Tờ khai hải quan là gì? Mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu 2025 mới nhất

Tờ khai hải quan là văn bản bắt buộc cần có để hàng hóa xuất nhập khẩu được phép thông quan. Trong bài viết này, Helen Express sẽ giải đáp chi tiết tờ khai hải quan là gì và cung cấp mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu 2025 mới nhất. Tìm hiểu ngay nhé!

Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan (tiếng anh là Customs Declaration) là văn bản kê khai số lượng hàng hóa của chủ hàng cho lực lượng kiểm soát khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là loại giấy tờ bắt buộc cần có để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu không có tờ khai hải quan thì mọi hoạt đồng đều bị dừng lại.

Nội dung chính trong tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan bao gồm các phần quan trọng sau:

• Phần 1: Thông tin đăng ký tờ khai, bao gồm số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục hải quan và ngày đăng ký.

• Phần 2: Thông tin về người xuất khẩu và nhập khẩu, bao gồm tên và địa chỉ.

• Phần 3: Chi tiết lô hàng, bao gồm số vận đơn (bill), địa điểm lưu kho, địa điểm xếp dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất - ngày cập bến và số lượng hàng hóa.

• Phần 4: Thông tin hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn.

• Phần 5: Thông tin thuế, phí. Sau khi nhập đầy đủ chi tiết các mặt hàng, hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị thông tin thuế.

• Phần 6: Thông tin phản hồi từ hệ thống hải quan.

• Phần 7: Ghi chú liên quan đến tờ khai hải quan.

• Phần 8: Danh sách chi tiết hàng hóa trong lô hàng.

Các mức độ phân luồng tờ khai hải quan

Khi chủ hàng cung cấp tờ khai hải quan, lực lượng có thẩm quyền sẽ tiến hành phân luồng tờ khai, sau đó chủ hàng sẽ in tờ khai để nộp kèm bộ chứng từ làm thủ tục thông quan hàng hóa. Tờ khai hải quan sẽ có 3 mức độ phân luồng như sau:

• Luồng xanh: Các doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định pháp luật => được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.

• Luồng vàng: Chỉ kiểm tra hồ sơ, miễm kiểm tra chi tiết hàng hóa.

• Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ khác nhau là kiểm tra không quá 5% lô hàng, kiểm tra 10% lô hàng hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng.

Tải FREE mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chuẩn, mới nhất 2025

Để giúp bạn thuận tiết nhất khi xuất nhập khẩu hàng hóa, Helen Express đã tổng hợp mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chuẩn, mới nhất 2025. Bạn có thể tải FREE tại đây:

• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu.
• Tờ khai hàng hóa nhập khẩu.

Hướng dẫn cách điền thông tin trên tờ khai hải quan

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin trên tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu và hàng hóa nhập khẩu:

Hướng dẫn điền thông tin tờ khai hàng hóa xuất khẩu

Để hoàn thành tờ khai hàng hóa xuất khẩu, thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Ô số 01: Người xuất khẩu – Điền đầy đủ họ tên, số điện thoại, mã số thuế, địa chỉ của thương nhân Việt Nam xuất khẩu. Nếu là cá nhân, ghi số CCCD/CMT/Hộ chiếu.

• Ô số 02: Người nhập khẩu – Ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế (nếu có) của thương nhân nhập khẩu.

• Ô số 03: Người ủy thác/người được ủy quyền – Điền họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế của thương nhân ủy thác hoặc người được ủy quyền hải quan. Nếu là cá nhân, ghi CCCD/CMT/Hộ chiếu.

• Ô số 04: Đại lý hải quan – Ghi họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế, số hợp đồng và ngày hợp đồng của đại lý hải quan.

• Ô số 05: Loại hình xuất khẩu – Ghi rõ loại hình xuất khẩu tương ứng.

• Ô số 06: Giấy phép xuất khẩu – Ghi số, ngày, tháng, năm cấp phép và ngày hết hạn (nếu có).

• Ô số 07: Hợp đồng xuất khẩu – Ghi số, ngày ký kết và ngày hết hạn của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có).

• Ô số 08: Hóa đơn thương mại – Ghi số, ngày, tháng, năm của hóa đơn (nếu có).

• Ô số 09: Cảng xuất hàng – Ghi tên cảng hoặc địa điểm bốc hàng lên phương tiện vận tải xuất khẩu.

• Ô số 10: Nước/vùng lãnh thổ đến – Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ đến cuối cùng, không tính nước quá cảnh.

• Ô số 11: Điều kiện giao hàng – Ghi điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại.

