo phải trùng khớp với thông tin của lô hàng do nhà xuất khẩu cung cấp). Ngoài ra, việc khai Manifest chính xác còn đảm bảo quá trình thông quan nhanh chóng, giúp consignee nhận hàng đúng thời gian, tránh phát sinh chi phí lưu kho hoặc các vấn đề pháp lý không đáng có.

Hướng dẫn khai Manifest chi tiết từng bước

Để khai Manifest đúng quy trình và đầy đủ thông tin, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây. Hãy đảm bảo bạn chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết trước khi bắt đầu.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia tại https://vnsw.gov.vn. Dùng tài khoản đã được cấp để đăng nhập và truy cập các chức năng khai Manifest.

*Đăng nhập vào hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia*

Bước 2: Tải mẫu file Excel và điền thông tin

Tải mẫu file Excel từ hệ thống và hoàn thiện các mục cần khai báo, bao gồm:

Declaration list: Danh sách kê khai (không chỉnh sửa nội dung có sẵn trong mục này).
House bill of Lading: Vận đơn nhà.
Goods Declaration: Khai báo hải quan hàng hóa.
General Declaration: Khai báo chung.
Passenger List: Danh sách khách hàng.
Empty Container: Danh sách container rỗng.
Crew List: Danh sách thuyền viên.
Dangerous goods manifest: Hàng hóa nguy hiểm.

Bước 3: Chọn mục quản lý hồ sơ

Trong giao diện chính, nhấp vào mục "Cục hàng hải" và tiếp tục chọn "Quản lý hồ sơ cấp phép".

Bước 4: Tìm lô hàng cần khai báo

Tìm lô hàng theo mã hồ sơ đã được cung cấp. Kiểm tra thông tin xem đã chính xác hay chưa.

Bước 5: Khai điện tử và tải file lên

Nhấp vào "Lịch sử", chọn "Khai điện tử", sau đó tải file Excel đã điền thông tin ở bước 2 lên tab "Vận đơn gom hàng".

Bước 6: Hoàn tất khai báo

Nhấp vào "Import" để hoàn thành quá trình khai báo. Khi nhận được thông báo "Cập nhật thành công", quy trình khai Manifest đã hoàn tất.

Hãy nhớ kiểm tra lại thông tin lần cuối sau khi khai báo để tránh sai sót ảnh hưởng đến quá trình thông quan.

Các lỗi thường gặp khi khai Manifest

Trong quá trình khai manifest, nhiều người chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm có thể gặp phải các lỗi sau:

Lỗi chính tả trong vận đơn (B/L – Bill of Lading): Sai sót về chính tả trong thông tin vận đơn có thể làm chậm quá trình thông quan và gây ra nhầm lẫn trong kiểm tra hàng hóa.
Khai sai hoặc nhầm thông tin container: Nhập nhầm số hiệu hoặc thông tin container không chính xác là lỗi phổ biến, đặc biệt khi có nhiều container trong cùng lô hàng.
Nhầm lẫn giữa loại hàng hóa (CFS/CFS và CY/CF): Một số người khai nhầm hàng container thành hàng lẻ hoặc ngược lại, gây rắc rối trong việc xử lý hải quan.
Khai thiếu hoặc sai thông tin shipper và consignee: Thông tin người gửi (shipper) và người nhận (consignee) cần đầy đủ và chính xác để đảm bảo tính hợp lệ trong hồ sơ khai báo.
Sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa: Lỗi này thường xảy ra do nhập nhầm dấu “.” và “,”, dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trong khai báo.
Khai sai cảng xếp, cảng dỡ hoặc địa điểm đích: Một trong những lỗi thường gặp là khai sai vị trí xuất phát hoặc đích đến, thường xảy ra khi người khai sao chép file manifest cũ mà không kiểm tra kỹ thông tin.

Hướng dẫn chỉnh sửa Manifest khi cần

Nếu bạn muốn chỉnh sửa manifest (do gặp phải những sai sót hoặc cần cập nhật manifest), bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống khai báo

Truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia tại https://vnsw.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.

Bước 2: Tìm mã hồ sơ và yêu cầu chỉnh sửa

Sau khi cập nhật các thông tin cần chỉnh sửa trong file khai báo, tìm mã hồ sơ đã khai trước đó. Chọn mục "Yêu cầu chỉnh sửa" và đẩy hồ sơ đi để bắt đầu quy trình sửa đổi.

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ cần thiết

Để cơ quan hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, bạn cần nộp đầy đủ các tài liệu sau:

Công văn xin chỉnh sửa Manifest: Giải thích lý do và chi tiết nội dung cần sửa.
Thư yêu cầu chỉnh sửa từ đại lý hoặc shipper: Thể hiện yêu cầu chính thức từ phía đối tác.
HBL (House Bill of Lading): Vận đơn nhà của lô hàng.
MBL (Master Bill of Lading): Vận đơn chủ của lô hàng.

