Trong quá trình xuất nhập khẩu, việc ghi chép lại tình trạng của container hàng hóa khi gửi và nhận là cực kỳ quan trọng. Và phiếu EIR - Equipment Interchange Receipt được sử dụng để đảm nhận vai trò này. Cùng Helen Express tìm hiểu thêm về phiếu EIR là gì và các thông tin chi tiết về chứng từ này trong bài viết dưới đây!
Phiếu EIR là gì trong xuất nhập khẩu?
.jpg)
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là một loại chứng từ được sử dụng trong xuất nhập khẩu để cập nhật tình trạng của container. Phiếu EIR được lập khi có sự giao nhận container giữa các bên tham gia vận chuyển, như người vận chuyển - người thuê vận chuyển, cảng biển - kho bãi, đơn vị vận chuyển đường sắt …
Các thông tin có trên phiếu EIR thể hiện chi tiết tình trạng của container trong quá trình vận chuyển, như số hiệu container, kích thước, loại container, trạng thái container (sạch, móp méo, hư hỏng, rách …), một số phụ kiện đi kèm như niêm phong, ổ khóa, … và ngày giờ giao nhận, chữ ký người thực hiện giao nhận. Nếu như container có vấn đề gì thì phiếu EIR sẽ được sử dụng để xác định người chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại.
Vai trò, chức năng của phiếu EIR
Phiếu EIR có vai trò, chức năng như sau:
- Là chứng nhận cho quá trình giao nhận container giữa các bên tham gia trong quá trình vận chuyển.
- Là cơ sở để đối chiếu tình trạng của container trước và sau khi giao nhận, khi phiếu EIR ghi chép đầy đủ tình trạng của container.
- Là chứng từ để xử lý tranh chấp, khiếu nại về tình trạng của container giữa các bên.
- Phiếu EIR là cơ sở để tính phí vận chuyển (với hàng xuất nhập khẩu thì sẽ phải thanh toán tiền nâng/hạ container từ kho bãi lên tàu và ngược lại) và xác định bồi thường thiệt hại (nếu container không đúng với ghi chép trong phiếu EIR thì người thuê vận chuyển có thể yêu cầu thay thế container hoặc sửa chữa trước khi vận chuyển).
Phân loại phiếu EIR theo ngành kinh doanh, mục đích sử dụng và tình trạng của thiết bị
.jpg)
Có nhiều loại phiếu EIR khác nhau, có thể phân loại theo ngành kinh doanh, mục đích sử dụng và tình trạng của thiết bị. Cụ thể như sau:
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
Nội dung chi tiết trên phiếu EIR
.jpg)
Các thông tin chi tiết trên phiếu EIR bao gồm:
- Phần tiêu đề: Thông tin về đơn vị vận chuyển, gồm logo, tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, tên chứng từ, số hiệu và ngày phát hành chứng từ.
- Thông tin liên quan đến chủ hàng: Gồm tên cơ quan/tên người nhận hàng, số hiệu lệnh giao hàng, thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng (tính đến thời điểm nào, ngày bao nhiêu).
- Thông tin về container gồm: Số hiệu container, kích thước và loại container, vị trí container, tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, số seal,…
- Thông tin về tình trạng container: Được mô tả bằng hình vẽ, mã số quy ước và ghi chú.
- Thông tin về thời gian giao nhận hàng hóa: Gồm các thông tin như số hiệu xe nâng (cẩu khung), thời gian xe vào, thời gian xe ra …
- Ký tên xác nhận của các bên liên quan.
Hướng dẫn các bước khai báo phiếu EIR
Để khai báo phiếu EIR, bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận: Bạn cần kiểm tra chi tiết các thông tin gồm số hiệu container, kích thước, loại, tình trạng (tốt, sạch hay móp méo, bẩn) và phụ kiện đi kèm (như ổ khóa, dây đai …).