• Ô số 12: Phương thức thanh toán – Ghi phương thức thanh toán đã thỏa thuận (nếu có).

• Ô số 13: Loại tiền tệ thanh toán – Ghi mã tiền tệ được thỏa thuận trong hợp đồng (nếu có).

• Ô số 14: Tỷ giá quy đổi – Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ và tiền Việt Nam dùng để tính thuế (nếu có).

• Ô số 15: Thông tin hàng hóa – Ghi rõ tên hàng, quy cách, phẩm chất theo hợp đồng thương mại. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên: Trên tờ khai: Ghi “theo phụ lục tờ khai”. Trên phụ lục: Ghi rõ tên, quy cách từng mặt hàng.

• Ô số 16: Mã số phân loại hàng hóa – Ghi mã số theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên: Trên tờ khai: Không ghi. Trên phụ lục: Ghi rõ mã số từng mặt hàng.

• Ô số 17: Nước xuất xứ – Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được sản xuất theo mã ISO. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 16.

• Ô số 18: Số lượng/trọng lượng hàng – Ghi số lượng, khối lượng phù hợp với đơn vị tính tại ô số 19. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 16.

• Ô số 20: Đơn giá hàng hóa – Ghi giá đơn vị hàng hóa bằng loại tiền tệ tại ô số 13, căn cứ theo hợp đồng hoặc hóa đơn. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 16.

• Ô số 21: Trị giá nguyên tệ – Ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng (Lượng hàng * Đơn giá). Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên: Trên tờ khai: Ghi tổng trị giá nguyên tệ. Trên phụ lục: Ghi trị giá nguyên tệ từng mặt hàng.

• Ô số 22: Thuế xuất khẩu – Ghi trị giá tính thuế, thuế suất (%) và số thuế xuất khẩu phải nộp. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên: Trên tờ khai: Ghi tổng số thuế xuất khẩu. Trên phụ lục: Ghi chi tiết trị giá tính thuế, thuế suất, số thuế từng mặt hàng.

• Ô số 23: Các khoản thu khác – Ghi số tiền phải thu, tỷ lệ (%) và số tiền phải nộp. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 22.

• Ô số 24: Tổng tiền thuế và thu khác – Ghi tổng số tiền thuế xuất khẩu, thu khác bằng số và bằng chữ.

• Ô số 25: Container và đóng hàng – Ghi số hiệu container, số lượng kiện, trọng lượng hàng, địa điểm đóng hàng.

• Ô số 26: Chứng từ đi kèm – Liệt kê các chứng từ đi kèm tờ khai xuất khẩu.

• Ô số 27: Ngày ký xác nhận – Ghi ngày/tháng/năm khai báo, ký xác nhận, họ tên, chức danh và đóng dấu.

Hướng dẫn ghi thông tin Tờ khai hàng hóa nhập khẩu

Hướng dẫn ghi thông tin Tờ khai hàng hóa nhập khẩu

Để điền thông tin tờ khai hàng hóa nhập khẩu, bạn làm theo các bước sau:

Thông tin người bán và người mua:

• Ô số 01: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số (nếu có) của người bán hàng nước ngoài.

• Ô số 02: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế của thương nhân nhập khẩu.

• Ô số 03: Ghi thông tin người ủy thác hoặc người được ủy quyền nhập khẩu.

• Ô số 04: Ghi thông tin đại lý hải quan.

Thông tin giao dịch và vận đơn:

• Ô số 05: Ghi rõ loại hình xuất khẩu tương ứng.

• Ô số 06: Ghi số, ngày, tháng, năm của hóa đơn thương mại (nếu có).

• Ô số 07: Ghi số, ngày, tháng, năm của giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có).

• Ô số 08: Ghi số, ngày, tháng, năm của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có).

• Ô số 09: Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn hoặc chứng từ vận tải thay thế vận đơn.

• Ô số 10: Ghi tên cảng, địa điểm bốc dỡ hàng hóa.

• Ô số 11: Ghi tên cảng/cửa khẩu nơi hàng hóa được dỡ xuống.

• Ô số 12: Ghi tên tàu biển, số chuyến bay, số hiệu phương tiện vận tải và ngày đến.

• Ô số 13: Ghi tên nước/vùng lãnh thổ xuất hàng vào Việt Nam.

Điều kiện giao dịch và thanh toán

• Ô số 14: Ghi điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại.

• Ô số 15: Ghi phương thức thanh toán đã thỏa thuận.