*Chuẩn bị chứng từ cần thiết như House Bill of Lading*

Bước 4: Xác nhận từ cơ quan hải quan

Sau khi gửi hồ sơ, đợi cơ quan hải quan xem xét và chấp nhận bản chỉnh sửa. Khi nhận được thông báo đồng ý, quá trình chỉnh sửa Manifest sẽ hoàn tất.

Manifest được khai khi nào và ở đâu?

Thời điểm khai báo manifest phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia. Tuy nhiên, đa số các hãng tàu yêu cầu khai báo manifest và cập nhật thông tin bổ sung trước khi hàng hóa cập cảng từ 1 đến 2 ngày. Việc này giúp cơ quan hải quan có thời gian kiểm tra và xác minh thông tin hàng hóa, đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

Tại một số quốc gia, như Trung Quốc và Nhật Bản, hải quan yêu cầu các hãng tàu phải khai báo manifest trong vòng 12 giờ sau khi tàu rời cảng xuất phát nhằm ngăn chặn hoạt động buôn lậu hàng hóa, đảm bảo an ninh quốc gia và kiểm soát chặt chẽ các loại hàng hóa đi qua biên giới. Nếu hãng tàu không tuân thủ thời gian khai báo, họ có thể phải chịu các khoản phí phạt nghiêm khắc.

Hiện nay, có hai hình thức khai báo manifest phổ biến:

Khai trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan: Hình thức này cho phép người khai báo nhập thông tin ngay trên cổng chính thức của cơ quan hải quan, giúp việc nộp và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng và tiện lợi.
Tải mẫu khai và nộp trực tuyến: Người dùng có thể tải mẫu khai từ trang web của cơ quan hải quan, điền thông tin cần thiết vào mẫu và tải lên hệ thống e-manifest.customs.gov.vn.

Lưu ý quan trọng cần ghi nhớ khi khai Manifest

Khi khai báo manifest, bạn cần chú ý đến một số lưu ý sau để tránh gặp phải rủi ro hoặc chi phí phát sinh:

Đảm bảo sự khớp lệnh giữa thông tin khai báo: Một trong những lưu ý cần biết khi khai báo manifest là phải chắc chắn rằng các thông tin khai báo trên manifest khớp chính xác với thông tin đã được gửi từ bên giao hàng. Nếu có sự không nhất quán giữa các thông tin, đặc biệt là tên hàng hóa, địa chỉ hoặc mã số lệnh giao hàng, hải quan sẽ không thể chấp nhận hồ sơ và việc giao hàng sẽ bị trì hoãn hoặc từ chối.
Khai báo sớm để tránh phí phạt: Việc khai báo manifest cần được thực hiện sớm, càng sớm càng tốt, để đảm bảo hải quan có đủ thời gian xử lý thông tin trước khi tàu cập cảng. Nếu khai báo quá trễ, bạn có thể phải chịu phí phạt theo quy định của quốc gia sở tại, điều này có thể làm tăng chi phí vận chuyển và gây trì hoãn cho quá trình xuất nhập khẩu.
Quản lý tài khoản khi khai báo online: Khi khai báo online qua các hệ thống của hải quan, bạn nên quản lý tài khoản của mình cẩn thận. Hãy đảm bảo mật khẩu của bạn đủ mạnh, bao gồm ít nhất 8 ký tự với sự kết hợp của chữ cái và số. Sau khi đăng nhập thành công, bạn cần kiểm tra lại các thông tin khai báo trong hồ sơ để đảm bảo tất cả dữ liệu đã chính xác.
Không/hạn chế sửa đổi thông tin khai báo: Một lưu ý quan trọng khác là bạn không được phép thay đổi hoặc xóa bất kỳ thông tin nào trên file khai báo sau khi đã nộp. Bất kỳ sự thay đổi nào đều có thể gây gián đoạn trong quá trình xử lý hồ sơ của hải quan và ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa.

Trên đây là những thông tin liên quan đến chủ đề khai manifest là gì, cũng như các bước khai manifest đầy đủ, đảm bảo không phát sinh thời gian, làm gián đoạn việc vận chuyển hàng hóa. Hy vọng bài viết về khai manifest sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất công việc của mình. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Helen Express!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
Website: https://helenexpress.com/
Hotline: 0938 320 357
Email: info@helenexpress.com

Võ Thành Tú

Tôi tên là Võ Thành Tú (Thành Tú Võ), hiện tôi đã có 5 năm kinh nghiệm với vị trí nhân viên kinh doanh tại Helen Express. Tôi tốt nghiệp Đại học Hàng hải Việt Nam chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Với kiến thức chuyên môn về logistics và kinh nghiệm thực tế, tôi có thể đưa ra các giải pháp tối ưu cho khách hàng về thời gian vận chuyển, chi phí, thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa,…. Tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng để đề xuất dịch vụ phù hợp và hiệu quả nhất.