Ủy thác xuất khẩu là gì? Lợi ích, rủi ro khi ủy thác xuất khẩu

Do thị trường nội địa cạnh tranh khốc liệt, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn xuất khẩu như một hình thức để mở rộng thị trường. Dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ kinh nghiệm và nguồn lực để xuất khẩu, nên họ đã lựa chọn ủy thác xuất khẩu. Vậy ủy thác xuất khẩu là gì? Có lợi ích, rủi ro gì? Thực hiện như thế nào? Cùng Helen Express tìm hiểu chi tiết và đầy đủ thông tin về ủy thác xuất khẩu trong bài viết này nhé!

Ủy thác xuất khẩu là gì?

Ủy thác xuất khẩu là việc doanh nghiệp không tự xuất khẩu hàng mà thuê một đơn vị thứ ba (thường là forwarder) đảm nhận toàn bộ quy trình này. Đơn vị được ủy thác sẽ đại diện doanh nghiệp thực hiện các thủ tục, giấy tờ liên quan và xuất khẩu hàng hóa sang đối tác nước ngoài theo thỏa thuận. Quá trình này được thực hiện dựa trên hợp đồng ủy thác nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Lợi ích và rủi ro của dịch vụ ủy thác xuất khẩu

Lợi ích của dịch vụ ủy thác xuất khẩu

• Tối ưu chi phí: Thay vì xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu riêng, việc thuê công ty ủy thác giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, đào tạo và vận hành. Phí dịch vụ thường thấp hơn so với chi phí mà công ty tự thực hiện.
• Tiết kiệm thời gian: Các công ty ủy thác có kinh nghiệm xử lý chứng từ và thủ tục hải quan nhanh chóng. Điều này rút ngắn thời gian hoàn thành quy trình xuất khẩu, đảm bảo hàng hóa đến tay đối tác đúng hạn.
• Giảm thiểu rủi ro: Đơn vị ủy thác chịu trách nhiệm về sai sót trong chứng từ, thủ tục hoặc các vấn đề phát sinh, giúp doanh nghiệp tránh được các tình huống pháp lý phức tạp.
• Tăng tính ổn định cho quá trình xuất khẩu: Công ty ủy thác quản lý hồ sơ và vận hành liên tục, giúp quá trình xuất khẩu không bị gián đoạn ngay cả khi doanh nghiệp có thay đổi về nhân sự.
• Nâng cao hiệu quả: Đơn vị ủy thác tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giúp hàng hóa nhanh chóng đến nơi và cải thiện mối quan hệ với đối tác.

Rủi ro của dịch vụ ủy thác xuất khẩu

• Tốn thêm chi phí cho dịch vụ ủy thác: Doanh nghiệp phải trả thêm phí ủy thác, điều này có thể tạo thêm gánh nặng tài chính nếu doanh nghiệp không tính toán hợp lý.
• Thiếu quyền chủ động: Việc thông qua bên trung gian có thể khiến doanh nghiệp phụ thuộc vào công ty ủy thác, hạn chế sự linh hoạt trong quá trình xuất khẩu.
• Rủi ro cạnh tranh: Doanh nghiệp có nguy cơ mất khách hàng hoặc bị công ty nhận ủy thác cạnh tranh trực tiếp nếu thông tin đối tác bị lộ.
• Chi phí không minh bạch: Nếu không am hiểu quy trình, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu các chi phí không cần thiết.
• Bảo mật thông tin: Việc chia sẻ thông tin về nhà cung cấp và giá cả có thể khiến doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh.

Hướng dẫn 4 bước làm ủy thác xuất khẩu

Quy trình ủy thác xuất khẩu bao gồm 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có nằm trong danh mục cấm xuất khẩu hoặc cần giấy phép đặc biệt từ cơ quan quản lý hay không. Điều này đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và tránh phát sinh rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu và chứng từ liên quan

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan như hóa đơn, danh sách đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ... cho công ty nhận ủy thác. Đồng thời, hai bên thỏa thuận các điều khoản liên quan như việc lựa chọn đơn vị vận chuyển (việc này thường do bên nhận ủy thác đề xuất do họ có nhiều kinh nghiệm hơn).

