SI là gì? Hướng dẫn 2 cách submit SI trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu

SI là gì? SI (Shipping Instruction) là thông tin bên xuất khẩu gửi cho hãng vận chuyển để làm rõ đơn hàng và các yêu cầu vận chuyển. Trong bài viết dưới đây, Helen Express sẽ làm rõ về khái niệm, vai trò, các thông tin trên SI và cách submit SI trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Tìm hiểu ngay!

SI (Shipping Instruction) là gì trong xuất nhập khẩu?

SI (viết tắt của Shipping Instruction) là thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của chủ hàng (người xuất khẩu) gửi cho các công ty vận tải (FWD -forwarder), hãng tàu. SI cung cấp về nội dung hàng hóa và các yêu cầu liên quan đến quá trình vận chuyển để đảm bảo tiến độ, đúng với nhu cầu chủ hàng.

SI còn được gọi là mẫu giao nhận hàng hóa, khi áp dụng cho các đơn vị vận chuyển qua đường biển thì SI được gọi là Bill of Lading (BL). Thông thường người xuất khẩu sẽ gửi SI cho các công ty vận tải để họ hoàn thành Bill of Lading.

Vai trò, tác dụng của Shipping Instruction

Vai trò chính của Shipping Instruction là cung cấp thông tin về vận chuyển hàng hóa, giúp bên vận tải giao hàng đúng với yêu cầu của chủ hàng. Bên cạnh đó, SI còn giúp cho hệ thống chứng từ, thủ tục được đầy đủ và thống nhất hơn.

Đối với bên vận tải, thông qua SI họ sẽ nắm được thông tin về hàng hóa, loại hàng hóa họ vận chuyển là gì, số lượng, thời gian như thế nào, hàng hóa có nằm trong danh mục vận chuyển của họ hay không.

Các thông tin có trên SI

Các thông tin trên SI về cơ bản cần có như sau:

Tên người bán (bên xuất khẩu).
Tên người gửi hàng (Shipper).
Tên người nhận hàng (consignee).
Tên người nhận thông báo hàng đến (Notify party).
Thời gian và mã số đặt hàng (Booking number): đây là thông tin giúp phân biệt với đơn hàng của người khác và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
Thông tin hàng hóa: gồm tên hàng, số lượng, thể tích, tính chất và đặc trưng của hàng hóa (dễ vỡ, dễ hư hỏng, đông lạnh …). Đối với các đơn hàng có nhiều loại hàng thì đi kèm với SI thường có Packing List để đơn vị vận tải dễ dàng nắm thông tin hơn.
Cách thức đóng gói: Thông tin về loại bao bì dùng đóng gói, kích cỡ thùng hàng đóng, …
Các thông tin về POL (cảng xếp hàng) và POD (cảng dỡ hàng).
Loại vận đơn mong muốn.
Các giấy tờ liên quan khác nếu được yêu cầu.

Shipping Instruction có thể được trình bày trên Excel hoặc Word, tùy thuộc vào mẫu của chủ hàng.

Tại sao cần khai báo SI? AI là người khai báo?

Trên thực tế, doanh nghiệp cần khai báo (submit) SI cho đơn vị vận chuyển. Điều này là cần thiết để bên vận chuyển hiểu rõ về đơn hàng và yêu cầu của chủ hàng. Vậy ai là người khai báo SI? Các đối tượng có thể khai báo SI gồm doanh nghiệp vận tải và bên xuất khẩu.

Doanh nghiệp vận tải có thể đứng ra yêu cầu bên xuất khẩu khai báo SI để họ hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm trong vận chuyển đơn hàng. Bên xuất khẩu cũng có thể chủ động khai báo SI cho doanh nghiệp vận tải để làm rõ thông tin đơn hàng và các yêu cầu khi vận chuyển.

Quy trình khai báo SI có thể đơn giản như sau:

Nếu bên xuất khẩu làm việc trực tiếp với đơn vị vận tải, hãng tàu thì người khai báo SI là bên xuất khẩu.
Nếu bên xuất khẩu làm việc qua đại lý là các công ty dịch vụ logistics thì bên xuất khẩu sẽ gửi SI qua bên đại lý, sau đó đại lý dựa vào thông tin đó và làm SI gửi cho đơn vị vận tải, hãng tàu.

