Vận đơn & Mã vận đơn là gì? Cách tra mã vận đơn quốc tế

Khi gửi hàng đi nước ngoài, việc chuẩn bị các thủ tục đầy đủ, hợp lệ giúp cho việc thông quan và vận chuyển hàng hoá được nhanh chóng hơn, trong đó Vận đơn là một chứng từ chứng từ phổ biến và quan trọng trong vận tải và xuất nhập khẩu hàng hóa, cũng như giúp cho người gửi và người nhận có thể theo dõi hành trình hàng hoá. Vậy vận đơn và mã vận đơn là gì? Đặc điểm và công dụng của vận đơn? Làm thế nào để tra mã vận đơn quốc tế sau khi gửi hàng? Cùng Helen Express tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Vận đơn là gì?

Vận đơn (Bill Of Lading – viết tắt BOL) là một chứng từ vận tải ghi nhận thông tin về vận chuyển hàng hóa, chứa các thông tin như loại và số lượng hàng hóa được vận chuyển, cách thức vận chuyển, thông tin điểm xuất phát và điểm đến của lô hàng. Vận đơn do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được sắp xếp lên phương tiện vận chuyển hoặc hàng hóa đã được nhận vào kho và chờ đợi xếp lên phương tiện vân chuyển hàng hóa.

Vận đơn có những tên gọi khác nhau tuỳ thuộc vào phương tiện vận chuyển, gồm có: vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, gửi hàng đường sắt.

Chức năng của Vận đơn

Tùy từng loại hình và phương thức vận tải, vận đơn có các vai trò chính:

• Là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung của hợp đồng đó. Với chức năng này, nó xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng, mà trong đó, đặc biệt là quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người nhận hàng.
• Là biên lai mà người chuyển hàng xác nhận về việc đã nhận được hàng hóa cần chuyển từ chủ hàng. Người giao hàng chỉ tiến hành giao hàng hóa cho những người xuất trình đúng vận đơn mà họ đã tiến hành ký trong quá trình gửi hàng hóa.
• Là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trên vận đơn. Với chức năng này, trong một số trường hợp vận đơn có thể được dùng để cầm cố hoặc chuyển nhượng tùy vào chủ sở hữu.

Công dụng của Vận đơn

Với các chức năng trên, vận đơn có những vai trò và công dụng nhất định. Bạn thường thấy vận đơn quan trọng trong bộ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu vì nó được dùng trong các công việc sau:

• Làm căn cứ khai báo hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa,
• Làm tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng,
• Làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa,
• Làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó người ta thống kê, ghi sổ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

Thông qua vận đơn này, bạn có thể tra cứu được thông tin hàng hóa gửi đi một cách nhanh chóng. Đồng thời một bản sao của BOL cũng được chuyển tiếp tới nhà nhập khẩu/người nhận để thu xếp việc nhận hàng, và một bản sao thứ ba được giữ để lưu giữ cho người vận chuyển.

Nội dung cần có trên Vận đơn

Khi viết vận đơn, bạn hãy lưu ý tránh bỏ sót bất kỳ nội dung nào được liệt kê bên dưới:

• Thông tin của người vận tải bao gồm tên và địa chỉ rõ ràng
• Thông tin POL (Cảng xếp hàng)
• Thông tin POD (Cảng dỡ hàng)
• Thông tin người gửi hàng, bao gồm chi tiết tên và địa chỉ
• Thông tin của đại lý và bên đưa ra thông báo chỉ định
• Thông tin chi tiết của hàng hóa được vận tải: tên hàng, mã số ký hiệu, trọng lượng (hoặc thể tích), số lượng kiện hàng
• Thông tin chi tiết về cước phí, phụ phí cần chi trả cho bên vận tải kèm theo các điều kiện thanh toán hàng hóa
• Địa điểm, thời gian vận đơn được cấp
• Số của bản vận đơn gốc
• Chữ ký của bên vận tải

Vận đơn có cơ sở pháp lý rõ ràng cho nên khi thực hiện các vấn đề liên quan đến vận đơn thì cần hết sức rõ ràng và đảm bảo tuân thủ đúng các nguyên tắc. 

Các loại vận đơn phổ biến

Khái niệm vận đơn áp dụng cho các phương thức vận chuyển khác nhau có sự khác nhau.

• Vận tải biển: dùng “vận đơn đường biển” – Bill of Lading, cũng có thể dùng giấy gửi hàng đường biển – Seaway Bill.
• Vận tải hàng không: dùng “giấy gửi hàng hàng không” – Airway Bill
• Vận tải đường bộ: thường có “Giấy gửi hàng đường bộ”, cũng có người dùng chưa chính xác là “vận đơn đường bộ”.
• Vận tải đa phương thức: dùng vận đơn đa phương thức “Multimodal Bill of Lading”

Trong mỗi loại đó lại được phân ra những nhóm tương ứng phù hợp với nhu cầu thực tế của phương thức vận chuyển.

Sự khác nhau giữa vận đơn biển và vận đơn hàng không

Mã vận đơn là gì?

Mã vận đơn (số vận đơn) là một dãy số được quy định nhằm xác định danh tính của lô hàng, hỗ trợ quá trình kiểm tra hoặc truy xuất khi cần thiết. Đây là một trong những yếu tố không thể thiếu trong một vận đơn.

