Cách theo dõi tình trạng hàng hóa đang gửi đến Nhật luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu của các người gửi hàng. Để đảm bảo hàng hóa đến đúng địa chỉ và đúng thời gian, các doanh nghiệp cần có cách thức theo dõi chính xác tình trạng vận chuyển. Sau đây Helen Express sẽ giới thiệu đến bạn cách theo dõi hàng hóa bằng mã vận đơn nhé.
4 cách theo dõi tình trạng hàng hóa đang gửi đến Nhật
Dưới đây là 4 cách giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa xuất khẩu sang Nhật Bản một cách nhanh chóng và chính xác:
Cách 1: Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng vận chuyển
- Phần mềm quản lý đơn hàng là công cụ hữu hiệu giúp bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng.
- Các phần mềm này cho phép cập nhật thông tin đơn hàng thường xuyên từ các đơn vị gửi hàng.
- Bạn có thể xem trạng thái đơn hàng ở từng thời điểm như đã giao cho đơn vị vận chuyển, đang trên đường vận chuyển, đã đến cảng…
- Một số phần mềm quản lý đơn hàng phổ biến: ShipStation, WiseShip, Metrilo..
Cách 2: Cung cấp mã vận đơn cho khách hàng
- Sau khi đơn hàng được giao cho đơn vị vận chuyển, bạn sẽ nhận được mã vận đơn duy nhất.
- Chia sẻ mã vận đơn này cho khách hàng để họ có thể tự theo dõi hoạt động đơn hàng của mình.
- Có nhân viên hướng dẫn tra cứu vận đơn theo dõi đơn hàng
- Khách hàng chỉ cần tra cứu trên website của đơn vị vận chuyển bằng mã vận đơn là có thể biết được tình hình đơn hàng.
- Việc này giúp khách hàng yên tâm và bạn cũng không phải mất thời gian trả lời thắc mắc về vận chuyển.
Cách 3: Tra cứu trên website công ty vận chuyển
- Hầu hết các công ty cổ phần vận chuyển Việt Nam đều có website riêng để khách hàng có thể tra cứu tình hình vận chuyển.
- Với mã vận đơn hoặc các thông tin gửi hàng, bạn có thể đăng nhập tài khoản để kiểm tra đơn hàng xem đã đến đâu rồi.
- Một số website tra cứu phổ biến của các hãng vận chuyển lớn:
- UPS: https://www.ups.com/track?loc=en_VN
- Fedex: https://www.fedex.com/en-vn/tracking.html
- Helen Express: https://app.helenexpress.online/tracking
- Đây là cách đơn giản và tiện lợi để bạn có thể cập nhật thông tin vận chuyển mới nhất.
Cách 4: Liên hệ trực tiếp bộ phận vận chuyển
- Nếu cần xác nhận thông tin chi tiết về đơn hàng, bạn có thể liên hệ trực tiếp đến bộ phận chuyển phát của bưu cục.
- Hãy ghi rõ mã vận đơn, ngày gửi hàng và nội dung cần hỏi để nhân viên có thể tra cứu và đem lại thông tin chính xác.
- Để tiện liên lạc, bạn nên lưu sẵn số điện thoại, email… của bộ phận vận chuyển.
- Hãy ghi nhận cẩn thận thông tin về đơn hàng từ nhân viên để cập nhật tình hình mới nhất.
Lợi ích của việc theo dõi tình trạng vận chuyển chính xác
- Giảm thiểu rủi ro lô hàng bị thất lạc, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Nắm bắt được diễn biến mới nhất của đơn hàng, có thể cảnh báo sớm nếu có vấn đề phát sinh.
- Đem đến thông tin chính xác về vị trí và tình hình đơn hàng cho khách hàng.
- Giúp hiệu quả hỗ trợ khách hàng về vấn đề vận chuyển được nhanh chóng và chuyên nghiệp.
- Nếu có vấn đề ngoài ý muốn xảy ra có chính sách bảo vệ hàng rõ ràng.
- Đảm bảo uy tín và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
- Phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Các công cụ hữu ích cho việc theo dõi vận chuyển
Dưới đây là một số công cụ hữu ích giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi tình hình vận chuyển hàng đi Nhật:
1. Phần mềm quản lý vận chuyển
- ShipStation: giúp đồng bộ và quản lý đơn hàng từ nhiều kênh như Amazon, Ebay, Shopify…
- Metrilo: tích hợp sẵn các dữ liệu vận chuyển và cung cấp cảnh báo qua email, SMS.
