Hướng dẫn gửi văn phòng phẩm đến Anh chi tiết

Gửi văn phòng phẩm đến Anh là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, việc gửi hàng quốc tế luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro và chi phí cao nếu không nắm rõ quy trình. Bài viết này của Helen Express sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từ A-Z về cách gửi văn phòng phẩm sang Anh một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm nhất.

Chuẩn bị gửi văn phòng phẩm đến Anh

Các loại văn phòng phẩm gửi đi Anh phổ biến: giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp, giấy bóng kính, túi nhựa, cặp nhựa, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ cặp tài liệu, băng keo giấy…

Nhân cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tập hồ sơ và tài liệu cần gửi đi, bao gồm:

• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các tài liệu
• Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp các giấy tờ
• Đóng gói cẩn thận vào thùng carton hoặc túi ni lông để tránh hư hỏng

Ngoài ra, mọi mặt hàng văn phòng phẩm khác cũng cần được kiểm tra cẩn thận trước khi đóng gói, vận chuyển như bút viết, sổ sách, máy tính xách tay…

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Trước khi gửi hàng đi UK, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý để khai báo hải quan và làm thủ tục gửi hàng, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại / Packing list: Liệt kê chi tiết các mặt hàng xuất khẩu
• Giấy chứng nhận xuất xứ CO đi Anh: Xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa
• Các giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Công ty logistics sẽ hỗ trợ làm thủ tục hải quan để đảm bảo lô hàng văn phòng phẩm được vận chuyển thuận lợi qua cửa khẩu.

Lựa chọn phương thức vận chuyển

Có nhiều phương thức để gửi văn phòng phẩm từ Việt Nam đến Anh:

• Đường hàng không: nhanh nhất nhưng chi phí cao. Phù hợp với hàng nhỏ, khẩn cấp.
• Đường biển đi Anh: rẻ nhất nhưng chậm. Phù hợp với hàng lớn, không gấp.
• Chuyển phát nhanh quốc tế: nhanh hơn đường biển và rẻ hơn đường hàng không.

Do đó, tùy thuộc vào khối lượng, khẩn cấp của hàng hóa mà khách hàng có thể lựa chọn phương thức phù hợp để vận chuyển văn phòng phẩm.

Lựa chọn nhà cung cấp logistics

Để đảm bảo chuyến hàng văn phòng phẩm được vận chuyển an toàn, nhanh chóng, công ty cần lựa chọn đơn vị logistics uy tín, có kinh nghiệm vận chuyển quốc tế như:

• Có giấy phép kinh doanh dịch vụ chuyển phát hàng hóa quốc tế
• Có kho bãi, hệ thống vận chuyển đường bộ, hàng không đảm bảo
• Có kinh nghiệm làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu
• Có bảo hiểm hàng hóa đầy đủ

Helen Express – Đơn vị gửi hàng đi Anh uy tín, giá rẻ, tiết kiệm

Helen Express là một công ty chuyển phát nhanh quốc tế, chuyên gửi hàng hóa từ Việt Nam đi các nước trên thế giới bằng đường hàng không.

• Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng đi Anh nhanh chóng và an toàn, thời gian vận chuyển chỉ từ 2-4 ngày.
• Cước vận tải hàng không phụ thuộc vào khối lượng và kích thước kiện hàng. 
• Hàng hóa gửi đi gồm các mặt hàng thông thường như quần áo, giày dép, phụ kiện, đồ gia dụng, thiết bị điện tử nhỏ…
• Helen Express có dịch vụ đóng gói hàng hóa chuyên nghiệp, bảo hiểm hàng hóa để đảm bảo an toàn cho khách hàng.
• Để gửi hàng, khách hàng có thể mang hàng tới văn phòng Helen Express hoặc gọi điện để nhân viên tới lấy hàng tận nơi.

Đóng gói và dán nhãn hàng hóa

Nhân viên văn phòng cần đóng gói cẩn thận tất cả các mặt hàng văn phòng phẩm vào thùng carton hoặc túi ni lông, tránh hư hỏng va đập.

Các thùng hàng cần được dán kín bằng băng keo chuyên dụng và ghi nhãn rõ ràng các thông tin:

• Tên và địa chỉ người gửi, người nhận
• Loại hàng hóa và số lượng
• Cân nặng và kích thước thùng hàng
• Các ký hiệu: Gỗ mỏng, Cẩn thận, Tránh ẩm ướt…

Bảo hiểm và theo dõi hàng hóa

Để đảm bảo quyền lợi khi gửi hàng quốc tế, khách hàng nên mua thêm bảo hiểm hàng hóa cho lô hàng để được bồi thường khi rủi ro xảy ra.

Sau khi gửi đi, người gửi cần lưu lại các thông tin vận đơn và theo dõi chặt chẽ tình trạng hàng hóa qua website của hãng vận chuyển để biết được khi nào hàng đến nơi.

Khi hàng đến Anh, khách hàng sẽ thanh toán chi phí vận chuyển và thuế (nếu có) cho công ty logistics để nhận hàng.

Một số lưu ý quan trọng

Để quá trình gửi hàng diễn ra thuận lợi, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý để tránh rắc rối khi làm thủ tục.
• Đóng gói cẩn thận, dán nhãn chính xác thông tin trên lô hàng.
• Mua bảo hiểm hàng hóa để được bồi thường nếu rủi ro xảy ra.
• Chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm về logistics quốc tế.
• Theo dõi sát tình trạng vận chuyển và xử lý kịp thời các rủi ro phát sinh.

Qua bài viết trên của Helen Express, chúng tôi hy vọng quý khách hàng có thể hiểu thêm về cách gửi văn phòng phẩm đến Anh an toàn, giá rẻ. Nếu còn mất kỳ vấn đề nào cần giải đáp hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp 24/7 nhé.

Các câu hỏi thường gặp

Câu 1: Tài liệu nào cần chuẩn bị khi gửi hàng văn phòng phẩm đi Anh?

Trả lời: Cần chuẩn bị hóa đơn thương mại, packing list, giấy xuất xứ CO, các giấy phép nhập khẩu nếu có.

Câu 2: Đường vận chuyển nào thường được lựa chọn để gửi văn phòng phẩm đi Anh?

Trả lời: Thường lựa chọn đường hàng không nếu hàng gấp, đường biển nếu lượng lớn và không gấp. Chuyển phát nhanh quốc tế là phương án trung gian.

Câu 3: Làm thế nào để đóng gói và dán nhãn chính xác cho hàng văn phòng phẩm?

Trả lời: Sử dụng vật liệu đóng gói chắc chắn, ghi đầy đủ các thông tin người gửi, người nhận, cân nặng, kích thước và các ký hiệu cảnh báo.

Câu 4: Tại sao cần mua bảo hiểm khi gửi hàng đi nước ngoài?

Trả lời: Để được bồi thường nếu xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Giúp doanh nghiệp yên tâm hơn.

Câu 5: Làm thế nào để theo dõi tình trạng vận chuyển hàng hóa?

Trả lời: Sử dụng website, công cụ tra cứu online của đơn vị vận chuyển dựa trên số vận đơn. Cập nhật thường xuyên tình trạng vận chuyển.