• Ô số 16: Ghi mã loại tiền tệ dùng để thanh toán.

• Ô số 17: Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ và tiền Việt Nam để tính thuế.

Thông tin hàng hóa và xuất xứ

• Ô số 18: Ghi rõ tên hàng, quy cách, phẩm chất hàng hóa.

• Ô số 19: Ghi mã số phân loại theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam.

• Ô số 20: Ghi tên nước/vùng lãnh thổ sản xuất hàng hóa.

• Ô số 21: Ghi thông tin mẫu C/O nếu lô hàng thuộc Hiệp định Thương mại tự do.

Số lượng và trị giá hàng hóa

• Ô số 22: Ghi số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng của từng mặt hàng.

• Ô số 23: Ghi đơn vị tính theo quy định hoặc thực tế giao dịch.

• Ô số 24: Ghi giá của một đơn vị hàng hóa bằng loại tiền ở ô số 16.

• Ô số 25: Ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng (số lượng x đơn giá).

Thông tin thuế và các khoản phí

• Ô số 26: Trị giá tính thuế: Ghi trị giá tính thuế của từng mặt hàng bằng tiền Việt Nam. Thuế suất (%): Ghi mức thuế suất và số thuế nhập khẩu phải nộp.

• Ô số 27: Ghi trị giá tính thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), mức thuế suất và số thuế phải nộp. Nếu lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 26.

• Ô số 28: Ghi số lượng chịu thuế bảo vệ môi trường (BVMT), mức thuế và số tiền thuế phải nộp. Nếu lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 26.

• Ô số 29: Ghi trị giá tính thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất và số thuế GTGT phải nộp. Nếu lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên, ghi tương tự ô số 26.

• Ô số 30: Tổng số tiền thuế nhập khẩu, TTĐB, BVMT và GTGT, ghi bằng số và chữ.

Thông tin bổ sung

• Ô số 31: Nếu có từ 4 container trở lên, ghi chi tiết trong phụ lục.

• Ô số 32: Liệt kê các chứng từ đi kèm tờ khai hải quan.

• Ô số 33: Ghi ngày, tháng, năm khai báo, ký xác nhận, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu.

Một số câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để biết tờ khai đã thông quan và chưa thông quan?

Tờ khai đã thông quan sẽ có hai điểm sau:

• Mục đầu tiên của tờ khai thể hiện chữ “thông quan” (không phải chữ “thông báo kết quả phân luồng”).

• Trong mục “Thông báo hải quan” sẽ có các thông tin chi tiết về chi cục hải quan - nơi cấp phép cho tờ khai thông quan và thời gian tờ khai được cấp phép thông quan.

Tờ khai hải quan quá 15 ngày gia hạn được không?

Theo quy định tại Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, trường hợp tờ khai hải quan hết hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan mà không có hàng hóa đến cửa khẩu thì Cục Hải quan trực thuộc sẽ tiến hành thủ tục hủy tờ khai. Như vậy tờ khai hải quan quá 15 ngày không gia hạn được và bạn cần xin tờ khai mới.

Trường hợp nào phải hủy tờ khai hải quan?

Căn cứ quy định tại Điều 22 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 của Bộ Tài chính), các trường hợp hủy tờ khai hải quan bao gồm:
“Tờ khai hải quan không có giá trị làm thủ tục hải quan khi hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu; tờ khai hải quan đã đăng ký, hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành nhưng không có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai.

Tờ khai hải quan đã được đăng ký nhưng chưa được thông quan do Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố và tờ khai hải quan giấy thay thế đã được thông quan hoặc giải phóng hàng hoặc đưa hàng về bảo quản;

Tờ khai hải quan đã đăng ký nhưng hàng hóa không đáp ứng các quy định về quản lý, kiểm tra chuyên ngành, sau khi xử lý vi phạm với hình thức phạt bổ sung là buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy;

Hủy tờ khai hải quan theo yêu cầu của người khai hải quan.”

Qua bài viết, Helen Express đã chia sẻ thông tin chi tiết về tờ khai hải quan. Đây là loại giấy tờ bắt buộc cần có để hàng hóa được thông quan tại hải quan khi xuất - nhập khẩu. Bạn có thể tải FREE mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chuẩn, mới nhất 2025 Helen Express đã tổng hợp để tối ưu thời gian cho mình. Đừng quên theo dõi website https://helenexpress.com/ để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics, xuất nhập khẩu và các thông tin liên quan!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
• Website: https://helenexpress.com/
• Hotline: 0938 320 357
• Email: info@helenexpress.com