Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Được sử dụng khi mua bán xuất khẩu và nhập khẩu. Hóa đơn thương mại đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện giao dịch thương mại quốc tế. Trong bài viết này, Helen Express sẽ chia sẻ đến bạn mẫu hóa đơn CI chuẩn khi xuất nhập khẩu hàng hóa!
Hoá đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại có tên quốc tế là Commercial Invoice – viết tắt CI, là một tài liệu chứng từ thương mại cơ bản do người bán phát hành cho người mua, trong đó bao gồm chi phí người mua/nhà nhập khẩu phải trả cho nhà cung cấp/xuất khẩu. Hóa đơn thương mại thông thường ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển…
Vai trò của hoá đơn thương mại
- Ngoài việc giúp bạn có thể kế toán giá trị đơn hàng, hoá đơn thương mại còn trợ giúp nhà nhập khẩu trong thanh toán bù trừ hàng hóa.
- Bên cạnh đó, hoá đơn thương mại cũng là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hàng hóa hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu, và là giấy tờ bắt buộc cần có để làm thủ tục thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa.
Chức năng của hoá đơn thương mại:
Các chức năng chính mà hoá đơn thương mại mang lại gồm có:
1/ Chức năng thanh toán
Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là sử dụng để thanh toán. Hóa đơn thương mại như một chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Vì vậy, trên đó sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
2/ Chức năng khai giá hải quan
Giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.
3/ Chức năng tính số tiền bảo hiểm
Cũng giống như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.
Sự khác nhau giữa Hoá đơn thương mại và Phiếu đóng gói
Với những người chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.
Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Lưu ý khi sử dụng hoá đơn thương mại
Một số trường hợp hoá đơn thương mại khai báo không chính xác hoặc bị sai sót thông tin sẽ gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hoá, do đó bạn cần lưu ý tránh mắc phải những lỗi dưới đây:
- Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất) hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi những chi phí phát sinh tiếp theo.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn thương mại chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền được chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu các thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng kết hợp với các chứng từ khác như hợp đồng, vận đơn trong việc khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, tính phí bảo hiểm nên các thông tin được khai báo trên hóa đơn thương mại phải trùng khớp tuyệt đối với các loại giấy tờ khác.
Những nội dung cơ bản cần có của hoá đơn thương mại
Bạn có thể cung cấp các thông tin bắt buộc về CCI hoặc hóa đơn thương mại, miễn là bao gồm những yếu tố thông tin như trong quy định.
Dưới đây là các thông tin bắt buộc cần có trong hóa đơn thương mại:
- Người bán hàng/nhà xuất khẩu gửi hàng đi nước ngoài: bao gồm tên, địa chỉ, quốc gia sở tại.
- Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng.
- Mô tả chi tiết của từng hạng mục nằm trong chuyến gửi hàng đi nước ngoài.
- Trọng lượng tịnh và khối lượng (trọng lượng tịnh không bao gồm bao bì).
- Đơn giá của từng mặt hàng (sử dụng đơn vị tiền tệ thanh toán).
- Giá mở rộng.
- Tiền tệ thanh toán.
- Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán.
- Ngày mà hàng hoá bắt đầu chuyến đi liên tục đến nước ngoài.
- Số tham chiếu (số đặt hàng của người mua).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Phí vận chuyển / bảo hiểm.
Lưu ý các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác, bao gồm:
- Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
- Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (incoterms).
- Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).
Cách lập hoá đơn thương mại
Dưới đây là một ví dụ hướng dẫn về các thông tin cần có khi lập hoá đơn thương mại
(1). Letter head
Nhiều công ty đặt in sẵn Letter head có logo của công ty trên khổ giấy A4 để in Invoice. Tuy nhiên, thực tế, khi in thì tên cũng như địa chỉ có hơi khác biệt so với trường 59 trên L/C, có thể dẫn đến lỗi chứng từ. Vì vậy, tốt nhất là nên tự tạo Letter Head đối với Invoice nào thanh toán bằng L/C.
