Giấy báo hàng đến là gì? Đặc điểm và nội dung trên Arrival Notice

Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) là một chứng từ giúp doanh nghiệp có cơ sở để thực hiện việc nhận hàng và làm các thủ tục hải quan khác. Trong bài viết dưới đây, Helen Express sẽ chia sẻ đến bạn thông tin về viấy báo hàng đến, bao gồm đặc điểm, chức năng, nội dung, cách đọc và bản mẫu Arrival Notice mới nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Giấy báo hàng đến là gì?

Giấy báo hàng đến, hay còn gọi là Arrival Notice, là một tài liệu do hãng tàu, đại lý vận chuyển, hoặc công ty logistics phát hành để thông báo cho người nhận hàng về việc lô hàng của họ đã đến cảng hoặc địa điểm đích. Mục đích của giấy báo này là cung cấp thông tin cụ thể về ngày hàng đến, từ đó giúp người nhận chuẩn bị thủ tục cần thiết để nhận hàng.

Nội dung của giấy báo hàng đến thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng đơn vị hàng và các khoản phí cần thanh toán trước khi nhận hàng. Đây là bước thiết yếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi và minh bạch.

Đặc điểm của giấy báo hàng đến

Giấy báo hàng đến có một số đặc điểm quan trọng mà người nhận hàng cần lưu ý, cụ thể như:

Không có trong bộ chứng từ hàng xuất khẩu: Giấy báo hàng đến chỉ xuất hiện trong quy trình nhập khẩu và không phải là một phần của bộ chứng từ hàng xuất khẩu.
Cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng: Nội dung của giấy báo hàng đến thường bao gồm thông tin về tình trạng lô hàng, số lượng đơn vị hàng đã đến và các chi phí liên quan như phí vận tải tại đầu nhập khẩu.
Phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty vận tải: Sau khi hàng hóa đã đến cảng hoặc địa điểm đích, giấy báo hàng đến được phát hành bởi hãng tàu, đại lý hoặc công ty vận chuyển, giúp người nhận nắm rõ thời gian và địa điểm nhận hàng.
Hỗ trợ quy trình kiểm tra và khai báo hải quan: Khi nhận được giấy báo hàng đến, người nhận có thể thực hiện các bước tiếp theo như kiểm tra tình trạng hàng hóa, khai báo hải quan, thanh toán chi phí vận chuyển và tiến hành đưa hàng về kho.
Đảm bảo quy trình giao nhận suôn sẻ: Đây là một tài liệu quan trọng, giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho việc nhận hàng, tránh các rủi ro về thời gian và thủ tục pháp lý.

Chức năng của giấy thông báo hàng đến

Chức năng chính của giấy thông báo hàng đến là thông báo cho người nhận hàng rằng lô hàng của họ đã đến cảng hoặc địa điểm đích. Thông qua thông báo này, người nhận có thể chuẩn bị các thủ tục cần thiết để nhận hàng, bao gồm khai báo hải quan và thanh toán các khoản phí liên quan.

Giấy thông báo hàng đến thường được gửi đến người nhận được ghi trên vận đơn, giúp họ biết chính xác thời gian và địa điểm hàng hóa sẽ có mặt. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để người nhận lên kế hoạch cho việc di chuyển và lưu kho hàng hóa, đồng thời đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng, tránh chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

Nội dung trên Arrival Notice

Arrival Notice chứa đựng các thông tin quan trọng liên quan đến lô hàng để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra thuận lợi. Nội dung chính của loại chứng từ này thường bao gồm:

Thông tin về lô hàng: Mô tả hàng hóa, số lượng đơn vị hàng đã đến, và điều khoản Incoterms.
Cảng đến và thời gian hàng về: Thông tin về cảng đích và thời gian dự kiến hàng đến.
Chi phí và thuế: Các khoản phí vận chuyển và thuế hải quan liên quan.
Tài liệu cần thiết: Liệt kê các tài liệu yêu cầu cho thủ tục hải quan, giúp người nhận chuẩn bị kịp thời và tránh sự chậm trễ.

Hướng dẫn cách đọc giấy báo hàng đến

Khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival Notice), bạn cần chú ý đến các thông tin sau để đảm bảo quy trình nhận hàng diễn ra thuận lợi:

Shipper (Người gửi hàng): Tên và địa chỉ liên hệ của người xuất khẩu. Đây thường là nhà cung cấp hoặc người bán.
Consignee (Người nhận hàng): Tên và địa chỉ của người nhập khẩu hoặc người mua hàng. Thông tin này giúp xác nhận chính xác ai là người được nhận lô hàng.
Notify Party (Bên thông báo): Thông tin liên hệ thay thế cho người nhận hàng, có thể là đại lý hải quan hoặc đơn vị giao nhận vận chuyển được chỉ định.
B/L, SWB, AWB Number (Số vận đơn): Số vận đơn, vận đơn đường biển hoặc vận đơn đường hàng không cho hợp đồng vận chuyển. Đây là mã số dùng để theo dõi lô hàng.
Vessel/Flight Information (Thông tin tàu/chuyến bay): Tên tàu hoặc chuyến bay vận chuyển hàng hóa, kèm theo số hiệu chuyến.
Cargo Information (Thông tin hàng hóa): Mô tả chung về loại và số lượng hàng hóa được vận chuyển.
Container/ULD Number (Số container): Số container vận chuyển đường biển hoặc ULD Number cho hàng không.
Estimated Arrival Time (ETA): Thời gian dự kiến lô hàng sẽ đến cảng hoặc sân bay đích.
Actual Arrival Time (ATA): Thời gian thực tế khi tàu hoặc máy bay đến cảng/sân bay.
Port of Loading/Origin Airport (Cảng xuất phát): Cảng hoặc sân bay nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển.
Port of Discharge/Destination Airport (Cảng dỡ hàng): Cảng hoặc sân bay đích nơi lô hàng sẽ được dỡ xuống.
Place of Delivery (Địa điểm giao hàng): Điểm đến cuối cùng của lô hàng, thường là kho bãi của người nhận.
Freight Terms (Điều khoản vận chuyển): Điều khoản vận chuyển theo Incoterms đã được thỏa thuận giữa người gửi và người nhận hàng.
Freight Charges (Phí vận chuyển): Tổng chi phí vận chuyển phải thanh toán cho hãng vận chuyển.
Remark (Ghi chú): Những ghi chú thêm từ hãng tàu về lô hàng nếu có.

Cập nhật mẫu Arrival Notice chuẩn, mới nhất

Để giúp bạn dễ dàng trong quá trình làm việc với giấy báo hàng đến, Helen Express xin cung cấp mẫu Arrival Notice mới nhất, đầy đủ các thông tin cơ bản như đã được phân tích ở trên.

Bạn có thể tải mẫu tại đây.

Một số câu hỏi thường gặp

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp liên quan đến giấy báo hàng đến:

Cần làm gì khi nhận Arrival Notice?

Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến, doanh nghiệp cần tiến hành một số bước để hoàn tất thủ tục nhận hàng. Trước hết, cần khai báo hải quan cho lô hàng nhập khẩu, đảm bảo tuân thủ quy định về khai E-manifest. Tiếp theo, doanh nghiệp cần cử bộ phận hiện trường đến văn phòng cảng để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O). Tại đây, bạn cần xuất trình giấy tờ bao gồm: giấy giới thiệu, chứng minh thư, vận đơn, và giấy báo hàng đến. Sau khi hoàn thành thủ tục và đóng phí liên quan, bạn sẽ nhận được lệnh giao hàng để lấy hàng về.

Ai là người phát hành giấy báo hàng đến?

Giấy báo hàng đến thường được phát hành bởi các bên liên quan như hãng tàu, đại lý hãng tàu, hoặc các công ty logistics và forwarder. Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của hãng tàu, Arrival Notice sẽ do hãng tàu hoặc đại lý của họ tại cảng dỡ hàng phát hành. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của forwarder hoặc công ty logistics, hãng tàu sẽ gửi Arrival Notice cho đơn vị này và họ sẽ phát hành bản thông báo khác cho chủ hàng. Điều này đảm bảo tất cả các bên liên quan đều được thông báo kịp thời về tình trạng lô hàng.

Arrival Notice và Delivery Order khác gì nhau?

Arrival Notice và Delivery Order là hai loại giấy tờ quan trọng nhưng có chức năng khác nhau. Arrival Notice là thông báo hàng đến, cung cấp thông tin cho người nhận hàng về tình trạng và thời gian hàng hóa cập cảng. Ngược lại, Delivery Order (lệnh giao hàng) là chứng từ cần thiết để người nhận có thể thực sự lấy hàng từ kho, bãi hoặc container.

Để nhận được Delivery Order, người nhận hàng phải trình Arrival Notice cùng với các giấy tờ liên quan như giấy giới thiệu, vận đơn và chứng minh thư. Sau khi hoàn tất các thủ tục, doanh nghiệp sẽ sử dụng lệnh giao hàng để lấy hàng hóa từ kho hoặc bãi.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về giấy báo hàng đến (Arrival Notice), bao gồm đặc điểm, chức năng, nội dung và cách đọc loại chứng từ này. Hy vọng những thông tin này sẽ là nguồn tham khảo hữu ích với bạn trong việc tìm hiểu về ngành xuất nhập khẩu và logistics. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Helen Express!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ trụ sở: 131 Nguyễn Minh Hoàng, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM
Website: https://helenexpress.com/
Hotline: 0938 320 357
Email: info@helenexpress.com

Võ Thành Tú

Tôi tên là Võ Thành Tú (Thành Tú Võ), hiện tôi đã có 5 năm kinh nghiệm với vị trí nhân viên kinh doanh tại Helen Express. Tôi tốt nghiệp Đại học Hàng hải Việt Nam chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Với kiến thức chuyên môn về logistics và kinh nghiệm thực tế, tôi có thể đưa ra các giải pháp tối ưu cho khách hàng về thời gian vận chuyển, chi phí, thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa,…. Tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng để đề xuất dịch vụ phù hợp và hiệu quả nhất.