Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) là gì? Thủ tục xin cấp 2025

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) là một chứng từ quan trọng, đặc biệt đối với các lô hàng nông sản, gỗ, hoặc đóng gói bằng gỗ khi xuất khẩu sang các thị trường có tiêu chuẩn kiểm dịch nghiêm ngặt. Vậy giấy chứng nhận hun trùng là gì? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm, vai trò, các mặt hàng cần hun trùng, quy trình, thủ tục xin cấp chứng nhận mới nhất, nội dung chứng thư, và các lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp tuân thủ quy định và tối ưu hóa logistics.

Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) là gì?

Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) là chứng từ do các đơn vị được cấp phép thực hiện khử trùng kiểm dịch phát hành, xác nhận rằng lô hàng đã được xử lý bằng hóa chất để tiêu diệt côn trùng, vi khuẩn, hoặc các sinh vật gây hại trước khi xuất khẩu. Chứng từ này đảm bảo hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn, và kiểm dịch của quốc gia nhập khẩu, đặc biệt trong vận tải biển, nơi môi trường container dễ phát sinh mối mọt, nấm mốc.

Quá trình hun trùng thường sử dụng các hóa chất như:

• Methyl Bromide (CH3Br): Hàm lượng phổ biến 48-50 g/m³, thẩm thấu tốt, không ảnh hưởng chất lượng hàng nếu dùng đúng liều. Thường áp dụng cho nông sản (cà phê, hạt điều), thủ công mỹ nghệ, và sản phẩm gỗ.

• Aluminium Phosphide (AIP): Ít sử dụng hơn, chủ yếu diệt côn trùng trong hàng rời như ngũ cốc.

Chứng nhận được cấp sau khi cơ quan kiểm dịch hoàn tất phun thuốc và kiểm tra, đảm bảo lô hàng sạch, không chứa sinh vật gây hại, và phù hợp với quy định quốc tế như ISPM 15 (Tiêu chuẩn kiểm dịch thực vật quốc tế về bao bì gỗ).

Ví dụ: Doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu cà phê sang Đức phải hun trùng container và pallet gỗ, nhận giấy chứng nhận hun trùng từ đơn vị kiểm dịch để đáp ứng yêu cầu của hải quan Đức.

Vai trò của giấy chứng nhận hun trùng

Giấy chứng nhận hun trùng đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu, đặc biệt khi khoảng 80% thương mại toàn cầu được vận chuyển bằng đường biển (UNCTAD). Các vai trò chính bao gồm:

Đáp ứng quy định nhập khẩu:

• Nhiều quốc gia (Châu Âu, Mỹ, Úc, Canada) yêu cầu giấy chứng nhận hun trùng trong bộ chứng từ nhập khẩu để đảm bảo an toàn thực phẩm và bảo vệ môi trường.
• Ví dụ: Úc áp dụng Australian Quarantine and Inspection Service (AQIS), yêu cầu hun trùng đối với bao bì gỗ.

Ngăn ngừa sinh vật gây hại:

• Hun trùng tiêu diệt côn trùng, mối mọt, nấm mốc, và vi khuẩn, ngăn chặn lây lan dịch bệnh qua biên giới.
• Đảm bảo khoang tàu và container sạch, tránh ô nhiễm chéo giữa các lô hàng.

Bảo vệ chất lượng hàng hóa:

• Hun trùng đúng cách không ảnh hưởng đến hình dáng hoặc chất lượng hàng hóa, đặc biệt với nông sản và thủ công mỹ nghệ.

Tránh rủi ro pháp lý và tài chính:

• Thiếu giấy chứng nhận hun trùng có thể dẫn đến hàng bị trả lại, từ chối nhập khẩu, hoặc phạt nặng, gây tổn thất lớn về chi phí và uy tín.

Hỗ trợ thông quan:

• Chứng nhận cung cấp thông tin về hàng hóa, hóa chất sử dụng, và quy trình hun trùng, giúp hải quan xử lý nhanh chóng.

