Trong xuất nhập khẩu, khi cần hỏi hàng hoặc tìm kiếm nhà cung cấp thì người mua cần sử dụng đến thư hỏi hàng. Vậy cụ thể thư hỏi hàng là gì, bố cục như thế nào, cách viết sao cho hợp lý? Hãy cùng Helen Express tìm hiểu về thư hỏi hàng (Inquiry letter), cách viết, lưu ý khi viết và những mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh chuẩn, chuyên nghiệp nhất!
Thư hỏi hàng là gì trong xuất nhập khẩu? Vai trò của Inquiry letter
Thư hỏi hàng (Inquiry letter) là văn bản mà người mua gửi cho nhà cung cấp để yêu cầu thông tin về hàng hóa, giá cả và điều kiện giao dịch. Đây là bước đầu tiên trong quá trình thương thảo, giúp người mua thu thập thông tin cần thiết để đưa ra quyết định nhập hàng.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thư hỏi hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ kinh doanh giữa hai bên. Người mua có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin về sản phẩm như chất lượng, kích thước, trọng lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các dịch vụ liên quan.
Việc gửi thư hỏi hàng không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin thị trường mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình giao dịch. Một thư hỏi hàng chi tiết, rõ ràng sẽ giúp nhà cung cấp phản hồi chính xác, đầy đủ hơn, từ đó giúp người mua đánh giá và lựa chọn đối tác phù hợp.
Bố cục cơ bản của thư hỏi hàng tiếng Anh
Một thư hỏi hàng (Inquiry Letter) chuyên nghiệp thường bao gồm ba phần chính:
-
Phần giới thiệu (Introduction): Tiêu đề email, phần giới thiệu bản thân (tên, chức vụ, công ty), lĩnh vực hoạt động hoặc mối quan tâm của doanh nghiệp đối với sản phẩm cần hỏi hàng (nếu cần).
-
Phần yêu cầu (Request): Mô tả chi tiết sản phẩm cần hỏi (loại hàng, số lượng, chất lượng mong muốn), đề cập đến giá dự kiến, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…) và phương thức thanh toán, thông tin chứng từ, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành (nếu cần).
-
Phần cảm ơn và kết thúc (Thank and Reply): Cảm ơn nhà cung cấp đã dành thời gian đọc thư và mong nhận được thông tin chi tiết.
Hướng dẫn viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh dễ hiểu, chuẩn
Để viết một thư hỏi hàng chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo nội dung rõ ràng, tránh lan man và tập trung vào các thông tin quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo 6 bước:
Bước 1: Phần mở đầu
Phần mở đầu giúp tạo ấn tượng ban đầu và cung cấp thông tin cơ bản về doanh nghiệp của bạn. Thư hỏi hàng thường bắt đầu với:
-
Tên công ty: Được đặt ở đầu thư để nhà cung cấp dễ nhận diện.
-
Địa chỉ công ty: Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng.
-
Ngày tháng: Thể hiện thời điểm gửi thư để tiện theo dõi.
Ví dụ:
ABC Trading Co., Ltd.
123 Nguyen Trai Street, Ho Chi Minh City, Vietnam
March 2, 2025
Bước 2: Lời chào đầu thư
Phần này giúp thư trở nên chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng. Nếu chưa biết rõ người nhận, bạn có thể sử dụng:
-
Dear Sir/Madam (Kính gửi ông/bà)
-
Dear [Tên công ty hoặc bộ phận] (Kính gửi phòng kinh doanh của [Công ty])
Nếu biết tên người nhận, hãy viết:
-
Dear Mr. Smith, (Kính gửi ông Smith,)
-
Dear Ms. Johnson, (Kính gửi bà Johnson,)
Bước 3: Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn
Bạn cần giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp để tăng độ tin cậy với nhà cung cấp:
-
I am [Tên] + [Chức vụ] at [Tên công ty] in [Quốc gia].
-
We are one of the leading companies in [Lĩnh vực kinh doanh].
Ví dụ:
I am David Nguyen, Procurement Manager at ABC Trading Co., Ltd. in Vietnam. We are one of the leading importers of electronic components in the country.
Bước 4: Lý do bạn biết đến đối tác này
Cho nhà cung cấp biết bạn đã tìm thấy họ qua đâu để tạo sự liên kết:
-
We found your company through [Nguồn] (Alibaba, Taobao, website, hội chợ thương mại…).
-
We were referred to you by [Tên người/công ty].
Ví dụ:
We found your company on Alibaba and were impressed by your product range.
Bước 5: Đưa ra yêu cầu cụ thể
Đây là phần quan trọng nhất, trong đó bạn trình bày rõ nhu cầu của mình:
-
May I have your latest catalogue and price list for [Sản phẩm]?