- Bước 2: Ghi nhận thông tin vào phiếu EIR: Bạn ghi chép lại các thông tin về tình trạng của container đã kiểm tra trước đó, sử dụng giấy hoặc khai phiếu điện tử. Nếu như container có hư hỏng hoặc không đúng với các ghi chép của phiếu EIR trước đó thì bạn cần ghi rõ vị trí, mức độ hư hỏng và thông báo lại cho nhân viên kiểm tra container.
- Bước 3: Ghi rõ ngày giờ giao nhận và ký tên: Sau khi đã ghi nhận thông tin vào phiếu EIR, bạn ghi rõ ngày giờ giao nhận và ký tên. Nếu bạn sử dụng bản giấy thì cần in 2 bản để giữ lại 1 bản và 1 bản giao cho người nhận. Nếu bạn sử dụng phiếu EIR điện tử thì gửi mail cho người nhận.
- Bước 4: Lưu trữ phiếu EIR: Bạn lưu trữ phiếu EIR cẩn thận để làm chứng từ kiểm tra, đánh giá, đối chiếu tình trạng container và xử lý các tranh chấp, khiếu nại (nếu có).
Làm thế nào để xin cấp lại phiếu EIR?
.jpg)
Trong trường hợp đánh mất phiếu EIR và muốn xin cấp lại thì cần làm như thế nào? Để xin cấp lại phiếu EIR thì bạn làm theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Khi phát hiện mất phiếu EIR bạn cần thông báo ngay cho cảng và yêu cầu giữ container tại cảng để tránh việc mất cắp container. Sau đó, bạn cung cấp CCCD, điền thông tin vào mẫu công văn tại Trực ban sản xuất cảng và ký tên (không cần yêu cầu công ty đóng dấu).
- Bước 2: Xin xác nhận từ hải quan giám sát cổng rằng “Container chưa qua bộ phận giám sát”.
- Bước 3: Đến phòng Trực ban sản xuất cảng yêu cầu mở kho và cấp lại phiếu EIR, sau đó đến phòng Thương vụ cảng để in lại phiếu mới.
Các khái niệm phôi phiếu EIR đối với hàng xuất và nhập khẩu
Để có thể sử dụng phiếu EIR thành thạo trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần hiểu rõ các khái niệm phôi phiếu EIR. Cụ thể như sau:
Đối với hàng hóa nhập khẩu:
- Lấy nguyên: Đây là thuật ngữ dùng trong quá trình lấy container hàng hóa từ cảng về kho, người nhận hàng sẽ cần thanh toán phí nâng container lên xe container.
- Trả rỗng: Là thuật ngữ dùng khi trả vỏ container rỗng về cảng hoặc bãi, người trả container cần thanh toán phí hạ container từ xe xuống bãi.
Đối với hàng xuất khẩu:
- Cấp rỗng: Là thuật ngữ dùng khi người gửi gửi container rỗng đến cảng để đóng hàng hóa. Người gửi sẽ cần thanh toán phí nâng vỏ container rỗng lên xe.
- Hạ bãi: Là thuật ngữ dùng khi cảng xác nhận đã nhận hàng gửi từ người gửi để lưu trữ tại bãi và sẵn sàng thực hiện thủ tục hải quan. Người gửi hàng sẽ thanh toán chi phí hạ vỏ container xuống bãi.
Qua bài viết, Helen Express đã giúp bạn đọc hiểu rõ về thuật ngữ phiếu EIR là gì và thông tin chi tiết về phiếu EIR. Equipment Interchange Receipt là một chứng từ quan trọng dùng trong xuất nhập khẩu, giúp xác định tình trạng của container và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại giữa các bên. Ngoài ra, bạn cũng cần nắm rõ các khái niệm phôi phiếu EIR như lấy nguyên, trả rỗng (đối với hàng nhập) và cấp rỗng, hạ bãi (đối với hàng xuất).
Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
- Website: https://helenexpress.com/
- Hotline: 0938 320 357
- Email: info@helenexpress.com