- WiseShip: tập trung vào tối ưu quy định vận hành với tính năng dự báo thời gian giao nhận hàng chính xác.
2. API theo dõi vận chuyển
- Aftership: cung cấp API để lấy dữ liệu theo dõi vận chuyển từ 400+ dịch vụ.
- Postmen: API tích hợp sẵn các dữ liệu vận chuyển của nhiều đơn vị.
- TrackingMore: API với hơn 60 triệu dữ liệu về vận chuyển được cập nhật hàng ngày.
3. Các công cụ tra cứu mã vận đơn
- Paket ID: cho phép tra cứu đồng thời nhiều mã vận đơn trên website.
- Parcelapps: tra cứu nhanh chóng mã vận đơn của nhiều đơn vị.
- Aftership: tra cứu và theo dõi mã vận đơn trên mobile app.
Một số lưu ý khi theo dõi vận chuyển hàng hóa
Để đảm bảo việc theo dõi diễn ra thuận lợi, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lưu lại đầy đủ các thông tin về lô hàng như số đơn hàng, mã vận đơn, ngày gửi… để dễ dàng tra cứu.
- Chọn đơn vị gửi hàng uy tín, có hệ thống theo dõi đơn hàng tiện lợi.
- Kiểm tra, update tình hình định kỳ 2-3 lần mỗi ngày để nắm được tiến độ mới nhất.
- Phối hợp với bộ phận gửi hàng để xử lý kịp thời các vướng mắc, rủi ro.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ để tự động làm mới tình hình giao hàng.
- Thiết lập cảnh báo qua email/sms khi đơn hàng đến bước quan trọng hoặc có sự cố.
- Lưu trữ lại lịch sử giao hàng để phân tích và cải thiện quy trình.
Helen Express – đơn vị gửi hàng đi Nhật uy tín
HELEN EXPRESS luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và làm hài lòng mọi khách hàng dù là khó tính nhất.
- Bảng giá giao hàng nhiều khuyến mãi, đảm bảo.
- Nhận hàng và giao hàng tận nơi.
- Giao nhận đúng thời gian thỏa thuận.
- Theo dõi tình hình giao hàng thông qua mã vận đơn ở trang chủ.
- Cam kết về bảo đảm an toàn lô hàng và thời gian giao hàng;
- Bảo hiểm 100% giá trị hàng nếu xảy ra mất mát hư hỏng.
- Dịch vụ giao hàng uy tín, đảm bảo, chuyên nghiệp.
- Thời gian gửi hàng đi Nhật nhanh chóng, giá rẻ.
- Dịch vụ chăm sóc Khách Hàng nhiệt tình và luôn túc trực để hỗ trợ khách hàng.
- Chúng tôi nhận vận chuyển nhiều mặt hàng khác nhau qua Anh, Pháp, Mỹ, Canada,… Gần như hầu hết các quốc gia trên thế giới không giới hạn trọng lượng, kích thước, giá trị hàng hóa
Như vậy, với 4 cách đơn giản trên mà Helen Express đã chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể theo dõi tình trạng hàng hóa đang gửi đến Nhật Bản. Điều này sẽ giúp quá trình giao nhận được diễn ra thuận lợi, đúng lịch trình.
1. Tại sao cần phải theo dõi tình hình vận chuyển chính xác?
Theo dõi chính xác tình hình giao hàng giúp doanh nghiệp nắm được diễn biến mới nhất của đơn hàng, có thể phát hiện và xử lý sớm các rủi ro phát sinh, từ đó đảm bảo uy tín và chất lượng dịch vụ.
2. Có cần cung cấp mã vận đơn cho khách hàng không?
Việc cung cấp mã vận đơn cho phép khách hàng tự tra cứu và theo dõi đơn hàng của bạn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian hỗ trợ của nhân viên bên phía doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần lưu ý bảo mật thông tin đơn hàng để tránh rủi ro.
3. Nên sử dụng phần mềm hỗ trợ hay công cụ trực tuyến?
Kết hợp cả hai sẽ là lựa chọn tối ưu. Sử dụng phần mềm giúp quản lý tập trung, còn công cụ trực tuyến tiện lợi để tra cứu nhanh.
4. Định kỳ kiểm tra hợp lý là bao lâu?
Nên kiểm tra 2-3 lần mỗi ngày tùy theo số lượng đơn hàng để kịp thời nắm bắt tiến độ. Kiểm tra quá nhiều cũng mất thời gian.