-
Could you please provide information on your payment terms and shipping conditions?
Ví dụ:
Could you please send me an updated price list for your LED bulbs and inform me about your payment and delivery terms?
Bước 6: Cảm ơn và kết thúc thư
Kết thúc thư bằng lời cảm ơn và thể hiện mong muốn hợp tác:
-
I am looking forward to your prompt reply.
-
Thank you for your time and consideration.
Ví dụ:
I look forward to hearing from you soon and hope to establish a successful business relationship.
Cuối thư, ký tên và ghi rõ chức vụ:
Best Regards,
David Nguyen
Procurement Manager
ABC Trading Co., Ltd.
Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, mới nhất
Dưới đây là một mẫu thư hỏi hàng chuẩn bằng tiếng Anh, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong giao dịch thương mại quốc tế:
ABC Import-Export Co., Ltd.
123 Nguyen Hue Street, Ho Chi Minh City, Vietnam
Email: contact@abcimport.vn | Tel: +84 28 1234 5678
March 2, 2025
XYZ Manufacturing Ltd.
Mr. John Smith
Sales Manager
456 King’s Road, London, UK
Subject: Inquiry for Product Catalog & Price List
Dear Mr. John Smith,
We came across your company’s products on your official website and were impressed by their quality. As a leading importer in Vietnam, we are looking for reliable suppliers to expand our product range in the electronics sector.
We would appreciate it if you could provide us with your latest product catalog, detailed specifications, price list, and terms of payment. Additionally, we would like to inquire about your minimum order quantity and estimated delivery time. If the pricing and terms are suitable, we hope to establish a long-term business relationship.
Thank you for your time. We look forward to your prompt response.
Best Regards,
David Nguyen
Procurement Manager
ABC Import-Export Co., Ltd.
Lưu ý khi viết email hỏi hàng xuất nhập khẩu
Khi viết email hỏi hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý:
-
Giữ nội dung ngắn gọn, tập trung: Chỉ đề cập đến những thông tin quan trọng như sản phẩm cần hỏi, số lượng, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
-
Đặt tên công ty lên đầu thư: Điều này giúp nhà cung cấp nhận diện bạn ngay lập tức và tăng độ tin cậy. Nếu công ty có tiêu đề thư in sẵn, hãy sử dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp.
-
Ghi rõ địa chỉ người nhận: Cần ghi đầy đủ thông tin công ty mà bạn muốn gửi thư để đảm bảo thư đến đúng bộ phận phụ trách.
-
Ghi ngày tháng năm rõ ràng: Nên đặt ở góc phải thư để dễ theo dõi và lưu trữ.
-
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Hãy sử dụng các cụm từ trang trọng, tránh viết quá dài dòng hoặc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp.
-
Kiểm tra kỹ trước khi gửi: Đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc sai thông tin quan trọng để tránh gây nhầm lẫn.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là những câu hỏi phổ biến liên quan đến thư hỏi hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Inquiry là thư gì?
Inquiry, hay thư hỏi hàng, là một loại thư được sử dụng để yêu cầu thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ. Thông qua thư này, người mua có thể yêu cầu báo giá, thông tin về hàng mẫu, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, đóng gói và các điều khoản giao dịch khác.
Thư hỏi hàng tiếng Anh là gì?
Thư hỏi hàng trong tiếng Anh được gọi là Inquiry letter. Đây là loại thư phổ biến trong thương mại quốc tế, giúp người mua tìm hiểu thông tin cần thiết trước khi đưa ra quyết định mua hàng.
Inquiry là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong xuất nhập khẩu, Inquiry hoặc Request for Quotation (RFQ) là yêu cầu từ người mua về giá cả, điều kiện giao dịch của một mặt hàng. Một thư hỏi hàng thường bao gồm các thông tin như tên sản phẩm, chất lượng, số lượng, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán mong muốn.
Hỏi hàng là gì?
Hỏi hàng là một đề nghị giao dịch từ phía người mua nhằm thiết lập quan hệ mua bán với người bán. Người mua có thể đề nghị nhà cung cấp cung cấp thông tin về sản phẩm, giá cả và các điều kiện giao dịch trước khi tiến hành đàm phán hoặc đặt hàng.
Qua bài viết, bạn đã có được câu trả lời cho câu hỏi “thư hỏi hàng là gì?” và bố cục cơ bản, lưu ý cần biết khi viết loại thư này. Mong rằng bạn sẽ sử dụng thông tin được chia sẻ để áp dụng vào thực tế công việc của mình. Đừng quên theo dõi website https://helenexpress.com/ để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics, xuất nhập khẩu và các thông tin liên quan!
Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
- Website: https://helenexpress.com/
- Hotline: 0938 320 357
- Email: info@helenexpress.com