====> Letter Head lấy thông tin là trường 59, copy y nguyên
(2). Số và ngày Invoice
Bình thường ngày Invoice có thể để tùy tiện một ngày bất kỳ. Tuy nhiên, trong L/C có quy định ở mục số (3) trường 47A: ALL REQUIRED DOCUMENTS INCLUDING TRANSPORT DOCUMENTS MUST BE DATED BUT NOT DATED PRIOR TO THE ISSUANCE DATE OF THIS CREDIT. Tức là: Tất cả các chứng từ bao gồm cả chứng từ vận tải phải có ngày phát hành nhưng ngày phát hành của mỗi chứng từ không được trước ngày phát hành L/C.
Như vậy, ngày Invoice không được để trước ngày phát hành L/C này, nghĩa là không được để trước ngày 16/10/2012. (xem trường 31C: ngày phát hành L/C), đây là giới hạn trên, còn giới hạn dưới thì sao? Để ngày Invoice là 07/01/2013 có được hay không??? Ad trả lời là không được. Vì theo trường 31D quy định ngày hết hạn L/C là 06/01/2013, về mặt logic thì Invoice để ngày 07/01/2013 là không hợp lệ.
=====> Tóm lại, ngày Invoice để trong khoảng thời gian là:
+ trùng hoặc sau ngày phát hành L/C
+ và trước ngày xuất trình chứng từ cho ngân hàng và trước ngày hết hạn hiệu lực của L/C
(3). Beneficiary: Lấy thông tin tại trường 59, copy y nguyên nhé
Các bạn sẽ gặp một số L/C quy định ở trường 59, ngoài tên người thụ hưởng còn có một dãy số dài, và băn khoăn khi lập chứng từ có cần thêm dãy số này vào không? Ad trả lời là có phải thêm vào nhé. Và dãy số đó chính là số tài khoản của người thụ hưởng
Ví dụ:
Field 59. Beneficiary – Name & Address
/661788898899
INTERNATIONAL IMPORT COMPANY LTD, STI.
BOGAZICI SOKAK.NO:12 KAVAKLIDERE ANKARA ANKARA, TURKEY
Khi lập chứng từ, chỗ nào thể hiện Beneficiary thì ngoài tên và địa chỉ còn phải thêm dòng số /661788898899 vào nhé.
(4). For account & risks of messrs: lấy thông tin tại trường 50, copy y nguyên nhé
(5). Port of loading: lấy thông tin tại trường 44: ANY TURKISH PORT. Khi L/C quy định như thế này thì ko copy y nguyên, mà phải thể hiện một cảng đích danh ở Thổ Nhĩ Kỳ. Như trong Invoice ad thể hiện là: TRABZON PORT, TURKEY.
Chú ý:
+ nhớ có từ “PORT” vào nữa nhé. Nếu chỉ thể hiện TRABZON, TURKEY không thôi thì nhiều ngân hàng vẫn bắt lỗi nhé.
+ Khi thể hiện tên cảng nhớ có địa chỉ tên nước. Nếu chỉ thể hiện TRABZON PORT mà không thêm TURKEY thì vẫn bị lỗi chứng từ. Nếu không thêm tên nước, ngân hàng có thể lý luận là cảng này không phải ở TURKEY như L/C quy định, có thể trên thế giới có hơn 1 nước có tên cảng như vậy thì sao. Vậy nên để tối ưu hóa bạn nên thêm đầy đủ tên nước vào nhé.
(6). Port of discharge: lấy thông tin tại trường 44F. và lưu ý như note số (5) nhé
(7). Thể hiện số L/C trên Invoice (nếu có)
Xem mục số (4) trường 47A: ALL REQUIRED DOCUMENTS INCLUDING DRAFTS – IF ANY – MUST INDICATE OUR CREDIT NUMBER. Tức là: tất cả các chứng từ bao gồm cả hối hiếu – nếu có – phải thể hiện số thư tín dụng.
Như vậy, Invoice cũng phải thể hiện số thư tín dụng. (số thư tín dụng lấy tại trường 20.)
Một số L/C sẽ quy định điều này ở ngay mục quy định về Invoice tại trường 46A, một số L/C lại quy định tại trường 47A. Vì thế khi lập chứng từ nói chung cần phải đọc kỹ quy định về loại chứng từ đó tại trường 46A trước, sau đó phải đọc tiếp trường 47A xem có quy định gì thêm nữa không để lập cho phù hợp.
