Packing list là gì? Cách lập và vai trò của phiếu đóng gói

Packing list là gì? Đây là chứng từ quan trọng và cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu logistics. Đây là loại tài liệu cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin về hàng hóa như số lượng, trọng lượng, mã số sản phẩm… Việc có packing list sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và đảm bảo tính chính xác. Hãy theo dõi cùng Helen Express nhé!

Packing list là gì?

Packing list hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hay logistics.

Định nghĩa packing list là bảng kê chi tiết thông tin về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu, bao gồm các nội dung:

• Tên và địa chỉ của người gửi hàng và người nhận hàng.
• Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…
• Cách đóng gói hàng hóa: số kiện, container, loại bao bì,…
• Cảng xuất khẩu và cảng nhập khẩu.
• Phương tiện vận chuyển.

Packing list giúp cho quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, chính xác. Phiếu đóng gói này cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu, giúp các bên liên quan như hải quan, hãng vận tải, bên mua/bán kiểm soát và giám sát lô hàng.

Các loại packing list phổ biến nhất

Có 3 loại packing list thường được sử dụng trong xuất nhập khẩu:

Phiếu danh sách đóng gói chi tiết

Đây là loại packing list chi tiết nhất, thể hiện đầy đủ các thông tin về lô hàng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

Phiếu danh sách đóng gói chi tiết bao gồm:

• Thông tin về người gửi và người nhận hàng.
• Mô tả chi tiết hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…
• Cách đóng gói: số lượng kiện, container, loại bao bì,…
• Điều kiện vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
• Cảng xuất nhập khẩu, tên phương tiện vận tải.
• Các chi tiết khác liên quan tới lô hàng.

Phiếu đóng gói tập trung

Loại packing list này chỉ tập trung vào thông tin hàng hóa, không đề cập đến thông tin về người gửi và người nhận.

Phiếu đóng gói tập trung thường bao gồm:

• Mô tả chi tiết hàng hóa: tên mặt hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…
• Quy cách đóng gói hàng: số kiện, container, loại bao bì,…
• Điều kiện vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
• Không có thông tin về người gửi và người nhận.

Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng

Phiếu đóng gói loại này cung cấp đầy đủ thông tin về:

• Khối lượng và trọng lượng của toàn bộ lô hàng.
• Danh sách chi tiết cách đóng gói hàng theo từng kiện, thùng, container,…

Chức năng, vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu của packing list

Chức năng packing list là gì?

• Packing list dùng để liệt kê chi tiết mặt hàng trong lô hàng xuất nhập khẩu.
• Xác định cách đóng gói, kích thước, trọng lượng của hàng hóa.
• Là căn cứ để tính chi phí vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa.
• Giúp kiểm soát và giám sát lô hàng xuyên suốt quá trình vận chuyển.
• Làm căn cứ đối chiếu khi có sai sót về lô hàng.

Vai trò của phiếu đóng gói packing list

• Packing list là tài liệu bắt buộc đối với các lô hàng xuất khẩu cũng như hồ sơ, thủ tục hải quan.
• Giúp xác định cước phí vận tải và phí bảo hiểm.
• Là cơ sở để các bên ký kết hợp đồng vận tải đường biển.
• Giúp người nhận hàng kiểm tra và nhận diện hàng hóa.
• Làm bằng chứng đòi bồi thường khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát.

Mối quan hệ giữa packing list và các chứng từ khác

Trong xuất nhập khẩu, packing list có mối quan hệ với hóa đơn và hợp đồng,… chặt chẽ, cụ thể như sau:

• Hợp đồng mua bán: Packing list phải thống nhất với nội dung hợp đồng.
• Hóa đơn thương mại (Invoice): Thông tin về hàng hóa trên hai chứng từ phải khớp nhau.
• Tờ khai hải quan: Packing list được dùng để đối chiếu thông tin khai báo hải quan.
• Vận đơn (Bill of Lading) đường biển: Packing list giúp xác định cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm.

Cách lập và quy trình sử dụng packing list

Cách lập packing list chính xác

Để lập packing list chính xác và đầy đủ thông tin, cần lưu ý:

• Thông tin về hàng hóa phải đầy đủ, chi tiết và chính xác.
• Mô tả cụ thể cách đóng gói hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước của hàng hóa, loại kiện/thùng/container,… 
• Ghi rõ số khối lượng và trọng lượng của hàng.
• Thông tin về người gửi và người nhận phải đúng, đủ.
• Ghi chú rõ các yêu cầu đặc biệt về vận chuyển và bảo quản hàng.

Quy trình sử dụng packing list

Quy trình sử dụng packing list trong xuất nhập khẩu như sau:

• Người xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và lập packing list.
• Cung cấp packing list cho hãng tàu để tính cước và phí.
• Nộp packing list cho hải quan làm thủ tục thông quan.
• Người nhận hàng kiểm kê hàng hóa và đối chiếu với packing list.
• Lưu packing list làm bằng chứng giao nhận hàng hóa.

Hướng dẫn cách điền mẫu packing list chi tiết

Số lượng, trọng lượng, kích thước,… được ghi rõ trong packing list để thuận tiện kiểm tra hàng hóa. Để điền đúng và đầy đủ mẫu packing list, cần lưu ý những thông tin sau:

• Tiêu đề phiếu: Bao gồm logo, tên, địa chỉ, hotline, và số điện thoại của công ty.
• Seller: Thông tin về bên bán hàng, bao gồm tên, địa chỉ, hotline, và số điện thoại.
• Số và ngày Packing List: Thông tin quan trọng nhất.
• Buyer: Thông tin về bên mua hàng, bao gồm tên, địa chỉ, hotline, và số điện thoại.
• Ref no: Số tham chiếu, có thể là số đơn hàng hoặc thông tin về Notify Party.
• Port of Loading: Cảng bốc hàng.
• Port of Destination: Cảng đến.
• Vessel Name: Tên tàu và số chuyến.
• ETD: Ngày dự kiến tàu chạy.
• Product: Mô tả về lô hàng, bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, và mã HS Code.
• Quantity: Số lượng hàng hóa.
• Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị dưới đây.
• NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh của hàng hóa.
• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng, tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa.
• Remark: Ghi chú thêm (nếu có).
• Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký và đóng dấu của bên bán, đảm bảo tính hợp lệ của phiếu.

Quá trình này không chỉ đảm bảo sự chuyên nghiệp mà còn giúp tối ưu hóa quy trình logistics của bạn với sự hỗ trợ từ Helen Express.

Lưu ý khi lập packing list

Khi lập packing list, cần lưu ý:

• Packing list khác với hóa đơn thương mại. Không nhầm lẫn hai loại chứng từ này.
• Điền chính xác, đầy đủ thông tin về hàng hóa, đóng gói an toàn, khối lượng và trọng lượng.
• Kiểm tra packing list kỹ lưỡng trước khi gửi đi (như thông tin về người gửi, người nhận,…) để tránh nhầm lẫn.
• Đảm bảo nhất quán thông tin với hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
• Lưu lại bản gốc packing list để làm bằng chứng xác nhận giao nhận hàng.

Một số câu hỏi liên quan

Như vậy, những thông tin trên của Helen Express đã giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu biết được Packing list là gì cùng nhiều nội dung bổ ích liên quan. Đây là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa được xuất khẩu. Lập packing list chính xác giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Liên hệ ngay với chúng tôi khi muốn được hỗ trợ và tư vấn qua hotline 0932.86.5859 nhé!