Các mặt hàng cần giấy chứng nhận hun trùng

Không phải mọi mặt hàng đều yêu cầu hun trùng, nhưng một số loại bắt buộc theo quy định quốc gia nhập khẩu hoặc đặc thù vận chuyển. Các mặt hàng cần giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:

Hàng nông sản và thực phẩm:

• Cà phê, hạt điều, tiêu, gạo, chè, trái cây khô, và ngũ cốc.
• Lý do: Dễ bị côn trùng, nấm mốc tấn công trong môi trường container ẩm thấp.

Sản phẩm gỗ và thủ công mỹ nghệ:

• Đồ nội thất, điêu khắc, mây tre đan, hàng thủ công chưa qua xử lý bề mặt.
• Lý do: Gỗ tự nhiên dễ chứa mối mọt hoặc vi sinh vật.

Bao bì và kiện gỗ:

• Pallet gỗ, thùng gỗ, kiện gỗ dùng để đóng gói máy móc, gốm sứ, phụ tùng.
• Lý do: Bao bì gỗ phải tuân thủ ISPM 15 để ngăn sinh vật gây hại.

Hàng hóa từ khu vực dịch bệnh:

• Hàng xuất từ các quốc gia có dịch bệnh (ví dụ: sâu đục thân, nấm hại cây) cần hun trùng để đáp ứng yêu cầu kiểm dịch.

Hàng hóa theo yêu cầu cụ thể:

• Một số thị trường (Nhật Bản, Hàn Quốc) yêu cầu hun trùng cho hàng dệt may hoặc thực phẩm chế biến nếu đóng gói bằng vật liệu hữu cơ.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định cụ thể của quốc gia nhập khẩu (ví dụ: EU, Mỹ, Úc) để xác định mặt hàng và bao bì có cần hun trùng hay không.

Quy trình hun trùng hàng hóa xuất khẩu

Quy trình hun trùng tại Việt Nam được thực hiện bởi các đơn vị kiểm dịch được cấp phép, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Quy trình bao gồm ba giai đoạn:

Giai đoạn chuẩn bị

• Nghiên cứu văn bản: Kiểm tra quy định hun trùng của quốc gia nhập khẩu và tiêu chuẩn ISPM 15.

• Khảo sát container: Đánh giá tình trạng container (sạch, kín khí, không rò rỉ).

• Khảo sát hàng hóa: Xác định loại hàng, bao bì, và nguy cơ sinh vật gây hại.

• Lập biên bản khảo sát: Ghi nhận thông tin hàng hóa, container, và điều kiện môi trường.

• Lập phương án hun trùng: Xác định loại hóa chất (Methyl Bromide, AIP), liều lượng (48-50 g/m³), và thời gian ngấm thuốc (thường 48 giờ ở 25-26°C).

Giai đoạn thực hiện

• Kiểm tra và triển khai: Đảm bảo container và hàng hóa sẵn sàng, đóng kín cửa.

• Đặt ống dẫn thuốc: Lắp ống cao su tại cửa container để bơm hóa chất.

• Làm kín: Niêm phong container để ngăn rò rỉ khí độc.

• Bơm thuốc: Phun Methyl Bromide hoặc AIP. Nhân viên không được ở gần trong quá trình phun để đảm bảo an toàn.

Giai đoạn kết thúc

• Chuẩn bị xả độc: Sẵn sàng nhân lực, thiết bị, và phương án xử lý khí độc.

• Xả hơi độc: Mở container, thông gió để loại bỏ khí hóa chất.

• Nghiệm thu: Kiểm tra hàng hóa, đóng dấu xác nhận hun trùng trên pallet gỗ, và cấp giấy chứng nhận.

Thời gian: Quy trình hun trùng mất 1-2 ngày, tùy thuộc vào loại hàng và yêu cầu kiểm dịch.

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hun trùng

Để xin cấp giấy chứng nhận hun trùng năm 2025, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ và thực hiện các bước sau:

Bộ chứng từ cần chuẩn bị

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Thông tin hàng hóa, giá trị, và đối tác.

• Packing List (Phiếu đóng gói): Chi tiết số lượng, trọng lượng, và loại bao bì.

• Bill of Lading (Vận đơn đường biển): Số vận đơn, tên tàu, cảng đi/đến.