Mỗi đơn hàng sẽ có một mã vận đơn riêng biệt để phân loại những đơn hàng với nhau. Mã vận đơn thường nằm dưới phần mã vạch của phiếu giao hàng.

Hiện nay thì các đơn vị vận chuyển hàng hoá trong nước cũng như quốc tế đều đang sử dụng mã vận đơn như một công cụ để triển khai cho khách hàng tính năng theo dõi đơn hàng thông qua mã vận đơn. Vì thế, khi gửi hàng hóa đi nước ngoài, người gửi nên chú ý lưu lại mã vận đơn để khi cần có thể tra cứu và kiểm tra tình trạng đợn hàng của mình.

Vai trò của Mã vận đơn

• Định danh cho mỗi đơn hàng.
• Hỗ trợ các cơ quản hải quan trong việc kiểm soát các lô hàng hóa một cách dễ dàng.
• Giúp người gửi có thể tra cứu thông tin về đơn hàng của mình như: tiến độ chuyển hàng, kiểm tra thông tin hàng hóa tránh sai sót.

Cách tra cứu mã vận đơn quốc tế

Hiện nay, hầu hết các công ty, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trong ngoài nước đều đã có hệ thống tracking – theo dõi vận đơn, giúp bạn có thể tra cứu mã vận đơn trên website hoặc qua ứng dụng điện thoại.

Dưới đây là một số hướng dẫn tra cứu mã vận đơn qua các đơn vị vận chuyển phổ biến và uy tín như UPS, FedEx, UPS,….

1/ Tra cứu vận đơn UPS: UPS Việt Nam Tracking – Hướng dẫn theo dõi đơn hàng UPS – Helen Express

2/ Tra cứu vận đơn FedEx: [FedEx] Cách tracking và tra cứu vận đơn FedEx tại Việt Nam – Helen Express

3/ Tra cứu đơn hàng TNT: Dịch vụ chuyển phát TNT là gì? Cách tracking đơn hàng TNT – Helen Express

Bên cạnh đó, tại các công ty dịch vụ vận chuyển đại lý của các hãng thông thường kèm theo nhân viên hỗ trợ khách hàng theo dõi đơn hàng 24/7, giúp khách hàng tiện lợi hơn trong việc xác định hành trình hàng hoá. Tại Helen Express, các nhân viên luôn hỗ trợ cung cấp đầy đủ thông tin mã vận đơn cũng như hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng có thể theo dõi hàng hoá được gửi đi của mình một cách nhanh chóng.

Là đại lý cấp 1 chính thức của các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hàng đầu UPS, FedEx, TNT,… nên Helen Express có thể gửi hàng đi nước ngoài với chi phí rẻ hơn đến 50% so với gửi trực tiếp tại hãng, cũng như đem lại những dịch vụ ưu đãi như: Giao nhận tận nơi, hỗ trợ đóng gói hàng hoá miễn phí, tracking hàng hoá 24/7, hỗ trợ hướng dẫn thủ tục cho khách hàng,…. nhằm đem lại sự tiện lợi nhanh chóng cho khách hàng khi muốn gửi hàng đi nước ngoài.

Với hơn 7 năm trong ngành vận chuyển hàng hoá đi nước ngoài và vận chuyển thú cưng trong ngoài nước, Helen Express đã được hơn 6000 khách hàng tin tưởng sử dụng và giới thiệu khách hàng. Thành công đó đến từ 3 cam kết của chúng tôi là: Giá Tốt Nhất – Cam Kết Gửi Hàng Đúng Hẹn – Dịch Vụ Bảo Hiểm Đến 100% Giá Trị Hàng Hóa.

Bên cạnh đó, khách hàng sử dụng dịch vụ tại Helen Express sẽ được nhận những ưu đãi như:

• Tư vấn dịch vụ 24/24 miễn phí bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm nhất.
• Dịch vụ chuyển phát nhanh Door -to – Door: giao nhận hàng tận nơi nhanh chóng.
• Đóng gói hàng hóa tận nhà, miễn phí.
• Miễn phí dịch vụ làm hải quan cho khách hàng.
• Hưởng dịch vụ khuyến mãi giá cước nhiều tuyến trên thế giới hàng tháng.
• Theo dõi và đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn. Kiểm tra lịch trình hàng hóa và thông báo cho khách hàng khi việc vận chuyển hoàn tất.
• Cung cấp vận đơn chính hãng khi khách hàng yêu cầu.
• Cam kết hàng hóa đến đúng thời gian.

Trên đây là những thông tin về Vận đơn, Mã vận đơn là gì cũng như Cách tra cứu mã vận đơn quốc tế. Nếu có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài cũng như thắc mắc cần giải đáp, hãy liên hệ với Helen Express qua Hotline : 0906 87 00 86 — Zalo, viber: 0932 86 5859 –  0938 320 357 để được tư vấn Miễn phí và hỗ trợ đóng gói, nhận hàng tận nơi.

CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN HELEN EXPRESS

Địa chỉ: 270 Hoàng Hoa Thám, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline : 0906 87 00 86 — Zalo, viber: 0932 86 5859 –  0938 320 357

Tel: +84 28 2243 2424 — Email: info@helenexpress.com

Website: https://helenexpress.com/

Fanpage: https://www.facebook.com/helenexpress