Bước 3: Hoàn thiện chứng từ và làm thủ tục hải quan

Công ty nhận ủy thác chịu trách nhiệm chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh và tiến hành thủ tục hải quan. Họ đại diện cho doanh nghiệp để làm việc với các cơ quan chức năng, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Bước 4: Thanh toán thuế và hoàn tất giao dịch

Doanh nghiệp có thể tự nộp thuế hoặc ủy quyền cho công ty nhận ủy thác thực hiện, tùy theo thỏa thuận. Việc này giúp giảm gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp và đảm bảo giao dịch được hoàn tất nhanh chóng.

Trách nhiệm các bên trong hợp đồng ủy thác xuất khẩu

Hợp đồng ủy thác xuất khẩu cần xác định rõ trách nhiệm của các bên để đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra hiệu quả. Trách nhiệm cụ thể được phân chia như sau:

Bên ủy thác

Bên ủy thác, thường là doanh nghiệp hoặc cá nhân có hàng hóa cần xuất khẩu, có trách nhiệm hỗ trợ và phối hợp chặt chẽ với bên nhận ủy thác. Cụ thể:

• Cung cấp thông tin hàng hóa đầy đủ: Bao gồm loại hàng, quy cách, số lượng, chất lượng, giá cả và các điều kiện giao hàng để hỗ trợ quá trình xuất khẩu.
• Thanh toán chi phí: Chuyển tiền thanh toán tiền hàng và phí dịch vụ ủy thác đúng hạn theo hợp đồng.
• Phối hợp đàm phán: Hỗ trợ bên nhận ủy thác trong các khâu đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài.
• Giám sát chất lượng: Phối hợp kiểm tra và giám sát chất lượng hàng hóa trước khi xuất khẩu để đảm bảo đáp ứng yêu cầu hợp đồng.
• Trả phí dịch vụ: Thanh toán đầy đủ phí dịch vụ theo thỏa thuận.

Nhìn chung, bên ủy thác đóng vai trò định hướng, hỗ trợ và đảm bảo tài chính để bên nhận ủy thác thực hiện tốt các công việc được giao.

Bên nhận ủy thác

Bên nhận ủy thác - công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm triển khai toàn bộ hoạt động xuất khẩu. Nhiệm vụ cụ thể gồm:

• Thực hiện đàm phán và ký hợp đồng: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp nước ngoài theo chỉ định của bên ủy thác.
• Hoàn thiện thủ tục pháp lý: Thực hiện các thủ tục hải quan, thuế và kiểm tra chất lượng hàng hóa theo đúng quy định pháp luật.
• Thanh toán quốc tế: Chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho đối tác nước ngoài theo thỏa thuận.
• Quản lý chứng từ: Lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan để đảm bảo minh bạch và hỗ trợ kiểm tra sau này.
• Bàn giao hàng đúng hạn: Giao hàng cho bên ủy thác đúng thời hạn, chất lượng và số lượng đã cam kết.
• Xuất hóa đơn tài chính: Xuất hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn tài chính cho lô hàng xuất khẩu.

Bên nhận ủy thác giữ vai trò thực hiện và tổ chức toàn bộ quy trình xuất khẩu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và đáp ứng yêu cầu của bên ủy thác.

Một số câu hỏi thường gặp về ủy thác xuất khẩu

Dưới đây là một số câu hỏi có liên quan đến ủy thác xuất khẩu mà bạn có thể quan tâm:

Đối tượng nào nên ủy thác xuất khẩu?

Hình thức ủy thác xuất khẩu đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm về xuất khẩu hoặc không đủ tư cách pháp nhân để thực hiện giao dịch quốc tế. Sử dụng hình thức này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Cá nhân có được ủy thác xuất khẩu không?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, cá nhân không có tư cách pháp nhân nên không thể tự mình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, cá nhân có thể sử dụng dịch vụ ủy thác từ các công ty chuyên nghiệp để xuất khẩu hàng hóa. Điều này đảm bảo quy trình tuân thủ pháp luật, đồng thời giúp cá nhân tiết kiệm thời gian và công sức.

Doanh nghiệp mới thành lập có cần sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu không?

