Update mẫu commercial invoice trong xuất nhập khẩu mới nhất 2024

Commercial invoice hay hóa đơn thương mại là loại chứng từ có vai trò thể hiện giá mua và bán hàng hóa. Bài viết này Helen Express sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về ý nghĩa commercial invoice, nội dung, phân loại, lưu ý khi sử dụng và đặc biệt là mẫu commercial invoice mới nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Commercial invoice là gì?

Commercial Invoice, hay còn gọi là hóa đơn thương mại, là một chứng từ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, được sử dụng để thực hiện thanh toán giữa người bán (xuất khẩu) và người mua (nhập khẩu). Hóa đơn này cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng và thanh toán theo thỏa thuận giữa các bên.

Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành bởi người bán hoặc nhà sản xuất sau khi hàng hóa đã được gửi đi hoặc đóng gói vào container. Chứng từ này đóng vai trò làm cơ sở để người nhập khẩu thực hiện thanh toán cho người xuất khẩu theo các điều kiện đã thống nhất trong hợp đồng, đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và minh bạch.

Ý nghĩa của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu

Trong xuất nhập khẩu, các mẫu commercial invoice có những ý nghĩa sau:

• Chứng từ quan trọng cho việc giao nhận hàng hóa: Hóa đơn thương mại cung cấp đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, giá trị, người bán và người mua, cùng với các điều khoản giao dịch. Nhờ đó, các bên dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi giao nhận hàng hóa để đảm bảo tính chính xác.
• Căn cứ xác lập việc thanh toán: Đây là tài liệu để người mua và người bán xác định số tiền cần thanh toán, cũng như các điều khoản thanh toán khác. Nó là cơ sở để xác nhận việc thanh toán đã hoàn tất hay cần thực hiện các bước bổ sung.
• Xác định giá trị hải quan và tính thuế nhập khẩu: Hóa đơn thương mại được sử dụng để tính giá trị hải quan của hàng hóa nhằm xác định mức thuế nhập khẩu. Điều này đặc biệt cần thiết với các mặt hàng có mức thuế biến động theo giá trị thực tế của lô hàng.
• Giải quyết tranh chấp thương mại: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến giá trị giao dịch hoặc điều khoản hợp đồng, hóa đơn thương mại là bằng chứng giúp các bên giải quyết và đưa ra quyết định cuối cùng.
• Căn cứ để mua bảo hiểm hàng hóa: Giá trị trên hóa đơn thương mại được dùng để tính phí bảo hiểm cho lô hàng, đảm bảo quyền lợi của các bên trong trường hợp xảy ra rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Các loại commercial invoice phổ biến

Hiện nay, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) được phân thành nhiều loại để phù hợp với từng tình huống và mục đích sử dụng trong xuất nhập khẩu.Dưới đây là 4 loại mẫu commercial invoice phổ biến:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Loại hóa đơn này được sử dụng khi giá trị hàng hóa chưa được xác định chính xác hoặc cần thanh toán theo từng phần. Nó cho phép các bên thực hiện thanh toán tạm thời trước khi có hóa đơn chính thức.
• Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Đây là hóa đơn được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã hoàn tất. Hóa đơn chính thức chứa đầy đủ thông tin về số lượng, giá trị hàng hóa và là cơ sở để xác định thanh toán cuối cùng.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Loại hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về các thành phần của giá trị hàng hóa, như chi phí vận chuyển, thuế, hoặc các phụ phí khác. Nó thường được sử dụng để phân tích kỹ lưỡng cấu thành giá trị của sản phẩm.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Dù có hình thức tương tự như hóa đơn thương mại, Proforma Invoice không dùng để yêu cầu thanh toán. Thay vào đó, nó được sử dụng khi gửi hàng mẫu, triển lãm, chào hàng, hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu.

Các nội dung cơ bản trên mẫu commercial invoice

Trên một mẫu commercial invoice thường bao gồm nhiều thông tin khác nhau đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ cho quá trình xuất nhập khẩu, cụ thể

• Thông tin người mua (Buyer/Importer): Bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, và thông tin liên lạc của người đại diện. Nếu điều kiện thanh toán yêu cầu, có thể bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng của người mua.
• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tương tự như thông tin của người mua, hóa đơn cần ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và người đại diện của công ty xuất khẩu.
• Số hóa đơn (Invoice Number): Đây là số nhận dạng duy nhất của hóa đơn, thường do người bán tạo và sử dụng để quản lý các giao dịch.
• Ngày lập hóa đơn (Invoice Date): Thông thường là ngày hóa đơn được phát hành, nằm sau ngày ký hợp đồng nhưng trước ngày xuất khẩu hàng hóa.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Bao gồm các hình thức phổ biến như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/A (Documents against Acceptance), hoặc D/P (Documents against Payment).
• Thông tin hàng hóa (Description of Goods): Mô tả chi tiết tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, trọng lượng và kích thước của các kiện hàng.
• Điều kiện Incoterms: Thể hiện điều kiện giao hàng và trách nhiệm của các bên, ví dụ như FOB (Free on Board) hoặc CIF (Cost, Insurance, and Freight).
• Nước xuất xứ (Country of Origin): Nêu rõ quốc gia sản xuất của hàng hóa để phục vụ việc khai báo hải quan.
• Tổng giá trị thanh toán (Total Amount): Tổng số tiền cần thanh toán, được ghi bằng cả số và chữ, bao gồm cả đơn vị tiền tệ.

Link tải mẫu commercial invoice mới nhất

Dưới đây là các mẫu commercial Invoice cập nhật mới nhất, giúp bạn thuận tiện trong việc lập hóa đơn thương mại cho các giao dịch xuất nhập khẩu. Các mẫu này bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết,phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Tải mẫu Commercial Invoice mới nhất tại đây.

Những lưu ý khi làm Commercial Invoice

Khi lập commercial Invoice, bạn cần chú ý những điều sau để tránh những sai sót gây ảnh hưởng đến quá trình giao dịch và thông quan hàng hóa:

• Khai báo thông tin chính xác: Đảm bảo các thông tin về người bán, người mua, và hàng hóa đều chính xác, tránh sai sót làm chậm trễ quá trình thông quan.
• Nêu rõ điều kiện giao hàng: Ghi rõ điều kiện giao hàng (FOB, CIF, v.v.) để xác định trách nhiệm và chi phí của các bên liên quan.
• Chọn đúng đơn vị tiền tệ: Thể hiện đơn vị tiền tệ một cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn trong quá trình thanh toán.
• Đảm bảo mô tả chi tiết hàng hóa: Phần mô tả thường bao gồm thông tin về số lượng, trọng lượng, giá trị và đặc điểm hàng hóa, giúp quá trình kiểm tra và đối chiếu dễ dàng hơn.
• Kiểm tra chi phí phát sinh: Đối với các điều kiện như CIF, cần ghi rõ các chi phí vận chuyển và bảo hiểm để xác định tổng chi phí thực tế.
• Xác định số bản sao cần thiết: Đảm bảo cung cấp đúng số lượng bản sao của hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc đối tác.

Trên đây, Helen Express đã chia sẻ với bạn các thông tin commercial invoice, bao gồm ý nghĩa, nội dung, phân loại, lưu ý và mẫu commercial invoice. Hy vọng bạn có thể áp dụng những thông tin này vào hoạt động công việc thực tế của mình. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
• Website: https://helenexpress.com/
• Hotline: 0938 320 357
• Email: info@helenexpress.com