(8). Thể hiện điền kiện giao hàng
Yêu cầu này quy định tại mục số 1. trường 46A SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 1 ORIGINAL + 2 COPIES INDICATING DELIVERY TERMS.
(9). Mô tả hàng hóa
Copy y nguyên trường 45A. Lưu ý, nên chuẩn từng dấu chấm phẩy, gạch ngang, gạch chéo…. Tránh gặp phải ngân hàng chặt chẽ vẫn không bị bắt lỗi nhé vì phần này là phần rất quan trọng trong Invoice lập theo L/C.
(10). Đơn giá
Nên thêm điều kiện giao hàng + incoterms (nếu có) vào mục thể hiện đơn giá.
(11). Người thụ hưởng ký tên đóng dấu
Một số mẫu hoá đơn thương mại
Hóa đơn thương mại được lập và sử dụng căn cứ vào UCP 600 (Các quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ), do đó không có mẫu bắt buộc cố định, miễn phải đáp ứng được đầy đủ nội dung cần thiết theo quy định tại UCP 600.
Dưới đây là một số mẫu hoá đơn thương mại bạn có thể tham khảo:
- Mẫu hoá đơn thương mại được cung cấp bởi Dịch vụ chuyển phát nhanh TNT, tải chi tiết tại đây: Tạo Hóa đơn Thương mại | TNT Vietnam
- Một số mẫu hoá đơn thương mại khác:
Trên đây là những thông tin bạn cần biết về hoá đơn thương mại.
Nếu bạn có thắc mắc hay cần tư vấn những vấn đề thủ tục cần có khi gửi hàng đi nước ngoài, hãy liên hệ Helen Express qua Hotline: 0906 87 00 86 — Zalo, viber: 0932 86 5859 để được tư vấn Miễn phí về Thủ tục cần thiết cũng như hỗ trợ khách hàng vận chuyển hàng hoá nhanh chóng.
Helen Express – Dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài Nhanh chóng – Uy tín – Giá rẻ
Với trên 7 năm kinh nghiệm vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài và vận chuyển thú cưng đi trong ngoài nước, Helen Express có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có kiến thức chuyên môn giúp khách hàng ship hàng đi nước ngoài một cách nhanh chóng, giá rẻ. Chúng tôi đã được hơn 6000 khách hàng tin tưởng sử dụng và giới thiệu khách hàng. Thành công đó đến từ 3 cam kết của chúng tôi là: Giá Tốt Nhất – Cam Kết Gửi Hàng Đúng Hẹn – Dịch Vụ Bảo Hiểm 100% Giá Trị Hàng Hóa
Đến với Helen Express gửi hàng đi nước ngoài, khách hàng sẽ có được những ưu đãi:
- Chi phí vận chuyển tiết kiệm 30-50 % so với chính hãng.
- Tư vấn dịch vụ 24/24 miễn phí bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm nhất.
- Dịch vụ chuyển phát nhanh Door -to – Door: giao nhận hàng tận nơi nhanh chóng.
- Đóng gói hàng hóa tận nhà, miễn phí.
- Hỗ trợ thủ tục hải quan nhanh chóng.
- Hưởng dịch vụ khuyến mãi giá cước nhiều tuyến trên thế giới hàng tháng.
- Theo dõi và đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn. Kiểm tra lịch trình hàng hóa và thông báo cho khách hàng khi việc vận chuyển hoàn tất.
- Cung cấp vận đơn chính hãng khi khách hàng yêu cầu.
- Cam kết hàng hóa đến đúng thời gian.
Nếu có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài cũng như thắc mắc cần giải đáp, hãy liên hệ với Helen Express qua Hotline : 0906 87 00 86 — Zalo, viber: 0932 86 5859 – 0938 320 357 để được tư vấn Miễn phí và hỗ trợ đóng gói, nhận hàng tận nơi.
CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN HELEN EXPRESS
Địa chỉ: 270 Hoàng Hoa Thám, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
Hotline : 0906 87 00 86 — Zalo, viber: 0932 86 5859 – 0938 320 357
Tel: +84 28 2243 2424 — Email: info@helenexpress.com
Website: https://helenexpress.com/