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập do thiếu kinh nghiệm trong quy trình xuất nhập khẩu nên họ có thể lựa chọn dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu để giải quyết các thủ tục phức tạp như hải quan, thanh toán quốc tế, vận chuyển. Đây là lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp mới tập trung nguồn lực vào sản xuất, kinh doanh và phát triển thị trường thay vì phải tự xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan.

Qua bài viết có thể thấy rằng ủy thác đem lại nhiều lợi ích về chi phí, thời gian cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp ít kinh nghiệm xuất khẩu. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ ủy thác xuất nhập khẩu là gì, cũng như lợi ích, rủi ro khi sử dụng phương pháp này. Bạn có thể truy cập website: https://helenexpress.com/ của Helen Express để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích khác về logistics, xuất nhập khẩu và gửi hàng quốc tế nhé!

Về Helen Express

Helen Express là công ty chuyển phát nhanh quốc tế cung cấp dịch vụ gửi hàng đi Mỹ tận nơi (door to door) với kinh nghiệm hoạt động trên 8 năm (từ 2017) và phục vụ cho hơn 15,000 khách hàng. Là đối tác, đại lý của các hãng bay lớn nhất trên thế giới: DHL – FedEx – UPS, chúng tôi tự hào mang lại một dịch vụ vượt trội về cả giá cả và chất lượng. Bên cạnh cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, chúng tôi còn hỗ trợ khách hàng trong khâu pháp lý, thủ tục gửi hàng sang Mỹ. Ngoài ra, Helen Express là một trong số ít các đơn vị hỗ trợ vận chuyển thú cưng đi Mỹ theo nhiều dạng: cùng chuyến, khác chuyến…

Qua nhiều năm, hiện nhiều khách hàng Việt kiều kinh doanh tại Mỹ đã tin tưởng gửi thực phẩm đi Mỹ hay khó hơn là gửi yến sào đi Mỹ với Helen Express, thậm chí Helen Express vẫn hỗ trợ gửi thuốc tây đi Mỹ thành công. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong ngành vận chuyển, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ xuất sắc nhất cho khách hàng:

• Hỗ trợ đóng gói hàng hóa, làm các thủ tục pháp lý, tờ khai hải quan giúp quá trình gửi hàng được thuận lợi nhất.
• Dịch vụ door-to-door: Nhận hàng tận nhà – giao hàng tận nơi
• Hỗ trợ đóng gói hàng hóa miễn phí tận nhà
• Thời gian vận chuyển nhanh chóng chỉ từ 5-7 ngày
• Cam kết tư vấn, hỗ trợ dịch vụ trước, trong và sau khi gửi hàng
• Theo dõi hành trình đơn hàng dễ dàng qua hệ thống tracking hiện đại
• Bảo hiểm hàng hóa chuyển phát nhanh đi Mỹ lên đến 100% giá trị, duy trì trong suốt quá trình vận chuyển.

Bên cạnh gửi hàng đi Mỹ, Helen Express có thể gửi hàng đến hơn 180 quốc gia khác trên thế giới thông qua các đối tác hàng đầu: DHL, Fedex, UPS. Nhiều khách hàng gửi hàng đi Úc hay cần gửi hàng đi Trung Quốc nhanh đã trở thành bạn hàng lâu dài với Helen Express.

Đánh giá khách hàng

Hơn tám năm làm việc trong lĩnh vực vận chuyển hàng, thú cưng đi nước ngoài. Helen Express đã được hơn 15.000 khách hàng tin tưởng sử dụng và giới thiệu. Sau đây là một số đánh giá của khách hàng dành cho Helen Express, mời quý khách tham khảo:

Với giá cả cạnh tranh, chi phí dịch vụ tốt nhất thị trường, phù hợp với nhu cầu của mọi khách hàng. Helen Express cam kết cung cấp mức giá tốt nhất với khung dịch vụ kỹ lưỡng nhất. Chỉ báo giá một lần duy nhất và không phát sinh bất cứ chi phí gì trong quá trình vận chuyển.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN HELEN EXPRESS

• Địa chỉ: 131 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0938 320 357
• Zalo, viber: 0938 320 357 / 0932 86 5859
• Email: info@helenexpress.com