Hướng dẫn 2 cách để submit SI

Việc khai báo SI cần thực hiện trước khi mang hàng ra cont hạ bãi, chờ xuất. Thông thường bạn có thể submit SI bằng 2 cách là submit SI qua Email và Submit SI trực tuyến trên website của hãng tàu. Cụ thể như sau:

Lập SI qua khai báo Mail

Khai báo SI qua mail phổ biến bởi thông tin được cung cấp nhanh chóng, các bước làm như sau:

Bước 1: Bên xuất khẩu gửi SI đến hãng vận chuyển (FWD).
Bước 2: Hãng vận chuyển nhận thông tin, sau đó gửi bản nháp hoàn thiện SI cho bên xuất khẩu.
Bước 3: Bên xuất khẩu và hãng vận chuyển thống nhất thông tin trên SI.
Bước 4: Hãng vận chuyển gửi SI tới hãng tàu để làm bill of lading.

Lập SI qua Website hãng tàu

Lập SI qua Website hãng tàu được sử dụng nhiều nhất hiện nay, giúp bên xuất khẩu, đơn vị vận chuyển và hãng tàu đều tiết kiệm được thời gian. Nhiều hãng tàu còn cho phép bên xuất khẩu, đơn vị vận chuyển được điều chỉnh lại SI sau khi đã submit thông tin trên website. Các bước lập SI qua Website hãng tàu như sau:

Bước 1: Bên xuất khẩu gửi SI cho đơn vị vận chuyển đã chọn.
Bước 2: Đơn vị vận chuyển dựa trên thông tin đó, hoàn thiện SI và thống nhất lại với bên xuất khẩu.
Bước 3: Bên xuất khẩu/đơn vị vận chuyển sẽ submit SI trên Website của hãng tàu.
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin lần cuối sau khi submit.

SI bị từ chối nguyên nhân do đâu?

Trong một số trường hợp, SI có thể bị bên hãng tàu từ chối. Dưới đây là một số nguyên nhân chính:

Phổ biến nhất là do submit SI bị muộn.
Nội dung SI bị thiếu hoặc không chính xác.
Nội dung SI khác với các thông tin trong hợp đồng.
SI có các yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu/quốc gia nhập khẩu.
SI không tuân thủ các quy định quốc tế về an ninh, môi trường.

Khi SI bị từ chối, bên xuất khẩu cần nhanh chóng điều chỉnh thông tin, gửi lại cho hãng tàu/đơn vị vận chuyển để tiến độ vận chuyển không bị ảnh hưởng.

Helen Express - Đơn vị vận chuyển quốc tế “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm”

*Helen Express cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế*

Helen Express là đơn vị vận chuyển quốc tế hoạt động với phương châm “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm” - là đối tác uy tín, chuyên nghiệp, sẽ là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh quốc tế. Với hơn 7 năm hoạt động, Helen Express đã phục vụ hơn 7000+ khách hàng, vận chuyển tại hơn 180 quốc gia trên thế giới.

Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển tại Helen Express, khách hàng sẽ nhận được:

Tư vấn đúng: Tư vấn đúng từng mặt hàng gửi đi, có nhân viên hỗ trợ 24/7 trong suốt quá trình trước, trong và sau khi gửi hàng.
Cam kết giao hàng đúng hẹn: Helen Express cam kết giao hàng đúng hạn, nhận hàng tại nhà-giao hàng tận nơi và có tracking định vị, cập nhật liên tục tình trạng lô hàng.
Giá cả hợp lý, tối ưu: Đến với Helen Express, khách hàng không cần lo lắng về giá. Chúng tôi cam kết báo giá tiết kiệm - hợp lý, đồng thời miễn phí hỗ trợ khai báo hải quan, miễn phí xử lý hàng hóa, dán nhãn, đóng gói chuẩn hãng bay.

Qua bài viết, Helen Express đã giải thích SI là gì, vai trò và các thông tin cơ bản có trên SI. Đồng thời, bạn cũng đã được hướng dẫn cách submit SI cho đơn vị vận chuyển, hãng tàu. Tham khảo dịch vụ vận chuyển quốc tế của Helen Express để gửi hàng được “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm”.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
Website: https://helenexpress.com/
Hotline: 0938 320 357
Email: info@helenexpress.com

Võ Thành Tú

Tôi tên là Võ Thành Tú (Thành Tú Võ), hiện tôi đã có 5 năm kinh nghiệm với vị trí nhân viên kinh doanh tại Helen Express. Tôi tốt nghiệp Đại học Hàng hải Việt Nam chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Với kiến thức chuyên môn về logistics và kinh nghiệm thực tế, tôi có thể đưa ra các giải pháp tối ưu cho khách hàng về thời gian vận chuyển, chi phí, thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa,…. Tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng để đề xuất dịch vụ phù hợp và hiệu quả nhất.