• Hợp đồng xuất khẩu (nếu yêu cầu): Xác nhận giao dịch với đối tác nhập khẩu.

Các bước xin cấp chứng nhận

1. Liên hệ đơn vị hun trùng:

   • Doanh nghiệp báo thông tin: địa điểm, tên hàng, số lượng, số container/seal, nước nhập khẩu, thời gian hun trùng.

   • Ví dụ: Liên hệ Cục Bảo vệ Thực vật hoặc công ty kiểm dịch tư nhân được cấp phép tại Việt Nam.

2. Cung cấp chứng từ:

   • Scan hoặc fax House Airway Bill (HAWB) hoặc Bill of Lading để đơn vị hun trùng ghi thông tin vào chứng nhận.

3. Kiểm tra hàng hóa:

   • Đơn vị hun trùng khảo sát và thực hiện phun thuốc tại nhà máy hoặc bãi container gần cảng.

4. Nhận và kiểm tra chứng nhận:

   • Sau 1-2 ngày, nhận bản copy giấy chứng nhận hun trùng.

   • Kiểm tra thông tin (tên hàng, số vận đơn, liều lượng thuốc, ngày hun trùng). Nếu đúng, ký xác nhận; nếu sai, yêu cầu chỉnh sửa ngay.

5. Nhận bản gốc và thanh toán:

   • Nhận giấy chứng nhận bản gốc từ đơn vị hun trùng.

   • Thanh toán chi phí (khoảng 300.000-500.000 VNĐ/pallet, tùy đơn vị).

Thời gian cấp: 1-2 ngày kể từ khi phun thuốc và nộp chứng từ, nhưng có thể kéo dài nếu quy trình kiểm dịch phức tạp.

Nội dung trên giấy chứng nhận hun trùng

Một giấy chứng nhận hun trùng đạt chuẩn cần chứa các thông tin sau, khớp với hóa đơn và vận đơn:

• Description of Goods: Mô tả hàng hóa (ví dụ: cà phê, 20 tấn).

• Quantity: Số lượng (ví dụ: 400 bao).

• Weight: Trọng lượng (ví dụ: 20.000 kg).

• Bill of Lading No: Số vận đơn (ví dụ: MSCU987654321).

• Has been fumigated with: Loại thuốc (ví dụ: Methyl Bromide).

• Dosage: Liều lượng (ví dụ: 48 g/m³).

• Duration of Exposure: Thời gian ngấm thuốc (ví dụ: 48 giờ ở 26°C).

• Date Fumigated: Ngày hun trùng (ví dụ: 10/05/2025).

• Place of Fumigation: Địa điểm (ví dụ: Cảng Cát Lái, TP.HCM).

• Consignee: Người nhận hàng (ví dụ: XYZ Import GmbH, Đức).

• Container No/Seal No: Số container và seal (ví dụ: MSCU654321-0/123456).

• Issuer: Tên, địa chỉ, chữ ký của đơn vị cấp (ví dụ: Cục Bảo vệ Thực vật).

Lưu ý: Ngày hun trùng phải trước ngày khởi hành (ETD) vài ngày, và thông tin phải thống nhất với vận đơn.

Mẫu giấy chứng nhận hun trùng

Dưới đây là mẫu giấy chứng nhận hun trùng chuẩn, áp dụng tại Việt Nam và quốc tế:

Ghi chú: Mẫu có thể thay đổi tùy theo đơn vị cấp (Cục Bảo vệ Thực vật, công ty kiểm dịch tư nhân) và yêu cầu quốc gia nhập khẩu.

Hậu quả nếu thiếu giấy chứng nhận hun trùng

Không tuân thủ quy định hun trùng có thể gây ra các rủi ro nghiêm trọng:

1. Hàng bị trả lại hoặc từ chối nhập khẩu:

   • Các thị trường như EU, Mỹ, Úc, Canada yêu cầu nghiêm ngặt về hun trùng. Thiếu chứng nhận dẫn đến hàng bị trả về, gây tổn thất chi phí vận chuyển và lưu kho.

