Quy định và giấy tờ cần thiết cho chuyển phát nhanh quốc tế trở nên rất quan trọng do nhu cầu mua bán hàng hóa giữa các quốc gia gia tăng. Người gửi nên đề xuất giấy tờ xuất khẩu đầy đủ để đảm bảo quyền lợi của họ và đảm bảo rằng hàng hóa của họ được vận chuyển một cách hợp pháp. Cùng Helen Express tìm hiểu qua bài viết dưới đây về các quy định và giấy tờ cần chuẩn bị cho việc gửi hàng quốc tế nhé!
Các quy định và giấy tờ cần thiết cho chuyển phát nhanh quốc tế
Vệc gửi hàng quốc tế nhanh chóng đòi hỏi người gửi phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu.
Để giúp quá trình gửi hàng diễn ra thuận lợi, dưới đây là những quy định và giấy tờ cần thiết khi gửi hàng quốc tế bằng đường chuyển phát nhanh:
1. Kiểm tra các quy định của nước nhập khẩu
- Kiểm tra xem hàng hóa có bị cấm nhập khẩu vào nước đích hay không. Mỗi quốc gia đều có danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu riêng.
- Xem xét các quy định về giới hạn nhập khẩu: một số mặt hàng có giới hạn số lượng cho phép nhập khẩu trong 1 năm.
- Kiểm tra thuế quan và các loại phí: mỗi loại hàng sẽ có mức thuế nhập khẩu khác nhau.
2. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Các loại giấy tờ cần thiết khi gửi hàng quốc tế bao gồm:
- Hóa đơn thương mại: phiếu gửi hàng ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, loại hàng hóa, số lượng, giá trị…để khai báo hải quan.
- Packing list: liệt kê chi tiết nội dung bên trong kiện hàng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ với hàng hóa.
- Các giấy phép nhập khẩu đối với các hàng hóa đặc biệt.
- Giấy tờ vận chuyển của hãng chuyển phát nhanh.
3. Đóng gói và dán nhãn đúng theo quy định
- Sử dụng bao bì, thùng carton chắc chắn, đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Đóng gói hàng hóa cho chuyển phát nhanh quốc tế cẩn thận, lót chèn các vật dụng bên trong thùng để hàng không bị xê dịch.
- Dán kín bao bì, đóng dấu niêm phong nếu cần.
- Dán nhãn gửi hàng bên ngoài yêu cầu đầy đủ thông tin, đúng quy cách.
4. Mô tả hàng hóa chi tiết, chính xác
Khi khai báo hải quan, phải mô tả chính xác, đầy đủ các thông tin về hàng hóa:
- Tên hàng, nhãn hiệu, xuất xứ, chủng loại.
- Trọng lượng, kích thước.
- Số lượng.
- Giá trị, loại tiền tệ.
- Mục đích sử dụng (để tiêu dùng, kinh doanh, quà tặng…)
Lưu ý không khai khống hoặc khai sai về giá trị hay xuất xứ hàng hóa.
5. Chuẩn bị đầy đủ chi phí
Các khoản phí cần chuẩn bị trước khi gửi hàng quốc tế:
- Phí vận chuyển của hãng chuyển phát nhanh.
- Thuế nhập khẩu (nếu có).
- Phí làm thủ tục hải quan Việt Nam.
- Phí bảo hiểm hàng hóa trong giai đoạn vận chuyển (nếu mua).
- Phí dịch vụ đóng gói, bốc xếp…nếu sử dụng.
Chuẩn bị đủ chi phí, tránh trường hợp hàng bị tạm giữ do chưa hoàn thành các loại phí.
Như vậy, để vận chuyển hàng đi quốc tế thành công, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục, tuân thủ quy định của nước nhập khẩu, đóng gói cẩn thận và khai báo chính xác thông tin hàng hóa. Điều này sẽ giúp gửi và điều kiện nhận hàng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
Các bước gửi hàng quốc tế đơn giản, hiệu quả
Để gửi hàng quốc tế diễn ra thành công, khách hàng cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn hãng chuyển phát uy tín
Một số lựa chọn các doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam: Helenexpress, Fedex, UPS, TNT, VNPost…
Cân nhắc dựa trên:
- Giá cước phí
- Thời gian vận chuyển
- Dịch vụ hỗ trợ
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ
- Hóa đơn thương mại
- Packing list
- Giấy phép nhập khẩu (nếu cần)
- Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa
Bước 3: Đóng gói cẩn thận
- Chọn bao bì, thùng carton chắc chắn.
- Đóng gói hàng an toàn sao cho hàng hóa không bị xê dịch.
- Niêm phong, dán tem chống mở trái phép nếu cần.
Bước 4: Dán nhãn vận chuyển đầy đủ thông tin
- Tên, địa chỉ người gửi và người nhận đầy đủ.
- Số điện thoại liên lạc của cả hai bên.
- Tên hãng vận chuyển.
- Mã vận đơn (nếu có).
Bước 5: Mô tả hàng hóa chi tiết khi khai báo hải quan
- Loại hàng, nhãn hiệu, xuất xứ.
- Trọng lượng, kích thước.
- Số lượng, giá trị.
- Mục đích sử dụng.
Bước 6: Thanh toán cước phí và các loại phí
- Cước phí vận chuyển.
- Thuế, phí hải quan.
- Phí bảo hiểm hàng hóa (nếu mua).
Bước 7: Theo dõi tình trạng vận chuyển
- Hãng chuyển phát sẽ cung cấp mã vận đơn để theo dõi.
- Liên hệ ngay nếu có vấn đề phát sinh.
Cách tính cước phí chuyển phát nhanh quốc tế
Cước phí chuyển phát nhanh quốc tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố và có thể khác nhau giữa các hãng chuyển phát. Tuy nhiên, nhìn chung cước phí được tính dựa trên:
Trọng lượng và kích thước hàng hóa
- Trọng lượng càng nặng thì cước phí càng cao. Thông thường tính theo mức giá trọng lượng từng cấp (ví dụ: dưới 0.5 kg, 0.5-1 kg, 1-2 kg…)
- Kích thước lớn cũng làm tăng cước phí do chiếm diện tích lớn trên phương tiện vận chuyển.
Quãng đường vận chuyển
- Cước phí sẽ cao hơn nếu khoảng cách vận chuyển xa hơn, đặc biệt là giữa các châu lục.
- Gửi trong cùng khu vực gần (ví dụ châu Á) sẽ rẻ hơn đối với chuyển hàng sang các châu lục xa.
Loại dịch vụ
- Dịch vụ chuyển phát nhanh: nhanh nhưng phí cao hơn gửi thường.
- Dịch vụ bảo hiểm, ưu tiên, theo dõi, xử lý hải quan: tăng thêm phí dịch vụ.
- Gửi thường, không dịch vụ: phí thấp nhất nhưng chậm.
Điểm đi và điểm đến
- Gửi từ các thành phố lớn, sân bay quốc tế: phí cao hơn.
- Gửi từ vùng sâu, vùng xa: phí thấp hơn.
- Gửi đến các thành phố lớn, phát triển: phí cao hơn.
Như vậy, để tiết kiệm chi phí, bạn nên lựa chọn hãng chuyển nhận hàng có mức cước phí phù hợp, đóng gói hàng nhỏ gọn, giảm trọng lượng và lựa chọn dịch vụ tiết kiệm.
Trên đây là một số chia sẻ của Helen Express chúng tôi giới thiệu về quy định và giấy tờ cần thiết cho chuyển phát nhanh quốc tế giúp bạn vận chuyển hàng hóa thuận lợi nhất.
