Proforma Invoice là gì? Mẫu hóa đơn chiếu lệ 2025 và giá trị sử dụng

Proforma Invoice là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò như một bản chào giá hoặc hóa đơn tạm thời. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết Proforma Invoice là gì, nội dung, mẫu hóa đơn mới nhất 2025, thời điểm phát hành, sự khác biệt với Commercial Invoice, các lưu ý cần biết, và trả lời các câu hỏi thường gặp để giúp bạn sử dụng hiệu quả trong giao dịch quốc tế.

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là một tài liệu do người bán (xuất khẩu) phát hành để cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi giao dịch chính thức hoàn tất. Đây không phải là hóa đơn yêu cầu thanh toán mà là một bản chào giá, giúp người mua (nhập khẩu) hiểu rõ về giá trị, số lượng, và điều kiện giao dịch. Proforma Invoice thường được dùng để xin giấy phép nhập khẩu, mở thư tín dụng (L/C), hoặc đàm phán hợp đồng.

Theo International Chamber of Commerce (ICC), Proforma Invoice được sử dụng trong khoảng 70% các giao dịch xuất nhập khẩu quốc tế để hỗ trợ thủ tục hải quan và đàm phán.

Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice

Một Proforma Invoice tiêu chuẩn cần bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người bán và người mua:

  • Tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên lạc của người bán (Seller) và người mua (Buyer).

• Số và ngày phát hành:

  • Số hóa đơn (Invoice Number) và ngày phát hành (Issue Date).

• Mô tả hàng hóa/dịch vụ:

  • Tên hàng hóa, mã HS (nếu có), số lượng, đơn vị tính, đơn giá, và tổng giá trị.

• Điều kiện giao hàng:

  • Incoterms (FOB, CIF, DDP, v.v.), cảng đi, cảng đến, phương thức vận chuyển.

• Điều khoản thanh toán:

  • Phương thức thanh toán (T/T, L/C), thông tin ngân hàng, thời hạn thanh toán.

• Thông tin bổ sung:

  • Thời gian hiệu lực của báo giá, thuế/phí (nếu có), và các ghi chú đặc biệt (như yêu cầu đóng gói).

Mẫu Proforma Invoice mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu Proforma Invoice tham khảo phổ biến, cập nhật theo thông lệ quốc tế năm 2025:

Mẫu này có thể được điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của giao dịch và thường được soạn bằng tiếng Anh để phù hợp với thương mại quốc tế.

Thời điểm phát hành Proforma Invoice

Proforma Invoice được phát hành trong các trường hợp sau:

1. Trước khi ký hợp đồng: Để cung cấp báo giá chi tiết, giúp hai bên đàm phán và thống nhất điều khoản.

2. Xin giấy phép nhập khẩu: Người mua sử dụng Proforma Invoice để nộp cho cơ quan hải quan hoặc xin phê duyệt nhập khẩu.

3. Mở thư tín dụng (L/C): Ngân hàng yêu cầu Proforma Invoice để xác nhận giá trị giao dịch trước khi cấp L/C.

4. Xác nhận đơn hàng: Để người mua kiểm tra thông tin hàng hóa, giá cả, và điều kiện trước khi đặt hàng chính thức.

5. Thủ tục hải quan: Một số quốc gia yêu cầu Proforma Invoice để tính thuế nhập khẩu hoặc kiểm tra hàng hóa.

Thời điểm phát hành thường là sau khi người bán và người mua đạt được thỏa thuận ban đầu nhưng trước khi giao hàng hoặc thanh toán.

Phân biệt hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice với hóa đơn thương mại Commercial Invoice

Proforma Invoice mang tính chất tạm thời, trong khi Commercial Invoice là tài liệu chính thức để yêu cầu thanh toán và hoàn tất thủ tục.

Lưu ý cần nắm về Proforma Invoice

Để sử dụng Proforma Invoice hiệu quả, cần lưu ý:

• Độ chính xác thông tin: Đảm bảo thông tin hàng hóa, giá cả, và điều kiện giao hàng khớp với thỏa thuận để tránh tranh chấp.

• Ngôn ngữ và định dạng: Sử dụng tiếng Anh và định dạng rõ ràng (PDF, Word) để phù hợp với giao dịch quốc tế.

• Thời hạn hiệu lực: Ghi rõ thời gian báo giá có hiệu lực để tránh hiểu lầm nếu giá thay đổi.

• Tuân thủ quy định: Kiểm tra yêu cầu của quốc gia nhập khẩu (như mã HS, chứng nhận bổ sung) để đảm bảo Proforma Invoice hợp lệ.

• Phối hợp với người mua: Xác nhận với người mua về nội dung hóa đơn trước khi gửi chính thức.

• Lưu trữ cẩn thận: Giữ bản sao Proforma Invoice để đối chiếu khi phát hành Commercial Invoice hoặc xử lý tranh chấp.

• Không dùng để thanh toán: Proforma Invoice chỉ là báo giá, không thay thế Commercial Invoice trong việc yêu cầu thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Pi trong xuất nhập khẩu là gì?

Trong xuất nhập khẩu, PI là viết tắt của Proforma Invoice, tức hóa đơn chiếu lệ, dùng để báo giá và hỗ trợ thủ tục như xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở thư tín dụng (L/C).

Hóa đơn chiếu lệ tiếng Anh là gì?

Hóa đơn chiếu lệ trong tiếng Anh được gọi là Proforma Invoice, đôi khi viết tắt là PI.

Khi nào dùng Proforma Invoice?

Proforma Invoice được dùng khi:

• Cung cấp báo giá cho người mua trước khi ký hợp đồng.

• Xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở thư tín dụng (L/C).

• Hỗ trợ thủ tục hải quan hoặc xác nhận đơn hàng.

• Đàm phán điều khoản giao dịch giữa người bán và người mua.

Bài viết trên đã cung cấp thông tin toàn diện về Proforma Invoice, từ khái niệm, nội dung, mẫu hóa đơn 2025, đến cách phân biệt với Commercial Invoice và các lưu ý quan trọng. Nếu bạn cần hỗ trợ gửi hàng đi quốc tế, hãy liên hệ Helen Express để được tư vấn chi tiết. Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM

• Website: https://helenexpress.com/

• Hotline: 0938 320 357

• Email: info@helenexpress.com