2. Hun trùng không đạt chuẩn:

   • Nếu chất lượng hun trùng kém (liều lượng không đủ, quy trình sai), hàng có thể bị yêu cầu hun trùng lại tại cảng đích, tăng chi phí và chậm giao hàng.

3. Chứng nhận không được chấp nhận:

   • Một số đơn vị hun trùng tại Việt Nam không được công nhận tại các cảng quốc tế (ví dụ: Châu Âu, Úc), khiến chứng thư bị từ chối.

4. Quên hun trùng:

   • Áp lực thời gian đóng container (closing time) có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua hun trùng, dẫn đến vi phạm quy định nhập khẩu.

5. Phạt hành chính và mất uy tín:

   • Vi phạm quy định kiểm dịch có thể bị phạt tiền hoặc cấm nhập khẩu, ảnh hưởng đến quan hệ với đối tác.

Lưu ý khi xin cấp và sử dụng giấy chứng nhận hun trùng

Để đảm bảo quy trình hun trùng và xin cấp chứng nhận hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Chọn đơn vị hun trùng uy tín:

   • Liên hệ các đơn vị được cấp phép như Cục Bảo vệ Thực vật hoặc công ty kiểm dịch tư nhân có chứng nhận quốc tế.

   • Kiểm tra danh sách đơn vị được quốc gia nhập khẩu công nhận.

2. Kiểm tra quy định quốc gia nhập khẩu:

   • Mỗi nước có yêu cầu khác nhau về hun trùng (ví dụ: Úc yêu cầu Methyl Bromide, EU chấp nhận cả AIP). Tra cứu qua website hải quan hoặc đại sứ quán.

3. Lên kế hoạch thời gian:

   • Hun trùng mất 1-2 ngày, cần hoàn tất trước ngày khởi hành (ETD) để tránh lỡ tàu.

   • Đảm bảo container được hạ bãi đúng hạn sau hun trùng.

4. Kiểm tra thông tin chứng nhận:

   • Đối chiếu thông tin trên giấy chứng nhận (số vận đơn, container, ngày hun trùng) với hóa đơn và vận đơn để tránh sai sót.

5. Quản lý chi phí:

   • Chi phí hun trùng có thể tăng nếu cần xử lý khẩn. Thương lượng giá với đơn vị hun trùng trước khi thực hiện.

6. Đảm bảo an toàn:

   • Tránh tiếp xúc gần container trong quá trình phun thuốc để bảo vệ sức khỏe nhân viên.

7. Lưu trữ chứng từ:

   • Giữ bản gốc và bản sao giấy chứng nhận hun trùng trong bộ chứng từ xuất khẩu để xử lý khiếu nại hoặc kiểm tra hải quan.

Giấy chứng nhận hun trùng là chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, đặc biệt với các mặt hàng nông sản, gỗ, và bao bì gỗ khi xuất sang các thị trường như Châu Âu, Mỹ, Úc. Hiểu rõ giấy chứng nhận hun trùng là gì, vai trò, quy trình, và thủ tục xin cấp năm 2025 giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kiểm dịch, tránh rủi ro trả hàng, và tối ưu hóa logistics. Để đảm bảo quy trình suôn sẻ, hãy liên hệ đơn vị kiểm dịch uy tín hoặc chuyên gia xuất nhập khẩu. Đừng quên theo dõi Helen Express để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về logistics và vận chuyển hàng hóa nhé!

Helen Express (Công ty TNHH Vận Chuyển Helen Express) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Vận Chuyển Quốc Tế và Chuyển Phát Nhanh từ Việt Nam đến Mỹ, Úc, Canada và nhiều quốc gia khác. Với vai trò là đại lý thu gom cho các công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín, Helen Express hoạt động theo phương thức “Door to Door” tại Việt Nam, đảm bảo dịch vụ “Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiết kiệm.”

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn đảm bảo thủ tục đơn giản, giao hàng đúng thời gian, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Helen Express tự hào là đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu vận chuyển quốc tế của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ trụ sở: 33/9 Quách Văn Tuấn, P. 12, Q. Tân Bình, TP. HCM

• Website: https://helenexpress.com/

• Hotline: 0938 320 357

• Email: info@helenexpress.com