Switch bill là gì? Quy trình phát hành vận đơn chuyển đổi

Switch bill là một loại vận đơn đặc biệt trong ngành xuất nhập khẩu, được sử dụng khi có nhiều bên tham gia giao dịch. Bài viết dưới đây Helen Express sẽ giải thích cụ thể Switch bill là gì, đồng thời chia sẻ thêm về quy trình, rủi ro, lưu ý và một số câu hỏi liên quan đến Switch bill. Cùng theo dõi nhé!

Switch bill là gì?

Switch Bill, viết đầy đủ là Switch Bill of Lading, là một loại chứng từ vận tải hàng hóa, được sử dụng để thay thế vận đơn gốc trong quá trình giao dịch. Loại vận đơn này thường được áp dụng khi có sự tham gia của bên trung gian trong quá trình mua bán hàng hóa quốc tế. Khi có nhu cầu thay đổi một số thông tin trên vận đơn gốc, chẳng hạn như thông tin của nhà sản xuất hoặc người gửi hàng, Switch Bill sẽ được phát hành. Mục đích chính của việc sử dụng Switch Bill là để bảo vệ quyền lợi của người bán, tránh tiết lộ nguồn gốc hàng hóa thực sự và tạo điều kiện thuận lợi hơn trong các giao dịch thương mại có nhiều bên tham gia.

Vai trò của Switch bill

Switch Bill có vai trò quan trọng trong các giao dịch thương mại quốc tế, đặc biệt khi có sự tham gia của các bên trung gian, cụ thể, Switch bill giúp:

Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Switch Bill cho phép hàng hóa được vận chuyển thẳng từ nơi sản xuất đến nơi nhập khẩu mà không cần qua kho bãi của bên trung gian. Điều này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng.
Bảo mật thông tin các bên: Khi sử dụng Switch Bill, thông tin chi tiết của các công ty nhập khẩu và xuất khẩu sẽ không được tiết lộ. Nhờ vậy, hai bên không thể biết được danh tính thực sự của nhau, giúp đảm bảo quyền lợi của bên trung gian và ngăn chặn các giao dịch mua bán trực tiếp mà không thông qua trung gian.
Tăng cường tính linh hoạt trong giao dịch: Switch Bill giúp các bên dễ dàng thay đổi thông tin trên vận đơn, chẳng hạn như nhà sản xuất hoặc người gửi hàng, phù hợp với yêu cầu của từng giao dịch mà không ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.

Quy trình phát hành vận đơn chuyển đổi

Quy trình phát hành Switch Bill of Lading (vận đơn chuyển đổi) gồm hai giai đoạn chính:

Vận đơn giai đoạn 1: Đầu tiên, công ty trung gian (X) ký hợp đồng mua bán hàng hóa với bên xuất khẩu (Y) và bên nhập khẩu (Z). Lúc này, X yêu cầu Y giao hàng và chỉ định phát hành vận đơn gốc (vận đơn 1). Vận đơn này sẽ chứa các thông tin như:

Shipper: Công ty Y (nhà xuất khẩu).
Consignee: Công ty X (trung gian) hoặc ngân hàng phát hành L/C cho X.
Thông tin cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng.
Lưu ý rằng vận đơn 1 là vận đơn ban đầu, chưa phải là vận đơn thực tế, và hàng hóa chưa được vận chuyển.

Vận đơn giai đoạn 2: Sau khi vận đơn 1 được phát hành, công ty X thanh toán cho Y và tiếp nhận chứng từ giao hàng từ Y, chính thức trở thành chủ sở hữu lô hàng. Tiếp theo, X yêu cầu công ty vận chuyển hủy vận đơn gốc và phát hành Switch Bill (vận đơn mới) với các thông tin cập nhật:

Shipper: Công ty X (trung gian).
Consignee: Công ty Z (nhà nhập khẩu).
Các thông tin về cảng bốc dỡ hàng không thay đổi.

Cuối cùng, công ty X hoàn tất bộ chứng từ mới và gửi cho công ty Z để Z có thể nhận hàng tại cảng đến.

Những rủi ro khi dùng Switch Bill và các biện pháp hạn chế

Việc sử dụng Switch Bill trong vận tải quốc tế tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không tuân thủ đúng quy trình. Dưới đây là các rủi ro phổ biến và biện pháp hạn chế những rủi ro tương ứng:

Rủi ro khi sử dụng Switch Bill	Biện pháp hạn chế
Vận đơn gốc (vận đơn 1) không được hủy bỏ đúng quy trình, dẫn đến việc tồn tại nhiều vận đơn cho cùng một lô hàng. Điều này có thể dẫn đến rủi ro giao nhầm hàng hoặc bị bên thiếu trung thực lợi dụng để nhận hàng.	Đảm bảo hủy bỏ vận đơn gốc trước khi phát hành Switch Bill. Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin giữa hai vận đơn để tránh sai sót.
Thiếu hiểu biết về quy định pháp luật của các quốc gia khác nhau, có thể dẫn đến việc phát hành Switch Bill không hợp lệ, đặc biệt nếu vận đơn này được phát hành ở khu vực khác với nơi vận đơn gốc được cấp.	Tìm hiểu kỹ các quy định về vận đơn và luật pháp liên quan của từng quốc gia. Nếu cần thiết, hãy tham vấn luật sư chuyên ngành.
Sử dụng Switch Bill không hợp lệ hoặc phát hiện hành vi gian lận có thể khiến bảo hiểm hàng hóa trở nên vô hiệu, ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan.	Lựa chọn công ty bảo hiểm uy tín và kiểm tra kỹ các điều khoản bảo hiểm liên quan đến việc sử dụng Switch Bill.

Lưu ý khi sử dụng Switch bill

Khi sử dụng Switch Bill of Lading, cần chú ý những điểm sau để đảm bảo quá trình chuyển đổi vận đơn diễn ra suôn sẻ:

Các thông tin được phép thay đổi: Có thể thay đổi thông tin về shipper (người gửi hàng), consignee (người nhận hàng), và mô tả hàng hóa. Đây là các yếu tố thường được điều chỉnh để phù hợp với thỏa thuận giữa các bên.
Các thông tin không được phép thay đổi: Những thông tin cố định như cảng khởi hành, cảng đến, số lượng và kiện hàng phải giữ nguyên. Bất kỳ thay đổi nào trong các mục này đều có thể gây ra sự hiểu lầm hoặc vi phạm quy định vận tải.
Đảm bảo ngày phát hành đồng nhất: Ngày phát hành của vận đơn ban đầu và Switch Bill cần trùng khớp để tránh bất kỳ xung đột nào trong quá trình xử lý chứng từ.
Kiểm tra tính hợp lệ của vận đơn gốc: Trước khi phát hành Switch Bill, hãy đảm bảo rằng vận đơn gốc đã bị hủy bỏ đúng cách, tránh tình trạng trùng lặp vận đơn có thể dẫn đến các rủi ro không mong muốn.
Tuân thủ các quy định pháp lý quốc tế: Hãy chắc chắn rằng việc phát hành Switch Bill tuân thủ đúng quy định của các quốc gia có liên quan để tránh các vấn đề pháp lý sau này.

Một số câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến Switch Bill và các thông tin cần biết để hiểu rõ hơn về loại vận đơn này:

Switch bill phát sinh khi nào?

Switch Bill thường phát sinh trong các giao dịch thương mại quốc tế giữa ba bên ở ba quốc gia khác nhau. Trong trường hợp này, bên trung gian đóng vai trò vừa là người mua từ bên xuất khẩu thật sự và vừa là người bán cho bên nhập khẩu. Mục đích là "giấu" thông tin của nhà sản xuất để tránh việc bên mua liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp. Switch Bill sẽ được phát hành sau khi có vận đơn đầu tiên và phải hoàn tất ít nhất 3 ngày trước khi hàng đến cảng đích

Bên nào được yêu cầu Switch bill?

Chỉ có người xuất khẩu thật sự hoặc bên trung gian có vai trò tương đương với người xuất khẩu mới có thể yêu cầu Switch Bill. Điều này có nghĩa là bên trung gian cần phải sở hữu lô hàng và đã thanh toán đủ chi phí để trở thành chủ sở hữu hợp pháp. Bên cạnh đó, cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ để yêu cầu phát hành vận đơn chuyển đổi này.

Đơn vị nào chịu trách nhiệm phê duyệt Switch bill?

Việc phê duyệt Switch Bill thuộc về các công ty giao nhận vận tải (forwarder) hoặc các hãng tàu, những đơn vị này sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin trên cả vận đơn gốc lẫn vận đơn chuyển đổi. Sau khi Switch Bill được phê duyệt, vận đơn ban đầu phải bị hủy bỏ để ngăn ngừa gian lận và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Switch bill mà bạn Helen Express đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng với ý nghĩa, quy trình phát hành, lưu ý khi sử dụng Switch bill sẽ giúp bạn hiểu rõ Switch bill là gì. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
Website: https://helenexpress.com/
Hotline: 0938 320 357
Email: info@helenexpress.com

Võ Thành Tú

Tôi tên là Võ Thành Tú (Thành Tú Võ), hiện tôi đã có 5 năm kinh nghiệm với vị trí nhân viên kinh doanh tại Helen Express. Tôi tốt nghiệp Đại học Hàng hải Việt Nam chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Với kiến thức chuyên môn về logistics và kinh nghiệm thực tế, tôi có thể đưa ra các giải pháp tối ưu cho khách hàng về thời gian vận chuyển, chi phí, thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa,…. Tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng để đề xuất dịch vụ phù hợp và hiệu quả nhất.